Sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach to jeden z podstawowych obowiązków zamawiającego. Nie jest tylko formalnością „do odhaczenia” na początku roku. To dokument, który pokazuje, jakie zamówienia zostały udzielone, w jakiej wartości, w jakich trybach i z zastosowaniem jakich wyłączeń.
Czym jest sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach?
Dla Zamawiającego sprawozdanie roczne jest podsumowaniem całego roku zakupowego. Dla Urzędu Zamówień Publicznych — źródłem danych o rynku zamówień publicznych. Dla samej jednostki — dobrym testem tego, czy dane o udzielanych zamówieniach są gromadzone w sposób uporządkowany.
W praktyce problemy ze sprawozdaniem rzadko zaczynają się w lutym. Najczęściej zaczynają się dużo wcześniej — wtedy, gdy zamówienia są prowadzone w wielu miejscach, dokumenty trafiają do różnych folderów, a część zakupów poniżej progu ustawy funkcjonuje wyłącznie w mailach, fakturach albo arkuszach kalkulacyjnych.
Dlatego dobre sprawozdanie roczne zaczyna się nie od samego formularza, lecz od dobrej ewidencji zamówień.
Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie roczne UZP?
Zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach i przekazuje je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
Jeżeli 1 marca przypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Przykład: sprawozdanie za 2025 r. należy przekazać do 2 marca 2026 r., ponieważ 1 marca 2026 r. przypada w niedzielę.
To ważne, bo sprawozdanie dotyczy zamówień udzielonych w poprzednim roku kalendarzowym. Nie raportujemy więc postępowań wszczętych, planowanych albo będących w toku, lecz zamówienia, które zostały udzielone, czyli co do zasady takie, w których zawarto umowę.
Kto musi przygotować roczne sprawozdanie?
Obowiązek przygotowania sprawozdania dotyczy zamawiających w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
W praktyce będą to między innymi:
- jednostki sektora finansów publicznych,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- jednostki budżetowe,
- samorządowe zakłady budżetowe,
- uczelnie publiczne,
- instytucje kultury,
- podmioty lecznicze spełniające przesłanki zamawiającego,
- zamawiający sektorowi,
- inne podmioty zobowiązane do stosowania Pzp.
Warto pamiętać, że obowiązek sprawozdawczy nie dotyczy wyłącznie dużych zamawiających albo jednostek prowadzących postępowania unijne. Jeżeli podmiot jest zamawiającym w rozumieniu Pzp i w danym roku udzielał zamówień, powinien zweryfikować obowiązek sprawozdawczy.
Jednostki organizacyjne JST a osobne sprawozdania
W praktyce częste pytanie dotyczy jednostek organizacyjnych samorządu, np. szkół, ośrodków pomocy społecznej, zakładów budżetowych czy jednostek kultury.
Jeżeli dana jednostka ma status samodzielnego zamawiającego, co do zasady sporządza własne sprawozdanie roczne. Nie należy automatycznie zakładać, że wszystkie dane zbiorczo raportuje urząd gminy, powiatu albo miasta.
Najbezpieczniej ustalić wewnętrznie:
- które jednostki działają jako odrębni zamawiający,
- kto odpowiada za sprawozdanie,
- kto posiada uprawnienia na Platformie e-Zamówienia,
- kto weryfikuje kompletność danych,
- czy w jednostce istnieje centralny rejestr zamówień.
Jakie zamówienia należy ująć w sprawozdaniu?
Sprawozdanie roczne obejmuje zamówienia udzielone w roku sprawozdawczym. W praktyce oznacza to przede wszystkim umowy zawarte w danym roku.
Nie wystarczy więc sprawdzić listy postępowań wszczętych w systemie. Trzeba ustalić, które zamówienia rzeczywiście zakończyły się udzieleniem zamówienia, czyli zawarciem umowy.
