Kompletny poradnik krok po kroku
Przygotowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w eNotices2 to proces, który w praktyce jest szalenie nieintuicyjny. Formularz działa dynamicznie – część pól pojawia się dopiero po uzupełnieniu innych danych, a komunikaty błędów często nie odzwierciedlają rzeczywistego problemu. W tym poradniku przeprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces – od utworzenia ogłoszenia aż do jego wysłania – pokazując sprawdzoną kolejność działań.
Artykuł dotyczy postępowania z podziałem na części. W przypadku zamówień bez podziału na części proces jest prostszy – zobacz osobny poradnik.
Największym wyzwaniem w przypadku Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia z podziałem na części będzie… wydajność aplikacji eNotices2. Niestety, gdy mamy w jednym ogłoszeniu o udzieleniu więcej niż 15 części (LOTów), aplikacja strasznie zwalnia, może wręcz przestać odpowiadać. Jak zatem działać?
Omawiany przykład: mamy postępowanie z podziałem na 42 części. Musimy zatem przygotować trzy ogłoszenia o udzieleniu -
1. Ogłoszenie o udzieleniu dla części 1-15
2. Ogłoszenie o udzieleniu dla części 16-30
3. Ogłoszenie o udzieleniu dla części 31-42
Utrudnienie: w każdym z powyższych ogłoszeń będziemy mieli części, które nadal są rozstrzygane w momencie, gdy dla pozostałych części mija termin 30 dni od zawarcia umowy i nie możemy czekać z publikacją poszczególnych ogłoszeń do podpisania wszystkich umów.
Na początek wejdź w:
Następnie wybierz:
Całą operację należy powtórzyć trzykrotnie - tworząc trzy ogłoszenia (tworzę ogłoszenie, klikam “Zapisz i wyjdź”, powtarzam procedurę)
👉 W każdym z ogłoszeń będziesz miał 42 części (LOT). W pierwszym ogłoszeniu musisz usunąć części od 16 do 42, w drugim ogłoszeniu części od 1 do 15 oraz 31 do 42, a w trzecim ogłoszeniu części od 1 do 30.
Wszystkie dalsze kroki należy powtórzyć dla każdego z przygotowanych ogłoszeń.
Po wejściu do pierwszego ogłoszenia przechodzimy do sekcji „Organizacje”.
Kliknij „Dodaj nowy” przy ostatniej dodanej organizacji i wprowadź dane:
👉 każdego wykonawcy, któremu udzielono zamówienia
To bardzo ważne:
Dla wykonawcy wpisujemy:
REKOMENDACJA: wpisz przy nazwie wykonawcy nr części, w której podpisujesz z nim umowę, np. “Open Nexus Sp. z o.o. - cz. 1, 4 i 6”
Jeśli zamówienie realizuje kilka podmiotów:
Pole:
„Wielkość podmiotu gospodarczego (BT-165-Organization-Company)”
👉 nie pojawi się teraz – będzie dostępne dopiero na końcu procesu i trzeba będzie tu wrócić.
To najważniejsza część formularza.
Znajdziesz tu zakładki:
👉 Kluczowe: nie wypełniamy ich po kolei, tylko w konkretnej kolejności.
Najpierw przechodzimy do zakładki „Uczestnicy przetargu”.
„Strona oferująca (OPT-210-Tenderer)”
To pole służy do wpisania podmiotu, który złożył ofertę zakończoną umową. Kliknij “Dodaj nowy” tyle razy, ilu masz zwycięzców.
Wpisujemy:
👉 Tu też warto wskazać konkretne części przy nazwie. To pole będzie później powiązane z kolejnymi sekcjami – dlatego ważna jest spójność nazewnictwa.
Dla pełnego zrozumienia logiki formularza, poniżej opisałem jeden z trudniejszych przypadków uzupełniania danych wykonawców w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia.
Przykład
Na 15 części, w 12 udzieliłem zamówienia, 1 unieważniłem, 2 są w toku. W 2 częściach udzieliłem zamówienia konsorcjum składającemu się z dwóch podmiotów. W 3 częściach udzieliłem zamówienia jednemu wykonawcy, a w pozostałych częściach udzielono zamówienia innym wykonawcom (jeden wykonawca per część).
