Termin zadawania pytań Pzp

Termin zadawania pytań Pzp potrafi sprawić więcej problemów, niż sugerowałoby proste „odejmij 4 dni". Trzeba wiedzieć, jaki tryb postępowania jest prowadzony, do kiedy pytanie Wykonawcy musi wpłynąć, żeby powstał obowiązek odpowiedzi, oraz co zrobić, gdy pytanie pojawi się później.

Jeżeli potrzebujesz po prostu wyliczyć datę, nie musisz robić tego ręcznie. Nasz zespół przygotował dwa kalkulatory: osobny dla terminu zadawania pytań i osobny dla terminu udzielenia odpowiedzi.

Policz termin od razu

Kalkulator terminu zadawania pytań Pzp

Kalkulator terminu odpowiedzi na pytania Pzp

A jeżeli chcesz wiedzieć, dlaczego kalkulator wskazuje właśnie taką datę i co zrobić z pytaniem złożonym już po ustawowym terminie, poniżej przechodzimy przez zasady krok po kroku.

Chodzi o to, żeby obie daty wyznaczyć raz, na starcie postępowania, i nie wracać do kalendarza za każdym razem, gdy wpłynie kolejne pytanie.

Do kiedy można zadawać pytania w przetargu?

Na początek ważne rozróżnienie. Ustawa nie ustanawia momentu, po którym Wykonawca fizycznie „nie może już zadać pytania". Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ również później. Kluczowe jest jednak to, czy zrobi to wystarczająco wcześnie, aby Zamawiający miał ustawowy obowiązek udzielenia odpowiedzi.

UZP określa ten termin jako termin końcowy, po którego upływie Wykonawca traci pewność uzyskania odpowiedzi. Dlatego gdy mówimy potocznie o terminie na zadawanie pytań Pzp, tak naprawdę pytamy:

do kiedy wniosek o wyjaśnienie SWZ musi wpłynąć do Zamawiającego, aby ten miał obowiązek na niego odpowiedzieć?

To właśnie tę datę warto policzyć w kalkulatorze terminu zadawania pytań Pzp.

Termin na zadawanie pytań Pzp w postępowaniu krajowym

W najczęściej stosowanym postępowaniu krajowym, czyli w trybie podstawowym, zastosowanie ma art. 284 Pzp.

Zasada jest prosta:

• wniosek o wyjaśnienie treści SWZ powinien wpłynąć nie później niż 4 dni przed terminem składania ofert,
• wtedy Zamawiający musi udzielić wyjaśnień niezwłocznie, ale nie później niż 2 dni przed terminem składania ofert.

Czyli w największym uproszczeniu:

4 dni przed ofertami: pytanie 2 dni przed ofertami: najpóźniej odpowiedź

Warto przy tym pamiętać, że nie każdy termin w postępowaniu liczy się w ten sam sposób. Przy terminie związania ofertą dzień składania ofert jest pierwszym dniem terminu. Tutaj natomiast odliczamy dni wstecz od terminu składania ofert, nie wliczając samego dnia składania.

Przy liczeniu konkretnej daty pojawiają się jednak soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy. UZP wskazuje, że jeżeli wyliczony koniec terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, należy uwzględnić zasady wynikające z Kodeksu cywilnego.

Dlatego zamiast za każdym razem sprawdzać kalendarz, najprościej skorzystać z kalkulatora zadawania pytań.

Terminy zadawania pytań Pzp w postępowaniu unijnym

W przetargu nieograniczonym o wartości równej lub przekraczającej progi unijne terminy są dłuższe.

Co do zasady:

• pytanie powinno wpłynąć nie później niż 14 dni przed terminem składania ofert,
• Zamawiający udziela odpowiedzi nie później niż 6 dni przed terminem składania ofert.

Przy ustawowym skróceniu terminu składania ofert mogą mieć zastosowanie krótsze terminy, odpowiednio 7 dni na skuteczne zadanie pytania i 4 dni na udzielenie odpowiedzi.

