Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wygląda niewinnie: trzeba ustalić datę, wpisać ją do dokumentów zamówienia i pilnować, żeby przed jej upływem wybrać najkorzystniejszą ofertę. W praktyce właśnie przy tej dacie najłatwiej o pomyłkę, szczególnie gdy postępowanie się przedłuża, Zamawiający żąda wadium albo termin minął, zanim udało się zakończyć ocenę ofert.

Dlatego zamiast kolejny raz liczyć datę w kalendarzu, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora terminu związania ofertą w AsystentOS.

W tym artykule przechodzimy przez temat krok po kroku: skąd bierze się wynik, kiedy można wystąpić do Wykonawców o przedłużenie terminu, co zrobić po jego upływie oraz jak termin związania ofertą łączy się z wadium.

Chodzi o to, żeby wyznaczyć tę datę raz i spokojnie, a potem zająć się resztą postępowania.

Czym jest termin związania ofertą?

Termin związania ofertą określa okres, w którym Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą. W dużym uproszczeniu: przez ten czas nie może po prostu wycofać się z zaproponowanych warunków tylko dlatego, że po otwarciu ofert zmienił zdanie albo przestała mu odpowiadać zaoferowana cena.

Dla Zamawiającego jest to przede wszystkim czas na przeprowadzenie badania i oceny ofert oraz dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej.

Ustawa Pzp nie pozwala jednak ustalać tego okresu dowolnie.

Co szczególnie ważne, termin związania ofertą jest liczony od dnia upływu terminu składania ofert, a dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest pierwszym dniem terminu związania ofertą. W dokumentach zamówienia Zamawiający wskazuje termin związania ofertą poprzez podanie konkretnej daty.

I tutaj pojawia się pierwszy praktyczny problem: łatwo policzyć datę o jeden dzień za daleko.

Ile wynosi termin związania ofertą?

Maksymalny termin zależy przede wszystkim od tego, czy prowadzimy postępowanie krajowe, czy postępowanie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.

W postępowaniach krajowych regułę 30 dni określa art. 307 Pzp. W postępowaniach unijnych zastosowanie ma art. 220 Pzp: co do zasady maksymalnie 90 dni, a przy największych zamówieniach 120 dni.

Nie oznacza to, że Zamawiający zawsze musi wykorzystać cały ustawowy okres. Przepisy wyznaczają maksimum.

Jak obliczyć termin związania ofertą?

Najważniejsza zasada brzmi:

dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest jednocześnie pierwszym dniem terminu związania ofertą.

To istotna różnica względem wielu innych terminów, przy których dnia zdarzenia nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu. Warto tę różnicę zapamiętać, bo nie każdy termin w postępowaniu liczy się w ten sam sposób. Inaczej wygląda to na przykład przy terminie na zadawanie pytań do SWZ

Jeżeli więc Zamawiający zaczyna liczyć termin od następnego dnia po terminie składania ofert, końcowa data zostanie przesunięta o jeden dzień.

Do tego dochodzi jeszcze drugi obowiązek: w dokumentach zamówienia nie wystarczy napisać wyłącznie, że „Wykonawca pozostaje związany ofertą przez 30 dni". Zamawiający określa termin związania ofertą przez wskazanie daty.

I właśnie tutaj zwykłe liczenie w kalendarzu można zastąpić prostszym rozwiązaniem.

Kalkulator terminu związania ofertą, zamiast liczenia ręcznego

Jeżeli potrzebujesz po prostu gotowej daty, a nie kolejnego przepisu do przeanalizowania, to całkowicie zrozumiałe. Skorzystaj z Kalkulatora terminu związania ofertą w AsystentOS

Zamiast za każdym razem odtwarzać sposób liczenia terminu i sprawdzać w kalendarzu kolejne dni, możesz wykorzystać narzędzie przygotowane właśnie do tego zadania.

To szczególnie przydatne na etapie przygotowania SWZ, ponieważ termin związania ofertą trzeba od razu wskazać konkretną datą.

Ważna wskazówka: kalkulator pomaga wyznaczyć datę. Nadal warto jednak rozumieć, co się z nią później dzieje. Największe problemy z terminem związania ofertą pojawiają się bowiem nie na początku postępowania, ale wtedy, gdy zbliża się jego koniec.

Kiedy warto wystąpić o przedłużenie terminu związania ofertą?

Załóżmy, że termin związania ofertą zbliża się do końca, a Zamawiający nadal bada oferty, czeka na dokumenty, prowadzi wyjaśnienia albo z innego powodu wie już, że nie zdąży dokonać wyboru.

