Z jednej strony na jego podstawie czynności podejmuje specjalista do spraw zamówień publicznych, ale z drugiej strony odpowiedzialnym za szacowanie wartości jest pracownik merytoryczny. Cały problem z szacowaniem bazuje na braku zaufania pomiędzy dwoma aktorami tego wewnętrznego procesu.
Dlaczego?
To komórka ds. zamówień publicznych będzie w przypadku kontroli tłumaczyć się z naruszeń przepisów ustawy, a z drugiej strony pracownik merytoryczny, o ile może mniej lub bardziej się znać na danym wycinku rynku, którego dotyczy zamówienie, o tyle niekoniecznie może mieć świadomość, też chęci, by podejść do procesu szacowania z należytą starannością. I tu zaczyna się cała przygoda z tematem.
Dobra wiadomość jest taka: kiedy uporządkujemy kilka podstawowych zasad, cały temat przestaje być skomplikowany. Zamówieniowcu - koniecznie podaj link do tego tekstu swoim kolegom i koleżankom z komórek merytorycznych! Będzie im znacznie łatwiej 🙂
Po co w ogóle szacować wartość zamówienia?
Najprościej mówiąc: po to, żeby ustalić właściwy próg postępowania. W praktyce zamawiający musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy dane zamówienie znajdzie się poniżej progu stosowania ustawy, czy wejdzie w reżim krajowy, czy już unijny. Dziś, po nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2026 r., ustawa Pzp co do zasady znajduje zastosowanie do zamówień klasycznych od 170 000 zł netto.
To właśnie dlatego szacowanie ma tak duże znaczenie. Jeżeli wartość zostanie ustalona wadliwie i przez to zamawiający wybierze procedurę, do której nie był uprawniony, konsekwencje mogą być poważne. Z drugiej strony, dobrze przeprowadzone oszacowanie wartości zamówienia daje spokój: wiadomo, jaki próg zastosować i na jakich zasadach prowadzić proces udzielenia zamówienia.
Co dokładnie liczymy?
Tutaj ustawa jest bardzo konkretna. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością. Pierwszym wyzwaniem jest zatem spojrzenie z lotu ptaka na daną potrzebę, a nie z poziomu operacyjnego - “potrzebuję tego tu i teraz”. Patrzymy szeroko: na cały przewidywany zakres zamówienia, wraz z opcjami, świadczeniami dodatkowymi i innymi elementami, które realnie składają się na wynagrodzenie wykonawcy. Wartość zamówienia ma być możliwie najbliższa cenie rynkowej w najszerszym przewidywanym zakresie i zawsze jest wyrażana netto.
To ważny moment porządkujący myślenie. Jeżeli zamówienie dotyczy kilku jednostek, kilku części, obejmuje opcje albo wznowienia, to nie wolno nam udawać, że widzimy tylko wycinek. Szacowanie ma odzwierciedlać realny, maksymalny obraz planowanego zakupu.
Furtka, o której warto pamiętać: 20%
Jedną z najbardziej praktycznych regulacji jest możliwość wydzielenia części zamówienia i procedowania jej według zasad właściwych dla wartości tej części. Ale ta furtka nie działa bezwarunkowo. Ustawa pozwala na takie rozwiązanie wtedy, gdy wartość danej części jest niższa niż równowartość 80 000 euro dla dostaw i usług albo 1 000 000 euro dla robót budowlanych, a łączna wartość tych części nie przekracza 20% wartości całego zamówienia.
W praktyce to bardzo użyteczne narzędzie. Nie po to, by obchodzić ustawę, ale po to, by mądrze zarządzać zakupem. Czasem z powodów organizacyjnych trzeba szybko zabezpieczyć ciągłość dostaw albo usług, zanim ruszy większe postępowanie. Czasem trzeba wydzielić niewielki zakres, który nie powinien blokować całego procesu. Jeżeli mieścimy się w granicach przewidzianych w ustawie, jest to rozwiązanie legalne i racjonalne.
Przykład: oszacowałem wartość zamówienia - zakup i dostawa artykułów spożywczych - na 200.000,00 zł netto. Z przyczyn organizacyjnych po stronie wykonawców na lokalnym rynku, regularnie dostaję mało ofert w postępowaniu na część dot. pieczywa. Wartość tej części to 30.000,00 zł netto. Mieści się w 20% wartości całego zamówienia, dlatego mogę część dot. pieczywa procedować w sposób określony w regulaminie wewnętrznym organizacji dla zamówień o wartości 30.000,00 zł netto. Warunek? Muszę to przewidzieć na etapie szacowania wartości zamówienia.
Jak długo szacunek jest aktualny?