Tabela 1. Organizacje
L.p. | Organizacja | W ilu częściach udzielono? |
|---|---|---|
1 | Wykonawca A - cz. 2 i 3 | 2 |
2 | Wykonawca B - cz. 2 i 3 | |
3 | Wykonawca C - cz. 1, 4 i 6 | 3 |
4 | Wykonawca D - cz. 5 | 1 |
5 | Wykonawca E - cz. 7 | 1 |
6 | Wykonawca F - cz. 8 | 1 |
7 | Wykonawca G - cz. 9 | 1 |
8 | Wykonawca H - cz. 11 | 1 |
9 | Wykonawca I - cz. 12 | 1 |
10 | Wykonawca J - cz. 15 | 1 |
👉 Część 10 została unieważniona, zatem nie dodaje żadnego wykonawcy związanego z tą częścią. Części 13 i 14 nie zostały jeszcze rozstrzygnięte, więc na ten moment też nie dodaje w związku z nimi żadnego wykonawcy.
Tabela 2. Strony oferujące
L.p. | Strona oferująca | Uczestnicy przetargu |
|---|---|---|
1 |
| Wykonawca A - cz. 2 i 3 |
Wykonawca B - cz. 2 i 3 | ||
2 | Wykonawca C - cz. 1, 4 i 6 | Wykonawca C - cz. 1, 4 i 6 |
3 | Wykonawca D - cz. 5 | Wykonawca D - cz. 5 |
4 | Wykonawca E - cz. 7 | Wykonawca E - cz. 7 |
5 | Wykonawca F - cz. 8 | Wykonawca F - cz. 8 |
6 | Wykonawca G - cz. 9 | Wykonawca G - cz. 9 |
7 | Wykonawca H - cz. 11 | Wykonawca H - cz. 11 |
8 | Wykonawca I - cz. 12 | Wykonawca I - cz. 12 |
9 | Wykonawca J - cz. 15 | Wykonawca J - cz. 15 |
Co obrazują powyższe tabele:
1. W sekcji Organizacje dodałem 10 wykonawców (konsorcjantów dodałem osobno).
2. W sekcji Wynik ogłoszenia -> zakładce Uczestnicy przetargu kliknąłem 8 razy przycisk “Dodaj nowy” przy Stronie oferującej (jedna jest dodana domyślnie, dodaje kolejnych osiem). Łącznie mam 9 stron oferujących.
Uczestników przetargu uzupełnimy w późniejszym kroku.
Teraz przechodzimy do zakładki „Oferty”.
Sekcję (TEN-0001)(GR-LotTender) musimy dodać tyle razy poprzez przycisk “Dodaj nowy”, ile mamy części (LOT) zakończonych podpisaniem umowy. Idąc dalej przykładem opisywanym wyżej (12 części rozstrzygniętych poprzez podpisanie umowy), musimy dodać 11 dodatkowych sekcji. Następnie w każdej sekcji uzupełniamy poniższe informacje, przykład został opisany dla części pierwszej.
Pole:
„Identyfikator oferty (BT-3211-Tender)”
Wpisujemy:
👉 „Najkorzystniejsza oferta - część 1”
Pole:
„Wartość przetargu (BT-720-Tender)”
⚠️ Nazwa jest myląca
👉 to NIE jest wartość zamówienia
👉 wpisujemy wartość oferty najkorzystniejszej (netto)
Pole:
„Identyfikator części zamówienia lub grupy części (BT-13714-Tender)”
Wybieramy:
👉 Nazwę tożsamą z częścią, a jeśli nazwa się nie wyświetla poprawnie - LOT-0001
❌ nie wybieramy GLO-0001
Pole:
„Strona oferująca (OPT-310-Tender)”
Wybieramy:
System może pokazać błąd o niezgodności danych.
👉 ignorujemy go i przechodzimy dalej – to normalne na tym etapie.