Nie warto czekać do ostatniej chwili.

Jeżeli wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, Zamawiający może jeszcze przed jego upływem zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie.

W procedurze krajowej przedłużenie może wynosić maksymalnie 30 dni, natomiast w procedurze unijnej maksymalnie 60 dni.

Zgoda Wykonawcy nie może być dorozumiana. Potrzebne jest pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Brak takiej pisemnej zgody oznacza w konsekwencji odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp.

Ile razy można przedłużyć termin związania ofertą?

To jedna z najważniejszych zasad w całym tym mechanizmie:

Zamawiający może zwrócić się o przedłużenie terminu związania ofertą tylko raz.

Zarówno art. 220 ust. 3 Pzp dla postępowań unijnych, jak i art. 307 ust. 2 Pzp dla postępowań krajowych posługują się sformułowaniem, że Zamawiający zwraca się do Wykonawców „jednokrotnie".

Nie można więc budować harmonogramu postępowania na założeniu:

„Przedłużymy teraz o 20 dni, a jeżeli będzie trzeba, później poprosimy o kolejne 20".

Drugiego ustawowego wezwania do przedłużenia już nie będzie.

Dlatego decyzja o długości przedłużenia powinna uwzględniać rzeczywisty stan postępowania. Oczywiście nie oznacza to automatycznego wykorzystywania maksymalnych 30 albo 60 dni w każdym przypadku. Chodzi raczej o to, aby pamiętać, że jest to jednorazowy mechanizm bezpieczeństwa.

Co równie istotne, wezwanie musi zostać skierowane przed upływem aktualnego terminu związania ofertą. Po jego upływie nie można już „cofnąć czasu" i przedłużyć terminu na podstawie art. 220 albo art. 307 Pzp.

Ale to nie oznacza jeszcze, że postępowanie musi zostać unieważnione.

Co zrobić, gdy termin związania ofertą już upłynął?

To sytuacja, w której trzeba odróżnić dwa zupełnie różne mechanizmy.

Przed upływem terminu Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o jego przedłużenie.

Po upływie terminu nie ma już czego przedłużać. To moment, gdy wadium należy zwrócić niezwłocznie, a postępowanie toczy się dalej. Choć Zamawiający stracił zabezpieczenie w postaci wadium, możliwy jest wybór oferty na zasadach określonych w art. 252 Pzp. Jeżeli termin związania ofertą upłynął przed wyborem oferty najkorzystniejszej, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia w wyznaczonym terminie pisemnej zgody na wybór jego oferty. Regulacja ta znajduje zastosowanie również w procedurze krajowej na podstawie art. 266 Pzp.

To istotne doprecyzowanie.

Czasami mówi się skrótowo, że po upływie terminu związania ofertą Wykonawca musi „zgodzić się na podpisanie umowy". Ustawa formułuje ten obowiązek precyzyjniej: chodzi o pisemną zgodę na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, zgody nie wyrazi, Zamawiający zwraca się do kolejnego najwyżej ocenionego Wykonawcy, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

To także pokazuje różnicę między oboma etapami.

Przy przedłużaniu terminu przed jego upływem wezwanie dotyczy Wykonawców uczestniczących w postępowaniu.

Przy wyborze po upływie terminu Zamawiający zaczyna od Wykonawcy, którego oferta uzyskała najwyższą ocenę.

Ważne: sam fakt, że umowa ma zostać zawarta już po dacie wskazanej jako termin związania ofertą, nie jest tym samym co wybór oferty po terminie. Mechanizm art. 252 ust. 2 uruchamia się wtedy, gdy to termin związania ofertą upłynął przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty.

Wadium a termin związania ofertą

Termin związania ofertą i wadium są ze sobą bezpośrednio połączone.

Jeżeli Zamawiający wymaga wadium, powinno ono zabezpieczać ofertę przez okres, w którym Wykonawca pozostaje nią związany. Ustawa przewiduje zasadę ciągłości zabezpieczenia wadialnego: wadium utrzymuje się co do zasady do dnia upływu terminu związania ofertą.

Dlatego zgoda Wykonawcy na przedłużenie terminu związania ofertą to jeszcze nie wszystko.

Jeżeli termin związania ofertą jest przedłużany, a Zamawiający żądał wadium, Wykonawca musi jednocześnie:

przedłużyć okres ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, wnieść nowe wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Reguła ta obowiązuje zarówno w postępowaniach unijnych, jak i krajowych. Nie powinno więc dochodzić do sytuacji, w której Wykonawca deklaruje:

„Tak, zgadzam się pozostawać związany ofertą przez kolejne 30 dni", ale gwarancja wadialna kończy się według pierwotnego terminu.

