Zapytania ofertowe i procedury regulaminowe
Artykuł ten dotyczy zakupów, które na co dzień są równie ważne jak przetargi ustawowe: zapytań ofertowych, rozeznania rynku, szacowania wartości zamówienia i procedur prowadzonych na podstawie regulaminów wewnętrznych.
To właśnie tutaj wiele instytucji ma największy problem organizacyjny. Przetargi ustawowe są zwykle mocno sformalizowane. Natomiast poniżej progu ustawy PZP łatwo wpaść w chaos: maile do wykonawców, pliki w różnych folderach, brak jednolitego protokołu, brak przejrzystej historii komunikacji i trudność z wykazaniem, że zakup rzeczywiście był rynkowy.
.png?2026-05-28T09%3A48%3A43.406Z)
PlatformaZakupowa.pl porządkuje ten obszar. Pozwala publikować zapytania ofertowe, prowadzić komunikację z wykonawcami, zbierać odpowiedzi i dokumentować przebieg procedury w jednym miejscu.
W danych za 2025 rok przekazanych do opracowania widać skalę tego obszaru: 81 217 zapytań ofertowych i 9 148 procesów szacowania wartości zamówienia. To pokazuje, że procedury poniżej progu nie są dodatkiem do „prawdziwych przetargów”. To ogromna część codziennej pracy zakupowej instytucji publicznych.
Co ważne, platforma rządowa e-Zamówienia jest systemem przeznaczonym do obsługi postępowań prowadzonych zgodnie z ustawą PZP. UZP opisuje e-Zamówienia jako platformę wspierającą proces udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Tymczasem wiele realnych zakupów publicznych odbywa się poza zakresem stosowania ustawy — i właśnie tam PlatformaZakupowa.pl daje Zamawiającym szczególnie dużą wartość.
Szacowanie wartości zamówienia: rynek zamiast domysłów
Szacowanie wartości zamówienia to jeden z najbardziej niedocenianych etapów procesu zakupowego. A przecież to od niego zależy, czy Zamawiający wybierze właściwy tryb działania, czy prawidłowo określi budżet i czy będzie w stanie wykazać, że dochował należytej staranności.
Sami szacowanie wartości zamówienia opisujemy hasłem: „Szacuj wartość zamówienia w oparciu o rynek — nie domysły”. Tylko w 2025 roku Zamawiający opublikowali na platformie niemalże 9200 zapytań o szacowanie wartości zamówienia i otrzymali dokładnie 17 020 odpowiedzi z rynku .
To są liczby, które dobrze pokazują siłę tego rozwiązania. Szacowanie na Platformie nie polega na tym, że pracownik wysyła kilka maili i liczy, że ktoś odpowie. Polega na tym, że zapytanie trafia na rynek, wykonawcy mogą odpowiedzieć bezpłatnie, bez rejestracji i logowania, a całość komunikacji i danych zostaje w jednym miejscu.
Dla Zamawiającego oznacza to:
- lepsze rozeznanie rynku,
- trafniejsze ustalenie wartości zamówienia,
- większą transparentność,
- uporządkowany materiał do protokołu,
- mniejsze ryzyko zarzutu, że szacowanie było pozorne albo zbyt wąskie.
Z doświadczenia - taki sposób szacowania jest dobrze odbierany także z perspektywy kontroli, ponieważ opiera się na transparentnym, szerokim i dokumentowalnym kontakcie z rynkiem. Nie jest to prywatna korespondencja rozproszona po skrzynkach mailowych, tylko uporządkowany proces, który można pokazać przełożonemu, audytorowi lub kontrolerowi.
Złota zasada:
Im bardziej rynkowo i transparentnie przeprowadzisz szacowanie wartości zamówienia, tym łatwiej będzie później obronić wybór procedury, budżet i zakres zamówienia.
Nie mam OPZ — i co dalej?
W wielu instytucjach największym problemem nie jest samo opublikowanie zapytania ofertowego. Problem pojawia się wcześniej: Zamawiający nie ma gotowego opisu przedmiotu zamówienia.
To naturalne. Urzędnicy dobrze radzą sobie z zakupami powtarzalnymi: usługami sprzątania, dostawami materiałów biurowych, remontami, ubezpieczeniami, sprzętem komputerowym. Ale co zrobić, gdy instytucja kupuje coś pierwszy raz? Co zrobić, gdy nie ma eksperta dziedzinowego, a rynek zmienia się szybciej niż dotychczasowe wzory OPZ?
W takim przypadku PlatformaZakupowa.pl może służyć nie tylko do zebrania ofert, ale też do wcześniejszego zebrania wiedzy z rynku.
Najprostszy scenariusz wygląda tak:
- Zamawiający opisuje potrzebę, nawet jeśli nie ma jeszcze pełnego OPZ.
- Publikuje zapytanie o informację, uproszczony dialog techniczny albo ankietę do wykonawców.
- Pyta rynek o możliwe rozwiązania, standardy, terminy, ryzyka, elementy wpływające na cenę i typowe błędy w opisie.
- Na tej podstawie przygotowuje OPZ, który jest realny, porównywalny i rynkowy.