Tu również przepisy są jasne. W przypadku dostaw i usług wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania. Dla robót budowlanych ten okres wynosi 6 miesięcy. Jeżeli zamówienie jest udzielane w częściach, te terminy odnosi się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
To jednak nie wszystko. Jeżeli po oszacowaniu nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną wartość, zamawiający przed wszczęciem postępowania musi tę wartość zaktualizować. I właśnie tutaj zaczynają się schody - trzeba jeszcze tak prowadzić rozeznanie, by możliwie wcześnie wyłapać sygnały z rynku, że coś się zmieniło. Podejście “zapytam rynku, dostanę odpowiedzi, napiszę notatkę” jest krótkowzroczne i po prostu niewłaściwe.
Forma szacowania: gdzie ustawa mówi wprost, a gdzie zostawia przestrzeń
Przy robotach budowlanych sytuacja jest stosunkowo uporządkowana. Ustawa wskazuje, że podstawą ustalania wartości są przede wszystkim kosztorys inwestorski albo planowane koszty prac projektowych i robót budowlanych określone w programie funkcjonalno-użytkowym.
Przy dostawach i usługach ustawa nie podaje jednego obowiązkowego dokumentu ani jednej techniki. I to jest jednocześnie wyzwanie oraz szansa. Pzp nie definiuje technicznych aspektów szacowania, a należyta staranność oznacza wybór właściwej metody i adekwatnych technik.
To ważna wiadomość dla zamawiających. Ustawa nie każe szacować “w jeden słuszny sposób”. Każe szacować starannie.
Największe ryzyko nie brzmi: „pomyliłem się”. Brzmi: „nie umiem pokazać, że działałem starannie”
W art. 28 Pzp kluczowe są dwa słowa: należyta staranność. Staranność to wybór właściwej metody, zastosowanie odpowiednich technik i dojście do wartości możliwie najbliższej cenie rynkowej. Nie chodzi więc o matematyczną nieomylność. Chodzi o rzetelny proces, który da się obronić.
I tu dochodzimy do sedna. W praktyce kontrolnej problemem często nie jest sam wynik szacowania, ale brak dowodów pokazujących, w jaki sposób do niego doszliśmy. Dlatego najlepsze szacowanie to takie, które zostawia ślad: opis przedmiotu, zapytania do rynku, odpowiedzi, pytania wykonawców, wyjaśnienia zamawiającego, daty, raport z przebiegu procesu.
Co zrobić, żeby szacowanie naprawdę pracowało na bezpieczeństwo zamawiającego?
Dobrym kierunkiem jest ubranie procesu szacowania w formę zbliżoną do zapytania ofertowego, ale bez nadawania mu sztywności właściwej właściwemu postępowaniu zakupowemu. Innymi słowy: pytamy rynek konkretnie, ale nie zamykamy sobie drogi. Pokazujemy oczekiwania, ale zostawiamy przestrzeń na sygnał zwrotny.
Jak ja to robię?
Przykład: Zamiast pisać: „wymagany termin realizacji wynosi 7 dni”, lepiej przy rozeznaniu rynku napisać: „zamawiający oczekuje realizacji w terminie 7 dni, a jeżeli z obiektywnych przyczyn nie jest to możliwe, prosimy o wskazanie najbliższego realnego terminu”. To drobna zmiana języka, ale ogromna zmiana jakości procesu. Dzięki niej nie tylko zbieram ceny - zbieram wiedzę o rynku.
Warto też wprost poprosić wykonawców o informację, czy w opisie są niejasności, pominięcia albo elementy kosztotwórcze, które mogą wpływać na wycenę. Wtedy szacowanie przestaje być biernym pytaniem o cenę, a staje się narzędziem do wychwytywania ryzyk przed wszczęciem postępowania. To właśnie tu można jeszcze doprecyzować przedmiot zamówienia, poprawić opis albo świadomie zdecydować, że pozostajemy przy pierwotnych założeniach. Tym samym zabezpieczam się przed sytuacją, o której traktuje art. 36 ust. 2 PZP: “ Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.” Dlaczego? Gdyż zachęcam rynek do zgłaszania uwag.
Z perspektywy zamawiającego to przewaga nie do przecenienia. Trzeba pamiętać, że to nie tylko kwestia rzetelnego szacowania. Lepiej usłyszeć od rynku o problemie na etapie szacowania niż dopiero w toku postępowania, gdy istotna zmiana opisu przedmiotu jest po prostu niedozwolona.
Publicznie, pisemnie, automatycznie protokołowane
Z tego punktu widzenia najmocniejsze dowodowo jest szacowanie prowadzone pisemnie, w uporządkowanym i możliwie publicznym procesie. Takie podejście ma kilka przewag naraz.
Po pierwsze, daje pełną dokumentację. Po drugie, pokazuje, że zamawiający realnie otworzył się na głos rynku. Po trzecie, pozwala wykazać, ilu wykonawców miało dostęp do rozeznania, ilu zapoznało się z jego treścią i czy pojawiły się pytania lub zastrzeżenia. To bardzo mocno wzmacnia argument o dochowaniu staranności.