Jeżeli postępowanie było zabezpieczone wadium, przedłużenie związania ofertą i utrzymanie zabezpieczenia wadialnego trzeba traktować łącznie.

Jeżeli dopiero ustalasz wysokość wadium, ten etap również ma swoje narzędzie. Zebraliśmy je w przeglądzie kalkulatorów Pzp.

Upływ terminu związania ofertą oznacza również obowiązek zwrotu wadium

Art. 98 ust. 1 pkt 1 Pzp wskazuje wprost, że Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia upływu terminu związania ofertą.

To ważne również w kontekście wyboru oferty po terminie.

Jeżeli Zamawiający nie przedłużył skutecznie terminu związania ofertą przed jego upływem, a termin ten następnie minął, powstaje ustawowa podstawa do zwrotu wadium.

Jednocześnie art. 252 Pzp nadal przewiduje możliwość uzyskania od najwyżej ocenionego Wykonawcy pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania.

Zgoda na wybór oferty po terminie nie jest więc „drugim przedłużeniem terminu związania ofertą" i nie należy tych mechanizmów ze sobą utożsamiać. Wynika to z zestawienia regulacji art. 98 i art. 252 Pzp.

Zwrot wadium po unieważnieniu postępowania: kiedy trzeba go dokonać?

Upływ terminu związania ofertą nie jest jedyną przesłanką zwrotu wadium. Art. 98 ust. 1 Pzp nakazuje Zamawiającemu zwrócić wadium z urzędu także po:

zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz unieważnieniu postępowania.

W przypadku unieważnienia istnieje jednak ważne zastrzeżenie. Zwrot nie następuje jeszcze wtedy, gdy nie został rozstrzygnięty środek ochrony prawnej dotyczący czynności unieważnienia albo nie upłynął termin na jego wniesienie.

Dlatego hasło „zwrot wadium po unieważnieniu postępowania" nie powinno być rozumiane jako automatyczny przelew wykonywany sekundę po opublikowaniu informacji o unieważnieniu.

Najpierw trzeba uwzględnić możliwość zakwestionowania tej czynności. Jeżeli natomiast podstawą zwrotu jest upływ terminu związania ofertą, ustawa również wymaga działania niezwłocznego, z maksymalnym terminem 7 dni.

Dwie daty, których nie warto przegapić

W praktyce zarządzanie terminem związania ofertą można sprowadzić do dwóch momentów.

Pierwszym jest dzień przed upływem terminu związania ofertą. Jeżeli już wiadomo, że wybór nie nastąpi na czas, trzeba zdecydować, czy uruchamiamy jedyną możliwość zwrócenia się do Wykonawców o przedłużenie.

Drugim jest dzień po jego upływie. Wtedy sytuacja prawna jest już inna: nie wracamy do art. 220 ust. 3 albo art. 307 ust. 2 i nie próbujemy przedłużać terminu wstecz. Jeżeli wybór nie nastąpił, korzystamy z mechanizmu pisemnej zgody na wybór oferty określonego w art. 252 Pzp.

To proste rozróżnienie porządkuje większość problemów związanych z terminem związania ofertą.

Najczęstsze błędy przy terminie związania ofertą

• Pierwszy błąd pojawia się już przy przygotowaniu dokumentów: liczenie terminu od dnia następującego po terminie składania ofert, mimo że w Pzp dzień składania ofert jest pierwszym dniem związania.
  
• Drugi to wskazywanie jedynie liczby dni zamiast konkretnej daty końcowej.
  
• Trzeci, i znacznie poważniejszy, to zbyt późne zauważenie, że termin związania ofertą właśnie się kończy. Jeżeli Zamawiający chce skorzystać z możliwości jego przedłużenia, musi zadziałać przed jego upływem.
• Czwarty to założenie, że o przedłużenie będzie można wystąpić jeszcze raz. Nie będzie można, ustawodawca pozwala zrobić to jednokrotnie.
• Piąty polega na przedłużeniu związania ofertą bez równoczesnego zadbania o dalszą ważność wadium.
• Szósty to mieszanie dwóch różnych instytucji: przedłużenia terminu związania ofertą i zgody na wybór oferty po jego upływie.

Żaden z tych błędów nie bierze się z braku wiedzy. Wszystkie biorą się z tego, że termin związania ofertą łatwo stracić z oczu, gdy w postępowaniu dzieje się dużo naraz. A większość problemów z pierwszą z tych kwestii można wyeliminować już na starcie: poprawnie wyznaczając datę.