W sprawozdaniu mogą pojawić się między innymi:
- zamówienia klasyczne,
- zamówienia sektorowe,
- zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,
- zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi,
- zamówienia udzielone w częściach,
- zamówienia objęte wyłączeniami,
- zamówienia poniżej progu stosowania ustawy,
- zamówienia uwzględniające aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne.
Zakres danych zależy od rodzaju zamówienia, wartości, podstawy prawnej i sposobu udzielenia zamówienia.
Czy trzeba wykazywać zamówienia poniżej progu stosowania Pzp?
Tak, zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania procedur Pzp również mogą podlegać wykazaniu w sprawozdaniu.
To jedna z najczęstszych pułapek praktycznych. Część osób utożsamia sprawozdanie roczne wyłącznie z postępowaniami prowadzonymi w trybach ustawy Pzp. Tymczasem sprawozdanie obejmuje także określone informacje o zamówieniach wyłączonych z reżimu ustawy, w tym zamówieniach o wartości poniżej progu stosowania Pzp.
Oznacza to, że zamawiający powinien mieć uporządkowane dane nie tylko o przetargach, ale również o mniejszych zakupach realizowanych na podstawie regulaminów wewnętrznych.
W praktyce warto ewidencjonować co najmniej:
- datę udzielenia zamówienia,
- przedmiot zamówienia,
- rodzaj zamówienia: dostawa, usługa albo robota budowlana,
- wartość zamówienia,
- wartość zawartej umowy,
- podstawę prawną lub podstawę wyłączenia,
- wykonawcę,
- komórkę organizacyjną odpowiedzialną za zakup,
- informację, czy zamówienie było częścią większego zamówienia.
To szczególnie ważne w jednostkach, w których zakupy poniżej progu prowadzą różne działy: administracja, IT, inwestycje, promocja, kadry, gospodarka komunalna czy jednostki podległe.
Co obejmuje sprawozdanie roczne?
Sprawozdanie roczne obejmuje dane identyfikujące zamawiającego oraz informacje o udzielonych zamówieniach.
W uproszczeniu trzeba przygotować dane dotyczące:
- zamawiającego,
- rodzaju zamówień,
- liczby udzielonych zamówień,
- wartości udzielonych zamówień,
- trybów udzielenia zamówienia,
- podstaw prawnych wyłączeń,
- zamówień sektorowych,
- zamówień na usługi społeczne,
- zamówień z aspektami społecznymi,
- zamówień z aspektami środowiskowymi lub innowacyjnymi,
- zamówień o wartości krajowej i unijnej,
- przypadków wymagających szczególnego wykazania w formularzu.
Nie każdy zamawiający wypełnia wszystkie części formularza. Formularz powinien odpowiadać rzeczywistym zamówieniom udzielonym w danym roku.
Najważniejsze jest to, aby dane były kompletne, spójne i możliwe do odtworzenia z dokumentacji zamówień.
Jak przygotować dane do sprawozdania krok po kroku?
Krok 1: Ustal, kto jest odpowiedzialny za sprawozdanie
W pierwszej kolejności warto wskazać osobę albo zespół odpowiedzialny za przygotowanie sprawozdania. W mniejszych jednostkach będzie to często pracownik zamówień publicznych, księgowości albo administracji. W większych — kilka komórek organizacyjnych.
Dobrą praktyką jest ustalenie jednego właściciela procesu, który zbiera dane, weryfikuje je i odpowiada za finalne przekazanie sprawozdania.
Krok 2: Zbierz dane ze wszystkich źródeł
Dane do sprawozdania mogą pochodzić z różnych miejsc:
- platformy zakupowej,
- Platformy e-Zamówienia,
- rejestru umów,
- rejestru zamówień publicznych,
- arkuszy prowadzonych przez komórki organizacyjne,
- systemu finansowo-księgowego,
- dokumentacji papierowej,
- korespondencji mailowej,
- regulaminów wewnętrznych dla zamówień podprogowych.
Im więcej źródeł, tym większe ryzyko rozbieżności. Dlatego warto pracować na jednym rejestrze głównym i traktować pozostałe źródła jako materiał pomocniczy do weryfikacji.
