Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dla zamówień klasycznych wzrósł ze 130 000 zł do 170 000 zł netto. Dla wielu zamawiających oznacza to większą elastyczność, mniej formalności i możliwość szybszego przeprowadzania zakupów.
Zmiana progu nie oznacza jednak, że zamówienia realizowane poza ustawą Pzp stały się mniej istotne lub mniej ryzykowne. W praktyce zamówienie o wartości 165 000 zł netto jeszcze niedawno podlegało pełnym regulacjom ustawy. Dziś może zostać przeprowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego jednostki.
To właśnie dlatego warto zadać sobie pytanie: czy uproszczenie procedury oznacza również mniejsze ryzyko dla zamawiającego?
Co zmieniło podniesienie progu Pzp do 170 tys. zł?
Zmiana progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych sprawiła, że część postępowań realizowanych wcześniej w reżimie Pzp została przeniesiona do kategorii zamówień podprogowych.
Dla Zamawiających oznacza to między innymi:
- większą swobodę w organizacji postępowania,
- możliwość stosowania procedur określonych w regulaminach wewnętrznych,
- mniejszą liczbę obowiązków formalnych,
- krótszy czas realizacji zakupów.
To niewątpliwie korzystna zmiana. Warto jednak pamiętać, że zmieniła się przede wszystkim procedura. Nie zmieniła się natomiast odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych ani konsekwencje wyboru nierzetelnego wykonawcy.
Zamówienia podprogowe nie oznaczają mniejszego ryzyka
Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że skoro postępowanie nie podlega już ustawie Pzp, to nie wymaga takiej samej staranności w ocenie ryzyka.
Tymczasem ryzyka związane z realizacją zamówienia pozostają takie same niezależnie od tego, czy wartość wynosi 125 000 zł, 165 000 zł czy 175 000 zł.
W dalszym ciągu Zamawiający może spotkać się z sytuacją, w której wykonawca:
- nie podpisze umowy po wyborze oferty,
- nie będzie posiadał odpowiednich zasobów do realizacji zamówienia,
- nie dotrzyma terminu realizacji,
- wykona umowę nienależycie,
- przerwie realizację zamówienia w trakcie jego wykonywania.
W każdym z tych przypadków konsekwencje organizacyjne i finansowe ponosi przede wszystkim zamawiający.
Jakie ryzyka występują najczęściej w zamówieniach podprogowych?
Ryzyko wyboru niewłaściwego wykonawcy
Mniej formalna procedura może zachęcać do udziału podmioty, które nie posiadają odpowiedniego doświadczenia lub potencjału organizacyjnego.
Nie oznacza to oczywiście, że wykonawcy uczestniczący w postępowaniach podprogowych są mniej wiarygodni. Oznacza natomiast, że zamawiający powinien szczególnie świadomie oceniać ich zdolność do realizacji zamówienia.
Ryzyko nierealnej oferty
Atrakcyjna cena nie zawsze oznacza najlepszy wybór.
Wykonawca może złożyć ofertę, której później nie będzie w stanie zrealizować na zaproponowanych warunkach. Efektem mogą być opóźnienia, konieczność renegocjacji lub całkowita rezygnacja z realizacji zamówienia.
W procesie oceny ofert pomocne mogą być również narzędzia wspierające analizę cen i terminów, takie jak kalkulator rażąco niskiej ceny wykorzystywany przez wielu zamawiających.
Ryzyko opóźnień i niewykonania umowy
Szczególnie widoczne jest ono przy:
- robotach budowlanych,
- remontach,
- usługach ciągłych,
- dostawach kluczowych dla funkcjonowania jednostki.
W takich przypadkach problem wykonawcy bardzo szybko staje się problemem zamawiającego.
Ryzyko ponownego przeprowadzenia postępowania
Jeżeli wykonawca nie podpisze umowy lub nie wykona jej prawidłowo, zamawiający często musi rozpocząć proces zakupowy od początku.
Oznacza to dodatkowy czas, zaangażowanie pracowników oraz ryzyko niezrealizowania zadania w zakładanym terminie.