Warto więc przed rozpoczęciem liczenia ustalić najpierw, z jakim postępowaniem i jakim terminem składania ofert mamy do czynienia.

Co jeśli termin na zadawanie pytań wypada w sobotę albo święto

Przy liczeniu terminu na zadawanie pytań trzeba uważać na jeszcze jedną rzecz: soboty i dni ustawowo wolne od pracy.

Terminy w Pzp oblicza się według przepisów prawa cywilnego. Zgodnie z art. 509 ust. 2 Pzp oraz art. 115 Kodeksu cywilnego, jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest ani sobotą, ani dniem ustawowo wolnym od pracy.

Ma to znaczenie również przy pytaniach do SWZ.

Załóżmy więc, że po odliczeniu wymaganych 4 dni w trybie podstawowym wychodzi nam, że „bezpieczny" termin na złożenie pytania przypada w sobotę. Nie oznacza to, że Wykonawca musi zadać pytanie już w piątek. Termin przesuwa się na najbliższy kolejny dzień, który nie jest sobotą ani dniem ustawowo wolnym od pracy, najczęściej będzie to poniedziałek.

Analogiczna zasada znajduje zastosowanie przy ustalaniu terminu, w którym Zamawiający powinien udzielić wyjaśnień.

Warto przy tym pamiętać o ważnym rozróżnieniu: nie wykreślamy weekendów z całego okresu liczenia terminu. Co do zasady liczymy kolejne dni kalendarzowe. Dopiero jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwamy jego koniec na kolejny właściwy dzień.

Przykład

Termin składania ofert przypada w środę. W trybie podstawowym pytanie powinno wpłynąć nie później niż 4 dni przed tym terminem.

Po zwykłym odliczeniu 4 dni otrzymujemy sobotę.

Ponieważ sobota nie może być końcem tak obliczanego terminu, Wykonawca zachowuje pewność uzyskania odpowiedzi także wtedy, gdy złoży pytanie w najbliższy kolejny dzień niebędący sobotą ani dniem ustawowo wolnym od pracy, czyli co do zasady w poniedziałek.

To jeden z powodów, dla których przy wyliczaniu terminów lepiej nie ograniczać się do prostego odejmowania dni w kalendarzu. Kalkulator terminu zadawania pytań Pzp uwzględnia tę zasadę i pozwala od razu ustalić właściwą datę.

Termin na udzielenie odpowiedzi Pzp: ile czasu ma Zamawiający?

Samo ustalenie, czy Wykonawca zadał pytanie w terminie, to dopiero połowa zadania.

Druga data odpowiada na pytanie:

do kiedy Zamawiający musi opublikować odpowiedź?

W trybie podstawowym są to co do zasady 2 dni przed terminem składania ofert, natomiast w przetargu nieograniczonym 6 dni przed terminem składania ofert, z wyjątkami przewidzianymi dla skróconych terminów.

Datę możesz od razu sprawdzić w kalkulatorze odpowiedzi na pytania Pzp.

Przy czym słowo „niezwłocznie" też ma znaczenie. Ustawowy termin nie powinien być traktowany jak zachęta, żeby wszystkie odpowiedzi publikować ostatniego możliwego dnia.

Jeżeli odpowiedź jest gotowa wcześniej, warto ją opublikować wcześniej. Wykonawca potrzebuje czasu, żeby przełożyć ją na kalkulację ceny, uzgodnienia z podwykonawcami, dobór rozwiązania technicznego czy przygotowanie samej oferty.

Czas na zadawanie pytań do przetargu: prosty przykład

Załóżmy, że prowadzisz postępowanie w trybie podstawowym, a termin składania ofert przypada w piątek 21 sierpnia.

W standardowym układzie:

• 17 sierpnia: upływa termin, w którym pytanie powinno wpłynąć, aby powstał obowiązek odpowiedzi,
• 19 sierpnia: przypada najpóźniejszy termin udzielenia odpowiedzi,
• 21 sierpnia: upływa termin składania ofert.