Krok 3: Oddziel postępowania od udzielonych zamówień
Nie każde postępowanie kończy się udzieleniem zamówienia. Część postępowań może zostać unieważniona, część może być jeszcze w toku, a część może zakończyć się zawarciem kilku umów.
Do sprawozdania nie przenosi się automatycznie listy postępowań. Trzeba sprawdzić, które postępowania zakończyły się zawarciem umowy i w jakiej wartości.
Krok 4: Sprawdź datę udzielenia zamówienia
Dla sprawozdania istotny jest rok, w którym udzielono zamówienia, czyli co do zasady rok zawarcia umowy.
Przykład: jeżeli postępowanie wszczęto w grudniu 2025 r., ale umowę zawarto w styczniu 2026 r., zamówienie powinno zostać ujęte w sprawozdaniu za 2026 r., a nie za 2025 r.
Krok 5: Zweryfikuj wartości
Wartości w sprawozdaniu powinny być zgodne z zasadami wypełniania formularza i dokumentacją zamówienia.
Warto sprawdzić:
- czy wartości są wykazywane netto czy brutto,
- czy uwzględniono wszystkie części zamówienia,
- czy nie zdublowano umów,
- czy nie pomylono wartości szacunkowej z wartością umowy,
- czy prawidłowo przypisano zamówienie do rodzaju: dostawy, usługi albo roboty budowlane,
- czy zamówienia podprogowe zostały ujęte we właściwym miejscu.
Krok 6: Ustal podstawy prawne i tryby
W sprawozdaniu znaczenie ma nie tylko wartość, ale również sposób udzielenia zamówienia.
Trzeba więc prawidłowo ustalić, czy zamówienie było udzielone:
- w trybie podstawowym,
- w przetargu nieograniczonym,
- w trybie z wolnej ręki,
- w trybie negocjacyjnym,
- jako zamówienie na usługi społeczne,
- z zastosowaniem wyłączenia,
- jako zamówienie poniżej progu stosowania Pzp,
- jako zamówienie sektorowe.
To etap, na którym warto wrócić do dokumentacji postępowania, a nie opierać się wyłącznie na pamięci lub nazwie folderu.
Krok 7: Zweryfikuj dane przed wysłaniem
Przed przekazaniem sprawozdania dobrze jest wykonać krótką kontrolę jakości:
- czy wszystkie umowy z danego roku zostały przeanalizowane,
- czy wartości zgadzają się z rejestrem umów i księgowością,
- czy nie wpisano postępowań unieważnionych,
- czy nie pominięto zakupów poniżej progu,
- czy zamówienia częściowe nie zostały zdublowane,
- czy dane zamawiającego są aktualne,
- czy osoba składająca sprawozdanie ma właściwe uprawnienia w systemie.
Jak przekazać sprawozdanie przez Platformę e-Zamówienia?
Sprawozdanie dotyczące zamówień udzielonych na podstawie ustawy Pzp z 2019 r. przekazuje się elektronicznie przez Platformę e-Zamówienia.
W praktyce należy:
- zalogować się na Platformie e-Zamówienia,
- upewnić się, że konto zamawiającego jest aktywne i zweryfikowane,
- sprawdzić, czy użytkownik ma nadaną rolę „Przygotowanie sprawozdań rocznych”,
- wybrać kafelek „Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”,
- utworzyć sprawozdanie,
- wypełnić formularz,
- zapisać i zatwierdzić dane,
- przekazać sprawozdanie do Prezesa UZP.
Ważne: samo zapisanie albo zatwierdzenie formularza nie musi oznaczać jego skutecznego przekazania. Trzeba upewnić się, że sprawozdanie zostało faktycznie wysłane/przekazane w systemie.
To drobny etap techniczny, ale w praktyce może przesądzić o tym, czy obowiązek został wykonany w terminie.