Pole:
„Podwykonawstwo (BT-773-Tender)”
Wybieramy:
➡️ kończymy pracę na tej zakładce
➡️pojawiają się dodatkowe pola:
W zależności od odpowiedzi uzupełniamy:
Przechodzimy do ostatniej zakładki. Dzięki dopisaniu właściwego numeru części przy LOTach, ofertach i umowach, uda nam się wypełnić tę zakładkę bezbłędnie. To szalenie istotne, gdyż bez właściwych powiązań między obiektami:
LOT - część
TPA - strona oferująca
TEN - oferta
CON - umowa
RES - wynik
Aplikacja będzie wyświetlać błąd o niewłaściwym powiązaniu lub jego braku, co będzie trudne do zdiagnozowania przy braku właściwej numeracji. Poniższe kroki są opisane dla części 1, należy je powtórzyć dla każdej części zamówienia
Pole:
„Status wyboru zwycięzcy (BT-142-Lot-Result)”
Wybieramy:
👉 „wyłoniono co najmniej jednego zwycięzcę”
Pole:
„ID części zamówienia (BT-13713-Lot-Result)”
Wybieramy:
👉 LOT-0001 / Nazwę części 1
Pole:
„Techniczne ID otrzymanej oferty (OPT-320-Lot-Result)”
Wybieramy:
Pole:
„Odniesienie do umowy (OPT-315-Lot-Result)”
Wybieramy:
👉 CON-0001 (docelowo będzie się tu wyświetlać numer umowy)
👉 błąd systemowy ignorujemy
W tej samej zakładce mamy sekcję:
„Statystyki otrzymanych ofert lub wniosków”
I powtarzamy:
👉 aż mamy 5 sekcji
Pole:
„Liczba otrzymanych ofert (BT-759-Lot-Result)”
Podajemy odpowiednie liczby dla każdej kategorii, wg przykładu powyżej.
Gdy dana część jest nadal nierozstrzygnięta, nie uzupełniamy w związku z nią NIC, poza polami:
BT-142-LotResult
BT-13713-LotResult
👉 Gdy rozstrzygniemy te części, te wyniki uzupełnimy poprzez utworzenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
Wracamy do zakładki Uczestnicy przetargu. Uzupełniamy wszystkie strony oferujące według poniższego sposobu.
„Oferent (OPT-300-Tenderer)”
To pole musi być spójne z wcześniej wpisaną stroną oferującą.
Pole:
„Wartość wszystkich umów przyznanych w tym zawiadomieniu (BT-161-Notice-Result)”
Wpisujemy:
👉 sumę wszystkich pól „Wartość przetargu (BT-720-Tender)”
Tu również powtarzamy działania dla każdej umowy. Liczba dodanych umów musi być równa liczbie dodanych ofert.
Pole:
„Identyfikator umowy (BT-150-Contract)”
➡️ wpisujemy numer umowy wraz z numerem części, której umowa dotyczy
Przechodzimy do sekcji „Procedura” i wracamy – to aktywuje dodatkowe pola.
Klikamy:
👉 Zatwierdź (ignorujemy błędy)
Pole:
„Data wyboru zwycięzcy (BT-1451-Contract)”
Jeśli nadal nie wyświetla się Data zawarcia umowy.
Pole:
„Identyfikator oferty w umowie (BT-3202-Contract)”
➡️ wybieramy „najkorzystniejsza oferta - część 1”
Jeśli nie wyświetla się mimo uzupełnienia Identyfikatora oferty, znów klikamy “Zatwierdź”.
Pole:
„Data zawarcia umowy (BT-145-Contract)”
Klikamy:
👉 Zatwierdź
„Wielkość podmiotu gospodarczego (BT-165-Organization-Company)”
Wybieramy:
Jeśli te dane nie były uzupełnione na etapie ogłoszenia o zamówieniu, to zgodnie z przepisami dyrektywy klasycznej należy w ogłoszeniu o udzieleniu wrócić do poprzednich sekcji i uzupełnić również:
Proces w eNotices2 przy podziale na części:
👉 Kluczowa jest kolejność działań, którą właśnie poznałeś.
Tak. Rekordzista wypełnił ogłoszenie o udzieleniu na 259 części w ramach jednego ogłoszenia w parę godzin!
Jak?
Zamiast:
👉 możesz przygotować ogłoszenie z podziałem na dowolną liczbę części na platformazakupowa.pl
➡️ [LINK]
Proces jest tam uproszczony, logiczny i pozbawiony problemów charakterystycznych dla eNotices2. Zachęcamy do obejrzenia filmu demonstracyjnego powyżej!
Jeśli chcesz to zobaczyć na żywo - sprawdź daty webinarów i zapisz się na DEMO. Nie pozwól, żeby wartościowa wiedza Cię ominęła!
Od lat zajmuje się praktyką zamówień publicznych oraz projektowaniem rozwiązań, które mają upraszczać codzienną pracę Zamawiających. W swoich wystąpieniach i publikacjach łączy tematykę zamówień publicznych, technologii, organizacji procesów i doświadczeń użytkownika, szukając sposobów na to, aby zgodność z przepisami nie oznaczała dodatkowej biurokracji, lecz była naturalną częścią dobrze zaprojektowanej pracy.