Zapytania ofertowe bez maili i bez niepewności

Obsługa zapytań ofertowych krok po kroku

Zapytanie ofertowe poniżej progu PZP wydaje się prostą sprawą, dopóki nie trzeba go obronić przed kontrolą albo audytem. Ustawy wtedy nie stosujesz, ale nadal odpowiadasz za to, czy wydatek był celowy i oszczędny oraz zgodny z regulaminem wewnętrznym. Na platformazakupowa.pl całe postępowanie ofertowe prowadzisz w jednym systemie, a każdy krok zostawia ślad, niezależnie od tego, czy wysyłasz kilka zapytań w roku, czy kilkaset.

1. Przygotowujesz zapytanie w kreatorze

Wpisujesz nazwę i opis wymagań, na przykład zapisy z regulaminu, dodajesz pozycje z ilościami i ustalasz kryteria oceny z wagami. Domyślnie są to cena, warunki płatności i koszt dostawy; możesz je zmienić i dodać własne. W tym samym miejscu dołączasz dokumenty, choćby opis przedmiotu zamówienia i wzór umowy. Zakupy powtarzalne opublikujesz z gotowego szablonu w mniej niż 2 minuty.

2. Decydujesz, do kogo trafi zapytanie

Możesz je opublikować dla wszystkich i wtedy znajdą je Wykonawcy przeglądający postępowania. Możesz też skierować je tylko do wskazanych firm: wpisujesz adresy e-mail albo wybierasz zapisaną grupę Wykonawców, także lokalnych, z którymi już pracujesz. Krąg odbiorców dobierasz do przedmiotu zamówienia i do swojego regulaminu.

3. Wykonawcy odpowiadają w jednym formularzu

Wykonawca wpisuje ceny przy pozycjach, odpowiada na kryteria i dołącza dokumenty dokładnie tam, gdzie ich wymagasz. Nie musi zakładać konta. Pytania i wyjaśnienia przychodzą przez wiadomości na platformie zakupowej, a odpowiedź możesz opublikować jako komunikat widoczny dla wszystkich. Korespondencja nie rozchodzi się po prywatnych skrzynkach pocztowych.

4. Porównujesz oferty pozycja po pozycji

Każdy Wykonawca odpowiada w tych samych polach, więc oferty porównujesz wprost, bez przepisywania cen z maili do arkusza, w którym najłatwiej o pomyłkę. Jeśli regulamin wymaga komisji, jej członkowie oceniają oferty na platformie, a Ty widzisz, kto już skończył.

5. Dokumentacja zostaje w jednym miejscu

Zapytanie, oferty, wiadomości i notatki zostają przy postępowaniu. Kiedy przychodzi kontrola, pobierasz archiwum, a do danych i postępowań masz bezpłatny dostęp nawet przez 10 lat po zakończeniu umowy. Do zapytania dodajesz współprowadzących, więc kilka osób pracuje na tym samym postępowaniu i widzi tę samą historię, a zastępstwo w czasie urlopu nie zaczyna się od szukania maili.

Zapytanie zaczyna się od ustalenia wartości. Jeśli jesteś na tym etapie, zobacz, jak działa szacowanie wartości zamówienia. Gdy wartość zamówienia wynosi 170 000 zł lub więcej, stosujesz już ustawę PZP i prowadzisz postępowanie powyżej progu. Więcej o pracy poniżej progu przeczytasz w artykułach platformazakupowa.pl w postępowaniach poniżej progu PZP i jak ograniczać ryzyko przy zamówieniach do 170 tys. zł.