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu sprawozdania
Błąd 1: zostawienie sprawozdania na ostatni dzień
Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy zamawiający zaczyna zbierać dane dopiero pod koniec lutego. Wtedy każdy brak w rejestrze, każda niejasna faktura i każdy problem z uprawnieniami w systemie staje się pilny.
Dobra praktyka: zacząć weryfikację danych już w styczniu.
Błąd 2: brak jednego rejestru zamówień
Jeżeli dane o zamówieniach są rozproszone między arkuszami, mailami, folderami i systemem finansowym, przygotowanie sprawozdania staje się czasochłonne i podatne na błędy.
Dobra praktyka: prowadzić jeden centralny rejestr zamówień, również dla zakupów poniżej progu stosowania Pzp.
Błąd 3: pomijanie zamówień podprogowych
Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy Pzp są często traktowane jako „wewnętrzne” i mniej sformalizowane. Nie oznacza to jednak, że można je pominąć przy analizie obowiązku sprawozdawczego.
Dobra praktyka: każdy zakup poniżej progu powinien mieć minimalny ślad ewidencyjny.
Błąd 4: mylenie wartości szacunkowej z wartością umowy
W sprawozdaniu trzeba uważnie sprawdzić, jaką wartość należy wykazać w danym miejscu formularza. Częstym błędem jest automatyczne przenoszenie wartości szacunkowej tam, gdzie powinno się odnieść do wartości udzielonego zamówienia.
Dobra praktyka: przy każdym zamówieniu odnotować osobno wartość szacunkową i wartość umowy.
Błąd 5: raportowanie postępowań zamiast umów
Sprawozdanie dotyczy zamówień udzielonych, a nie samego faktu wszczęcia procedury. Postępowanie unieważnione nie jest tym samym co udzielone zamówienie.
Dobra praktyka: podstawowym punktem kontroli powinna być data i fakt zawarcia umowy.
Błąd 6: dublowanie zamówień częściowych
Przy zamówieniach podzielonych na części łatwo zdublować dane albo błędnie zsumować wartości. Każdą część trzeba analizować zgodnie z zasadami formularza i dokumentacją postępowania.
Dobra praktyka: dla postępowań częściowych prowadzić osobne oznaczenia części i umów.
Błąd 7: brak weryfikacji uprawnień na Platformie e-Zamówienia
Nawet poprawnie przygotowane dane nie wystarczą, jeżeli osoba odpowiedzialna za sprawozdanie nie ma właściwych uprawnień w systemie.
Dobra praktyka: sprawdzić konto i role użytkownika z wyprzedzeniem.
Błąd 8: traktowanie sprawozdania jako zadania jednej osoby
Sprawozdanie często wymaga danych z kilku działów: zamówień publicznych, księgowości, inwestycji, administracji, IT czy jednostek merytorycznych. Jeżeli odpowiedzialność zostanie przerzucona na jedną osobę bez wsparcia organizacyjnego, rośnie ryzyko błędów.
Dobra praktyka: ustalić wewnętrzny obieg informacji i terminy przekazywania danych.
Jak uporządkować dane na przyszłość?
Najlepszym sposobem na sprawne przygotowanie sprawozdania jest prowadzenie danych na bieżąco przez cały rok.
W praktyce warto wdrożyć trzy proste zasady.
Po pierwsze: każdy zakup powinien mieć swoje miejsce w rejestrze. Dotyczy to zarówno dużych postępowań, jak i zamówień podprogowych.
Po drugie: dane powinny być uzupełniane na etapie udzielenia zamówienia, a nie dopiero przy sporządzaniu sprawozdania rocznego.
Po trzecie: rejestr powinien pozwalać łatwo odfiltrować zamówienia według roku, rodzaju, wartości, podstawy prawnej, trybu i komórki organizacyjnej.
W tym właśnie pomaga elektronizacja zakupów. Jeżeli postępowania, zapytania ofertowe, zamówienia podprogowe i dokumentacja są prowadzone w jednym środowisku, przygotowanie sprawozdania przestaje być ręcznym odtwarzaniem historii zakupów.
