Podniesienie progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych do 170 tys. zł netto sprawiło, że wiele postępowań, które do końca 2025 r. prowadzone były zgodnie z przepisami Pzp, obecnie realizowanych jest na podstawie regulaminów wewnętrznych zamawiających.
Zmiana ta uprościła procedury i zwiększyła swobodę prowadzenia postępowań. Nie oznacza jednak, że zmienił się poziom ryzyka związanego z wyborem wykonawcy.
Niezależnie od tego, czy zamówienie prowadzone jest na podstawie ustawy Pzp, czy regulaminu wewnętrznego, zamawiający nadal odpowiada za właściwe wydatkowanie środków publicznych oraz skuteczną realizację zamówienia.
To właśnie dlatego warto spojrzeć na wadium nie jak na dodatkowy obowiązek, lecz jako jedno z narzędzi zarządzania ryzykiem.
Czym jest wadium?
Wadium jest zabezpieczeniem składanej oferty. Jego podstawowym zadaniem jest zabezpieczenie zamawiającego na etapie wyboru wykonawcy oraz zawarcia umowy.
Pełni ono funkcję gwarancji, że wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, nie wycofa się z postępowania ani nie odmówi podpisania umowy na warunkach przedstawionych w ofercie.
W praktyce oznacza to większą pewność, że postępowanie zakończy się zawarciem umowy z wybranym wykonawcą, a zamawiający nie będzie zmuszony do ponownego przeprowadzania całej procedury.
Warto jednak podkreślić, że wadium nie eliminuje wszystkich ryzyk związanych z realizacją zamówienia. Ogranicza przede wszystkim ryzyko związane z etapem wyboru wykonawcy.
Czy wadium jest obowiązkowe?
Nie.
Po zmianie progu stosowania ustawy Pzp wielu zamawiających zadaje sobie pytanie, czy w postępowaniach podprogowych w ogóle warto wymagać wadium.
Odpowiedź nie jest jednoznaczna.
Fakultatywny charakter wadium nie oznacza, że jest ono narzędziem zbędnym. Oznacza jedynie, że decyzja o jego zastosowaniu powinna być świadoma i poprzedzona analizą konkretnego postępowania.
Nie chodzi więc o obowiązek.
Chodzi o racjonalność.
Stosowanie wadium wyłącznie dlatego, że „zawsze było wymagane”, nie jest dobrą praktyką. Tak samo nie należy z niego rezygnować wyłącznie dlatego, że przepisy nie nakładają już takiego obowiązku.
Każde postępowanie powinno zostać ocenione indywidualnie.
Co zmieniło podniesienie progu Pzp?
Jeszcze do niedawna zamówienie o wartości 165 tys. zł netto podlegało przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych.
Po zmianie progu takie samo postępowanie może zostać przeprowadzone zgodnie z regulaminem wewnętrznym jednostki.
Zmieniła się więc procedura.
Nie zmieniły się natomiast ryzyka związane z realizacją zamówienia.
Nadal może dojść do sytuacji, w której wykonawca wycofa się po wyborze oferty lub odmówi podpisania umowy. W dalszym ciągu zamawiający ponosi również odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych oraz skuteczne przeprowadzenie postępowania.
Dlatego decyzja dotycząca wadium nie powinna wynikać wyłącznie z faktu, że dane postępowanie znajduje się poniżej progu stosowania ustawy.
Kiedy warto rozważyć zastosowanie wadium?
Nie każde zamówienie wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
Są jednak sytuacje, w których zastosowanie wadium może być uzasadnione i realnie zwiększyć bezpieczeństwo postępowania.
Warto rozważyć jego zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy:
- zamówienie dotyczy robót budowlanych,
- termin realizacji ma kluczowe znaczenie,
- niewykonanie lub opóźnienie realizacji może zakłócić funkcjonowanie jednostki,
- ponowne przeprowadzenie postępowania wiązałoby się z istotnymi kosztami lub utratą czasu,
- rynek wykonawców jest nowy, nieznany lub niestabilny.
W takich przypadkach wadium może ograniczyć ryzyko związane z wyborem wykonawcy oraz zwiększyć bezpieczeństwo całego procesu zakupowego.
Kiedy wadium może okazać się niepotrzebne?
Nie oznacza to jednak, że wadium powinno być wymagane przy każdym postępowaniu.
Jeżeli zamówienie ma niewielką wartość, dotyczy prostych i powszechnie dostępnych dostaw, a ewentualne ponowne przeprowadzenie postępowania nie będzie powodowało istotnych konsekwencji organizacyjnych, zastosowanie dodatkowego zabezpieczenia może nie być uzasadnione.
Najważniejsza pozostaje analiza ryzyka.
Wadium a dostęp wykonawców do postępowania
Jednym z argumentów pojawiających się w dyskusji o stosowaniu wadium jest obawa przed ograniczeniem konkurencji.
W praktyce nie musi tak być.
Wadium nie zawsze oznacza konieczność wpłaty środków pieniężnych przez wykonawcę.
Może ono zostać wniesione również w formie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej.
Dzięki temu wykonawca nie musi angażować własnych środków finansowych, a zamawiający otrzymuje zabezpieczenie interesu na etapie wyboru oferty.
Takie rozwiązanie pozwala pogodzić dwa cele - zwiększenie bezpieczeństwa postępowania oraz zachowanie konkurencyjności rynku.
Wadium jako element świadomego zarządzania ryzykiem
Po podniesieniu progu stosowania ustawy Pzp decyzja o zastosowaniu wadium stała się w jeszcze większym stopniu decyzją zarządczą.
Nie wynika ona z automatyzmu ani z obowiązku ustawowego.
Powinna być efektem analizy konkretnego postępowania, jego wartości, przedmiotu oraz konsekwencji ewentualnego niepowodzenia.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na pytanie:
Czy brak wadium w tym postępowaniu jest świadomą decyzją wynikającą z oceny ryzyka?
Jeżeli odpowiedź brzmi „tak”, rezygnacja z tego zabezpieczenia może być uzasadniona.
Jeżeli jednak ryzyko jest wysokie, wadium może stanowić skuteczne narzędzie zwiększające bezpieczeństwo zamawiającego.
Podsumowanie
Podniesienie progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych do 170 tys. zł netto nie zmieniło roli wadium.
Zmieniło jedynie sposób podejmowania decyzji o jego zastosowaniu.
Dziś zamawiający mają większą swobodę w organizacji postępowań, ale jednocześnie większą odpowiedzialność za właściwą ocenę ryzyka.
Dlatego wadium nie powinno być traktowane ani jako zbędna formalność, ani jako obowiązkowy element każdego postępowania.
Powinno być świadomie wykorzystywanym narzędziem, stosowanym tam, gdzie rzeczywiście zwiększa bezpieczeństwo postępowania i chroni interes zamawiającego.
W kolejnym artykule przyjrzymy się drugiemu z instrumentów ograniczających ryzyko - zabezpieczeniu należytego wykonania umowy - oraz pokażemy, kiedy jego zastosowanie może być uzasadnione w zamówieniach podprogowych.