To szczególnie ważne, bo zły OPZ może prowadzić do dwóch skrajności. Albo będzie zbyt ogólny i wykonawcy złożą oferty nieporównywalne. Albo stanie się „koncertem życzeń”, którego rynek nie będzie w stanie zrealizować w zakładanym budżecie.
PlatformaZakupowa.pl pomaga przejść przez etap pomiędzy „mamy potrzebę” a „mamy gotowy opis przedmiotu zamówienia”. To nie jest formalizm dla formalizmu. To sposób na to, aby zakup był bardziej rynkowy, a wymagania lepiej osadzone w rzeczywistych możliwościach wykonawców.
Zapytania publiczne i zamknięte — elastyczność zgodna z regulaminem
Wokół platform zakupowych funkcjonuje jeszcze jeden mit: „jeżeli opublikuję zapytanie na platformie, to od razu idzie ono w całą Polskę, a ja chcę pracować z lokalnym rynkiem”.
To nieporozumienie.
Są zakupy, które warto prowadzić publicznie i szeroko. Dotyczy to szczególnie przedmiotów standardowych, gdzie większa konkurencja może przynieść lepszą cenę, więcej ofert i większą przejrzystość. Ale są też zakupy, w których lokalność, szybkość reakcji, serwis, znajomość miejsca realizacji albo dostępność wykonawcy mają duże znaczenie.
PlatformaZakupowa.pl wspiera oba podejścia. Zamawiający może prowadzić postępowania publiczne, jeśli chce szeroko otworzyć się na rynek, albo postępowania zamknięte, jeżeli wynika to z charakteru zakupu i regulaminu wewnętrznego.
To ważne, bo dobra platforma zakupowa nie powinna narzucać jednej filozofii zakupowej wszystkim instytucjom. Powinna wspierać regulamin i praktykę konkretnego Zamawiającego. Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie szerokie zapytanie publiczne. Czasem — zamknięte zaproszenie lokalnych wykonawców. Najważniejsze, żeby proces był udokumentowany, przejrzysty i zgodny z zasadami przyjętymi w jednostce.
Dlaczego Platforma jest ważna dla Zamawiających?
PlatformaZakupowa.pl odpowiada na kilka fundamentalnych problemów, które Zamawiający znają z codziennej pracy.
Po pierwsze, skraca czas pracy na czynnościach technicznych. Jeżeli publikacja postępowania, ogłoszenia unijnego albo zapytania ofertowego zajmuje mniej czasu, zespół może skupić się na tym, co naprawdę wymaga wiedzy: opisie potrzeb, kryteriach, badaniu ofert i komunikacji z wykonawcami.
Po drugie, porządkuje dokumentację. Dane, pliki, pytania, odpowiedzi, oferty, walidacje podpisów i dokumenty nie są rozproszone po skrzynkach mailowych. Znajdują się w jednym miejscu.
Po trzecie, zwiększa bezpieczeństwo. Gwarancja KIO, dostęp do archiwum, kwalifikowana walidacja podpisów i wsparcie ekspertów sprawiają, że Zamawiający nie zostaje sam z problemem technicznym lub proceduralnym.
Po czwarte, pomaga działać rynkowo także poniżej progu ustawy PZP. Szacowanie wartości zamówienia i zapytania ofertowe prowadzone na platformie dają większą transparentność niż tradycyjna wymiana maili.
Po piąte, jest narzędziem dla obu stron rynku. Zamawiający zyskuje porządek i bezpieczeństwo, a wykonawca prostszy proces składania oferty — często bez konieczności logowania i przechodzenia przez barierę techniczną.
Podsumowanie
PlatformaZakupowa.pl to platforma do prowadzenia zamówień publicznych i zakupów regulaminowych w jednym środowisku. W postępowaniach powyżej progu PZP pomaga Zamawiającym publikować przetargi, obsługiwać Ogłoszenia UE, automatyzować dokumenty, weryfikować podpisy i bezpiecznie archiwizować dane. W procedurach poniżej progu porządkuje zapytania ofertowe, szacowanie wartości zamówienia, dialog z rynkiem i dokumentację zakupową.
Jej przewaga nie polega wyłącznie na tym, że „ma funkcje”. Przewaga polega na tym, że odczarowuje trudne procesy: skraca pracę tam, gdzie liczy się czas, wspiera tam, gdzie pojawia się ryzyko, i daje Zamawiającemu większy spokój w codziennym prowadzeniu zakupów.
To właśnie dlatego Platforma jest jednocześnie narzędziem do przetargów, systemem do zapytań ofertowych, wsparciem w szacowaniu wartości zamówienia i partnerem w bezpiecznym prowadzeniu procesu zakupowego.
Chcesz sprawdzić, jak Platforma może działać w Twojej instytucji? Sprawdź, kiedy organizujemy webinary i szkolenia w zakładce "Webinary i wydarzenia".
Zapisz się na Demo/prezentację i zobacz, jak uprościć przetargi, Ogłoszenia UE, zapytania ofertowe i szacowanie wartości zamówienia w jednym systemie.