Warto wykorzystać do tego platformę zakupową, która porządkuje proces, gromadzi dane i ułatwia późniejsze raportowanie.
Zobacz, jak elektroniczna obsługa zakupów może pomóc uporządkować procesy w Twojej jednostce: platformazakupowa.pl
Praktyczna checklista przed wysłaniem sprawozdania
Przed przekazaniem sprawozdania sprawdź:
- czy sprawozdanie obejmuje właściwy rok,
- czy ujęto wszystkie udzielone zamówienia,
- czy przeanalizowano zamówienia poniżej progu stosowania Pzp,
- czy nie wpisano postępowań unieważnionych,
- czy poprawnie przypisano rodzaj zamówienia,
- czy wartości zostały wpisane zgodnie z zasadami formularza,
- czy zamówienia częściowe nie zostały zdublowane,
- czy dane zamawiającego są aktualne,
- czy użytkownik ma rolę „Przygotowanie sprawozdań rocznych”,
- czy po zatwierdzeniu formularza sprawozdanie zostało faktycznie przekazane.
Podsumowanie
Sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach to nie tylko obowiązek wobec Prezesa UZP. To także ważne narzędzie porządkujące wiedzę o zakupach w jednostce.
Dobrze przygotowane sprawozdanie pokazuje, że zamawiający wie, jakie zamówienia udzielił, na jakiej podstawie, w jakiej wartości i w jakim trybie. Źle przygotowane sprawozdanie najczęściej ujawnia problem szerszy niż sam formularz: brak uporządkowanego procesu zakupowego.
Dlatego warto potraktować sprawozdanie roczne nie jako jednorazową akcję w lutym, ale jako efekt całorocznej pracy z danymi.
Najprostsza zasada brzmi: jeżeli przez cały rok prowadzisz rzetelny rejestr zamówień, sprawozdanie roczne staje się formalnym podsumowaniem, a nie nerwowym śledztwem.
FAQ
Do kiedy składa się sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach?
Sprawozdanie należy przekazać do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy. Jeżeli 1 marca wypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Gdzie składa się sprawozdanie roczne UZP?
Sprawozdanie dotyczące zamówień udzielonych na podstawie ustawy Pzp z 2019 r. przekazuje się przez Platformę e-Zamówienia.
Czy trzeba wykazywać zamówienia poniżej progu?
Tak, zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp ze względu na wartość powinny zostać przeanalizowane pod kątem ujęcia w sprawozdaniu. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji także dla zamówień podprogowych.
Czy w sprawozdaniu wykazuje się postępowania unieważnione?
Nie jako udzielone zamówienia. Sprawozdanie dotyczy zamówień udzielonych, czyli co do zasady takich, w których zawarto umowę.
Czy każda jednostka organizacyjna JST składa osobne sprawozdanie?
Jeżeli jednostka ma status samodzielnego zamawiającego, co do zasady powinna złożyć własne sprawozdanie. Warto ustalić to wewnętrznie, aby uniknąć pominięcia danych albo ich podwójnego wykazania.
Czy samo zapisanie sprawozdania w systemie wystarczy?
Nie. Trzeba upewnić się, że sprawozdanie zostało nie tylko zapisane lub zatwierdzone, ale również przekazane do Prezesa UZP zgodnie z funkcjonalnością Platformy e-Zamówienia.
Kto powinien przygotować sprawozdanie roczne?
Najczęściej przygotowuje je osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne, ale dane powinny pochodzić także z księgowości, komórek merytorycznych i rejestru umów. To obowiązek organizacyjny całej jednostki, nie tylko jednej osoby.
Czy do sprawozdania potrzebny jest rejestr umów?
Rejestr umów nie zawsze wystarczy, ale bardzo pomaga. Najlepiej, aby zamawiający prowadził rejestr zamówień zawierający dane potrzebne do sprawozdania, w tym rodzaj zamówienia, wartość, podstawę prawną, tryb i datę zawarcia umowy.