Oblicz termin związania ofertą w kalkulatorze AsystentOS

Jeżeli chcesz, żeby terminy w postępowaniu pilnowały się same, a dokumentacja powstawała z danych, które już masz w systemie, tak właśnie działa platformazakupowa.pl.

Podsumowanie

Termin związania ofertą nie jest tylko jedną z dat wpisywanych do SWZ. Od tej daty zależy sposób działania Zamawiającego pod koniec postępowania, możliwość jednorazowego przedłużenia związania ofertą oraz obowiązki związane z wadium.

Warto zapamiętać prostą zasadę:

jeżeli termin jeszcze trwa, możesz rozważyć jego jednorazowe przedłużenie. Jeżeli już upłynął, nie przedłużasz go wstecz, lecz w razie wyboru stosujesz procedurę pisemnej zgody z art. 252 Pzp.

A jeśli problemem jest samo wyznaczenie właściwej daty, nie ma potrzeby za każdym razem liczyć jej ręcznie.

Skorzystaj z kalkulatora terminu związania ofertą i poświęć czas na prowadzenie postępowania, zamiast na liczenie dni w kalendarzu.

Takie rzeczy, jak zmiany w terminach, nowe interpretacje i praktyczne wskazówki do prowadzenia postępowań, zbieramy raz w miesiącu w jednym mailu. Bez zalewu treści, za to z konkretami, które da się od razu wykorzystać.

Najczęściej zadawane pytania

Jak liczyć termin związania ofertą?

Termin związania ofertą liczy się od dnia upływu terminu składania ofert. Dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest pierwszym dniem związania ofertą.

Ile wynosi termin związania ofertą w postępowaniu krajowym?

W zamówieniach klasycznych o wartości poniżej progów unijnych Wykonawca może pozostawać związany ofertą maksymalnie przez 30 dni. Termin określa się datą w dokumentach zamówienia.

Ile wynosi termin związania ofertą w postępowaniu unijnym?

Co do zasady maksymalnie 90 dni. W przypadku robót budowlanych o wartości co najmniej równowartości 20 mln euro oraz dostaw lub usług od 10 mln euro maksymalny okres wynosi 120 dni.

Ile razy można przedłużyć termin związania ofertą?

Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o jego przedłużenie jednokrotnie. W procedurze krajowej okres przedłużenia nie może przekroczyć 30 dni, a w procedurze unijnej 60 dni.

Czy Wykonawca może sam przedłużyć termin związania ofertą?

Nie. Mechanizm przewidziany w Pzp opiera się na wezwaniu Zamawiającego i pisemnej zgodzie Wykonawcy. Oficjalny komentarz UZP wskazuje również, że Wykonawca nie jest uprawniony do samodzielnego przedłużenia tego terminu.

Czy można przedłużyć termin związania ofertą po jego upływie?

Nie w trybie art. 220 ust. 3 lub art. 307 ust. 2 Pzp. Wezwanie do przedłużenia musi zostać skierowane przed upływem terminu. Po jego upływie zastosowanie może znaleźć odrębny mechanizm z art. 252 Pzp dotyczący pisemnej zgody na wybór oferty.

Czy można wybrać ofertę po terminie związania ofertą?

Tak. Jeżeli termin upłynął przed wyborem, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta uzyskała najwyższą ocenę, do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty. W razie braku zgody zwraca się do kolejnego najwyżej ocenionego Wykonawcy, o ile nie zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Czy po terminie związania ofertą Wykonawca wyraża zgodę na podpisanie umowy?

Ustawa posługuje się innym określeniem. Art. 252 ust. 2 Pzp wymaga pisemnej zgody na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą. Warto właśnie tak formułować wezwanie kierowane do Wykonawcy.

Co z wadium przy przedłużeniu terminu związania ofertą?

Jeżeli Zamawiający wymagał wadium, wraz z przedłużeniem terminu związania ofertą należy przedłużyć ważność wadium albo, gdy nie jest to możliwe, wnieść nowe wadium na cały przedłużony okres.

Kiedy Zamawiający zwraca wadium po upływie terminu związania ofertą?

Wadium należy zwrócić niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od upływu terminu związania ofertą.

Kiedy następuje zwrot wadium po unieważnieniu postępowania?

Unieważnienie postępowania jest jedną z ustawowych przesłanek zwrotu wadium. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy nie upłynął jeszcze termin na odwołanie od czynności unieważnienia albo wniesione odwołanie nie zostało rozstrzygnięte.