W praktyce Wykonawca zadaje więc pytanie cztery dni przed ofertami, a Zamawiający ma odpowiedzieć najpóźniej dwa dni przed ofertami.

To właśnie ta korelacja ma zapewnić Wykonawcy czas na zapoznanie się z wyjaśnieniem i wykorzystanie go podczas przygotowywania oferty. Art. 284 Pzp przewiduje również, że jeżeli Zamawiający nie udzieli wymaganych wyjaśnień w terminie, powinien przedłużyć termin składania ofert o czas potrzebny Wykonawcom na zapoznanie się z nimi.

Co jeśli pytanie wpłynie po terminie?

I tu zaczyna się część praktyczna.

Jeżeli Wykonawca prześle pytanie po ustawowym terminie, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień ani obowiązku przedłużania z tego powodu terminu składania ofert. Taką zasadę wprost przewidują zarówno regulacje dotyczące trybu podstawowego, jak i przetargu nieograniczonego.

Ale „nie ma obowiązku" nie oznacza „nie wolno".

Zamawiający może więc ocenić spóźnione pytanie i zdecydować, czy odpowiedź ma sens.

To ważne, bo praktyka bywa różna.

Czasem Wykonawca rzeczywiście zauważył problem bardzo późno. Czasem jego pytanie ujawnia błąd w dokumentacji, który może wpłynąć na wszystkie oferty.

Ale zdarzają się również serie pytań wysyłanych na ostatniej prostej, których efektem miałoby być przede wszystkim doprowadzenie do kolejnego przesunięcia terminu składania ofert.

Nie każde późne pytanie uzasadnia więc reakcję. Ale każde warto najpierw przeczytać.

Czy przesunięcie terminu składania ofert otwiera nowy termin na pytania?

Nie.

To jedna z zasad, o których najłatwiej zapomnieć.

Przedłużenie terminu składania ofert nie powoduje ponownego otwarcia ustawowego terminu na składanie wniosków o wyjaśnienie SWZ.

W postępowaniu unijnym wynika to wprost z art. 135 ust. 4 Pzp. Analogiczne rozwiązanie obowiązuje przy trybie podstawowym na podstawie art. 284 ust. 5 Pzp.

Wyobraź sobie więc, że Wykonawcy mieli czas na skuteczne zadawanie pytań do określonego dnia. Później Zamawiający z innego powodu przesuwa termin składania ofert o tydzień.

Nie oznacza to, że Wykonawcy automatycznie dostają nowy ustawowy termin na pytania liczony od nowej daty składania ofert.

To bardzo ważne organizacyjnie. Inaczej każde przesunięcie ofert mogłoby uruchamiać kolejną rundę pytań, która powodowałaby kolejne przesunięcie i proces mógłby się sam napędzać.

Zadawanie pytań Pzp: kiedy warto odpowiedzieć również po terminie?

Tutaj przestajemy patrzeć wyłącznie na zegarek.

Pytania Wykonawców są jednym z najlepszych źródeł informacji zwrotnej o tym, jak rynek rozumie nasze zamówienie.

Warto rozważyć odpowiedź na spóźnione pytanie szczególnie wtedy, gdy Wykonawca zwraca uwagę na:

• sprzeczność pomiędzy dokumentami,
• niejasny sposób kalkulacji ceny,
• parametr, który może uniemożliwić prawidłową wycenę,
• wymaganie odbiegające od realiów rynkowych,
• niejednoznaczne postanowienie projektu umowy,
• element OPZ, który można interpretować na kilka sposobów,
• brak informacji mogący prowadzić do przygotowania nieporównywalnych ofert.

Dobra odpowiedź może sprawić, że Wykonawcy lepiej skalkulują oferty, ograniczą ryzyko błędu i przygotują oferty zgodne z rzeczywistą potrzebą Zamawiającego.

A czasami pytanie Wykonawcy pozwoli po prostu zauważyć błąd, którego sami wcześniej nie dostrzegliśmy.