Jak ograniczać ryzyko w zamówieniach do 170 tys. zł?
Zacznij od właściwego opisu przedmiotu zamówienia
Jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczania ryzyka jest przygotowanie precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia.
Niejasne wymagania prowadzą do nieporozumień, sporów oraz ofert, które trudno porównać.
Jeżeli przygotowujesz postępowania podprogowe, warto zwrócić uwagę na zasady tworzenia opisu przedmiotu zamówienia dla dostaw i usług poniżej progu Pzp.
Prawidłowo oszacuj wartość zamówienia
Szacowanie wartości zamówienia wpływa nie tylko na wybór procedury, ale również na planowanie całego procesu zakupowego.
Coraz więcej jednostek korzysta również z narzędzi wspierających analizę rynku i szacowanie wartości zamówienia jeszcze przed rozpoczęciem postępowania.
Dbaj o planowanie zakupów
Dobrze zaplanowane zamówienie daje większą kontrolę nad całym procesem.
Coraz większego znaczenia nabiera również powiązanie planowania zakupów z obowiązkami wynikającymi z prowadzenia Centralnego Rejestru Umów oraz zarządzania budżetem jednostki.
Korzystaj z narzędzi wspierających postępowania podprogowe
Nowoczesne platformy zakupowe pozwalają uporządkować proces, dokumentować działania Zamawiającego i zwiększać konkurencyjność postępowań.
Ma to szczególne znaczenie właśnie przy zamówieniach prowadzonych poza ustawą Pzp, gdzie większa część odpowiedzialności spoczywa na regulaminach wewnętrznych oraz praktyce organizacyjnej jednostki.
Czy każde zamówienie wymaga wadium lub ZNWU?
Nie.
I właśnie to jest najważniejsza informacja.
Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie powinny być stosowane automatycznie. Ich celem nie jest tworzenie dodatkowych formalności, lecz ograniczanie konkretnych ryzyk.
Warto rozważyć ich zastosowanie szczególnie wtedy, gdy:
- zamówienie dotyczy robót budowlanych,
- termin realizacji jest krytyczny,
- niewykonanie umowy może zakłócić funkcjonowanie jednostki,
- rynek wykonawców jest nieznany lub niestabilny,
- ponowne przeprowadzenie postępowania byłoby kosztowne.
Kluczowe znaczenie ma świadoma ocena ryzyka, a nie mechaniczne stosowanie lub rezygnowanie z zabezpieczeń.
W kolejnych publikacjach pokażemy szczegółowo, kiedy warto stosować wadium oraz kiedy zabezpieczenie należytego wykonania umowy może skutecznie chronić interes zamawiającego.
Jak przygotować regulamin zamówień podprogowych po zmianie progu?
Podniesienie progu do 170 tys. zł netto to dobry moment na przegląd regulaminów wewnętrznych.
Warto sprawdzić między innymi:
- jakie procedury obowiązują dla poszczególnych wartości zamówień,
- kiedy wymagane jest publikowanie zapytań szerzej,
- jakie dokumenty mogą być wymagane od wykonawców,
- w jaki sposób dokumentowana jest ocena ryzyka,
- kiedy można rozważać zastosowanie wadium lub ZNWU.
Regulamin nie powinien być wyłącznie dokumentem formalnym. Powinien pomagać pracownikom podejmować właściwe decyzje zakupowe.
Nowy próg, stare ryzyka
Podniesienie progu stosowania ustawy Pzp do 170 tys. zł netto daje zamawiającym większą elastyczność i pozwala uprościć wiele procedur.
Nie oznacza jednak, że ryzyko związane z realizacją zamówienia zniknęło.
Niezależnie od wartości zamówienia zamawiający nadal odpowiada za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych, wybór wykonawcy oraz skuteczną realizację umowy.
Dlatego przy każdym zamówieniu warto zadać sobie jedno pytanie:
Czy interes zamawiającego jest wystarczająco zabezpieczony?
Odpowiedź na nie będzie znacznie ważniejsza niż sam fakt, czy dane postępowanie podlega ustawie Pzp, czy prowadzone jest na podstawie regulaminu wewnętrznego jednostki.