Na tym właśnie opiera się logika procesu dostępnego na platformazakupowa.pl: szacowanie jest prowadzone w sposób pisemny, uporządkowany i automatycznie protokołowany. Z perspektywy zamawiającego oznacza to nie tylko wygodę, ale też silniejszą pozycję dowodową niż przy zbieraniu informacji telefonicznie albo w rozproszonych mailach.
Czy wiesz, że na platformazakupowa.pl w 2025 roku przeprowadzono szacowanie wartości zamówienia ponad 9000 razy?
Szukasz inspiracji? Zobacz szacowanie w praktyce! (tutaj)
Oczywiście mail jest lepszy niż telefon, bo zostawia ślad. Ale telefoniczne rozeznanie rynku, nawet opisane później notatką, zawsze będzie budziło większe wątpliwości dowodowe. Papier przyjmie wiele. Pytanie brzmi, czy przy ewentualnej kontroli taka notatka rzeczywiście przekona, że proces był rzetelny.
A co, jeśli oferty wyjdą wyżej niż szacunek?
To jedna z najczęstszych obaw zamawiających. Załóżmy, że oszacowaliśmy zamówienie na kwotę 150.000,00 zł netto, a oferty okazują się wyraźnie droższe, np. 180.000,00 zł netto. Czy to automatycznie oznacza błąd?
Nie. Sama rozbieżność między wartością szacunkową a cenami ofert nie przesądza jeszcze, że szacowanie było wadliwe. Z komentarza UZP (tutaj) wynika, że podstawową funkcją ustalenia wartości zamówienia jest dobór właściwej procedury i obowiązków po stronie zamawiającego, a miarą należytej staranności jest dojście do wartości możliwie najbliższej cenie rynkowej przy użyciu adekwatnej metody. Innymi słowy: kluczowe jest to, czy szacunek został przygotowany rzetelnie i na podstawie obiektywnych danych dostępnych w chwili jego ustalania.
Wniosek praktyczny jest więc taki: jeżeli zamawiający potrafi pokazać staranny, dobrze udokumentowany proces szacowania, to sam fakt, że rynek w odpowiedzi na postępowanie wycenił zamówienie wyżej, nie musi automatycznie przekreślać całej procedury. Właśnie dlatego dokumentowanie rozeznania rynku ma tak duże znaczenie.
Jedna dobra praktyka więcej: nie mnożyć procedur tam, gdzie nie trzeba.
W zakupach poniżej progu stosowania ustawy warto myśleć ergonomicznie. Jeżeli szacowanie jest przeprowadzone w sposób pisemny, przejrzysty i na sensownie opisanych warunkach, może być jednocześnie bardzo użytecznym etapem przygotowania samego zakupu. Warunek jest jeden: trzeba jasno zaznaczyć, że nie jest to jeszcze zbieranie ofert w rozumieniu Kodeksu cywilnego, więc odpowiedzi wykonawców nie wiążą automatycznie żadnej ze stron.
Taki zapis daje bezpieczeństwo obu stronom. Zamawiający zbiera dane do szacowania, a wykonawca wie, że nie składa jeszcze formalnej oferty. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby po zakończeniu takiego rozeznania zwrócić się do wybranego wykonawcy - jeśli szacowanie nie sięga progu ustawy Pzp - z pytaniem, czy podtrzymuje przedstawione warunki i czy jest gotów zawrzeć umowę. Dzięki temu proces jest prostszy, szybszy i bardziej naturalny.
Podsumowanie: szacowanie to nie problem. To przewaga.
Dobrze przeprowadzone szacowanie wartości zamówienia nie służy temu, żeby “mieć papier”. Służy temu, żeby prawidłowo ustalić próg, dobrze przygotować zakup i zminimalizować ryzyka jeszcze przed wszczęciem postępowania. Ustawa daje tu jasny fundament: liczymy całkowite wynagrodzenie netto, patrzymy na pełen zakres zamówienia, pilnujemy aktualności i reagujemy na zmianę okoliczności. A tam, gdzie przepisy nie narzucają jednej formy, wygrywa metoda, która najlepiej pokazuje należytą staranność.
W praktyce oznacza to jedno: im bardziej przejrzysty, pisemny i uporządkowany jest proces szacowania, tym bezpieczniejszy jest zamawiający. I właśnie dlatego warto odczarować ten etap. Bo dobrze zrobione szacowanie nie jest przeszkodą przed zakupem. Jest jego najmocniejszym początkiem.
Jeśli chcesz to zobaczyć na żywo - sprawdź daty webinarów. Nie pozwól, żeby wartościowa wiedza Cię ominęła!