Jeżeli odpowiedź prowadzi jednak w rzeczywistości do zmiany SWZ, trzeba traktować ją jak zmianę dokumentacji. Jeżeli jest ona istotna dla przygotowania oferty albo Wykonawcy potrzebują dodatkowego czasu na jej uwzględnienie, Pzp wymaga odpowiedniego przedłużenia terminu składania ofert.

„Zgodnie z SWZ": odpowiedź, która często niczego nie wyjaśnia

Przez lata można było spotkać postępowania, w których Zamawiający otrzymywał kilkanaście czy kilkadziesiąt pytań i na znaczną część odpowiadał:

„Zgodnie z SWZ".

Formalnie może się zdarzyć, że Wykonawca pyta o coś, co rzeczywiście zostało już jednoznacznie opisane w dokumentacji. Nie oznacza to jednak, że najlepszą odpowiedzią zawsze są trzy słowa. Jeżeli odpowiedź znajduje się już w SWZ, można napisać wprost:

„Zamawiający podtrzymuje wymaganie określone w rozdziale X pkt 3 SWZ, zgodnie z którym…"

Wtedy Wykonawca wie, gdzie szukać informacji i jak Zamawiający rozumie konkretny zapis. To drobiazg, ale właśnie takie drobiazgi odróżniają administrowanie postępowaniem od jego profesjonalnego prowadzenia.

Zresztą Zamawiający udostępnia treść pytań wraz z odpowiedziami wszystkim zainteresowanym Wykonawcom, bez ujawniania źródła pytania. Odpowiedź nie jest więc komunikatem wyłącznie dla jednej firmy, staje się informacją dla całego rynku uczestniczącego w postępowaniu.

Dużo pytań do SWZ? Problem mógł zacząć się wcześniej

Kilka pytań w postępowaniu jest czymś zupełnie naturalnym. Ale jeżeli po publikacji dokumentacji dostajemy kilkadziesiąt pytań dotyczących podstawowych założeń zakupu, warto zadać sobie jeszcze jedno pytanie:

czy rynek miał możliwość powiedzieć nam coś wcześniej?

Pytania do SWZ często są tylko ostatnim etapem znacznie dłuższego procesu.

Bywa, że dotyczą rzeczy, które powinny zostać rozstrzygnięte jeszcze przed napisaniem SWZ, na etapie analizy potrzeb i wymagań.

Być może Zamawiający zbyt wąsko przeprowadził rozeznanie rynku. Być może podczas szacowania wartości zapytał Wykonawców wyłącznie o cenę, zamiast wykorzystać ten moment również do zweryfikowania swoich założeń.

Dlatego warto potraktować szacowanie wartości zamówienia jako dialog z rynkiem, a nie tylko obowiązek prowadzący do wpisania jednej kwoty do dokumentacji. Publiczne i uporządkowane szacowanie pozwala wcześniej wychwycić niejasności, ograniczenia rynku czy nierealne założenia dotyczące realizacji.

Drugim narzędziem są wstępne konsultacje rynkowe. I nie muszą być zarezerwowane wyłącznie dla nowych czy wyjątkowo skomplikowanych zakupów.

Czasem warto przeprowadzić konsultacje nawet dla zamówienia powtarzanego od lat. Właśnie dlatego, że po kilku kolejnych postępowaniach łatwo przyjąć za pewnik, że skoro „zawsze robiliśmy to w ten sposób", to nadal robimy to najlepiej.

Wstępne konsultacje rynkowe opierają się na bardzo zdrowym założeniu:

mogę nie wiedzieć wszystkiego i chcę skonfrontować swoje wymagania z rynkiem, zanim zamknę je w SWZ.

Pzp wprost pozwala przeprowadzić takie konsultacje przed wszczęciem postępowania w celu jego przygotowania oraz poinformowania Wykonawców o planach i wymaganiach Zamawiającego.

Czasem najlepszą metodą na ograniczenie liczby pytań w przetargu jest więc nie szybsze odpowiadanie na pytania.

Jest nią zadanie właściwych pytań rynkowi jeszcze przed wszczęciem postępowania.

Jeżeli chcesz, żeby cały ten etap prowadził się w jednym miejscu, od rozeznania rynku po publikację dokumentacji, tak właśnie działa platformazakupowa.pl.

Kalkulator terminu zadawania pytań Pzp i kalkulator odpowiedzi

Jeżeli potrzebujesz ustalić konkretną datę, skorzystaj z narzędzi:

Kalkulator terminu zadawania pytań Pzp

Kalkulator terminu odpowiedzi na pytania Pzp

To nie jedyne obliczenia, które wracają w każdym postępowaniu. Pozostałe zebraliśmy w przeglądzie kalkulatorów Pzp

Bo w tym przypadku nie chodzi o zapamiętanie, czy trzeba odjąć 4, 6 czy 14 dni.

Chodzi o to, żeby w konkretnym postępowaniu wskazać właściwy dzień i móc skupić się na tym, co naprawdę wymaga Twojej uwagi, czyli na treści pytania i jakości odpowiedzi.

Najczęściej zadawane pytania: terminy pytań do SWZ

Do kiedy można zadawać pytania w przetargu?

Wykonawca może przesłać wniosek o wyjaśnienie również później, ale tylko pytanie złożone w terminie określonym w Pzp daje mu pewność uzyskania odpowiedzi. W trybie podstawowym jest to co do zasady nie później niż 4 dni przed terminem składania ofert.

Jaki jest termin na zadawanie pytań Pzp w trybie podstawowym?

Wniosek o wyjaśnienie SWZ powinien wpłynąć do Zamawiającego nie później niż 4 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający odpowiada niezwłocznie, najpóźniej 2 dni przed terminem składania ofert.

Jaki jest termin odpowiedzi na pytania Pzp w przetargu unijnym?

W standardowym przetargu nieograniczonym Zamawiający udziela odpowiedzi najpóźniej 6 dni przed terminem składania ofert, jeżeli pytanie wpłynęło nie później niż 14 dni przed tym terminem. Przy określonych ustawowo skróconych terminach stosowane mogą być terminy 7 i 4 dni.

Co, jeśli termin na zadawanie pytań wypada w sobotę lub święto?

Jeżeli koniec terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, upływa on dopiero w najbliższym kolejnym dniu, który nie jest ani sobotą, ani dniem ustawowo wolnym. Nie oznacza to jednak wykreślania weekendów z całego okresu liczenia terminu.

Czy Zamawiający musi odpowiedzieć na pytanie złożone po terminie?

Nie. Jeżeli pytanie wpłynęło po ustawowym terminie, Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia odpowiedzi ani przedłużenia z tego powodu terminu składania ofert. Może jednak odpowiedzieć, jeżeli uzna to za zasadne.

Czy przesunięcie terminu składania ofert zmienia termin na zadawanie pytań?

Nie. Przedłużenie terminu składania ofert nie powoduje ponownego rozpoczęcia biegu terminu na składanie wniosków o wyjaśnienie SWZ.

Co zrobić, jeśli Zamawiający nie odpowie na pytania w terminie?

Jeżeli pytanie wpłynęło w ustawowym terminie, a Zamawiający nie zdąży udzielić wymaganych wyjaśnień, powinien przedłużyć termin składania ofert o czas potrzebny Wykonawcom na zapoznanie się z wyjaśnieniami i należyte przygotowanie ofert.

Gdzie znaleźć kalkulator terminu zadawania pytań Pzp?

Kalkulator przygotowany przez zespół ds. zamówień publicznych OpenNexus znajdziesz w serwisie AsystentOS: kalkulator pytań do postępowania.

Gdzie znaleźć kalkulator odpowiedzi na pytania Pzp?

Termin odpowiedzi możesz wyliczyć za pomocą kalkulatora odpowiedzi na pytania Pzp.