Kwota na sfinansowanie zamówienia

W zamówieniach publicznych funkcjonują trzy kwoty, które brzmią podobnie, dotyczą tego samego przyszłego zakupu, a mimo to pełnią zupełnie różne funkcje: orientacyjna wartość zamówienia, szacunkowa wartość zamówienia oraz kwota, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Mylenie ich prowadzi do nieporozumień, a w przypadku tej ostatniej może mieć już bardzo konkretne skutki prawne.

Najprościej? Pierwsza kwota mówi mniej więcej, co Zamawiający planuje. Druga pozwala ustalić, według jakich przepisów powinien prowadzić postępowanie. Dopiero trzecia odpowiada na pytanie: ile rzeczywiście Zamawiający przewiduje wydać na realizację tego zamówienia. I to właśnie ona może zdecydować o tym, czy postępowanie będzie można unieważnić z powodu zbyt wysokiej ceny oferty.

Trzy kwoty, trzy różne zadania

Odczarujmy najpierw samo nazewnictwo. W praktyce wszystkie trzy wartości mogą dotyczyć dokładnie tego samego zakupu, ale powstają w różnych momentach i odpowiadają na inne pytania.

To rozróżnienie jest ważne także dlatego, że nie istnieje obowiązek, aby wszystkie trzy liczby były identyczne. Między przygotowaniem planu postępowań a otwarciem ofert mogą minąć miesiące. Zmieniają się ceny, zakres zamówienia, warunki rynkowe, stawki wynagrodzeń czy dostępność materiałów. Ustawodawca właśnie dlatego nie traktuje tych wartości zamiennie.

Orientacyjna wartość zamówienia – informacja z planu

Pierwszą kwotę spotykamy już na etapie planowania. Art. 23 Pzp zobowiązuje wskazanych Zamawiających publicznych do sporządzenia planu postępowań, w którym podaje się między innymi przedmiot zamówienia, przewidywany tryb lub procedurę, przewidywany termin wszczęcia oraz orientacyjną wartość zamówienia. Zamawiający ma również obowiązek zapewnić aktualność planu.

Wzór planu postępowań przesądza przy tym, że orientacyjną wartość podaje się bez podatku VAT, czyli netto.

Po co wykonawcy ta informacja? Przede wszystkim daje mu z wyprzedzeniem obraz skali przyszłego zamówienia. Inaczej przygotowuje się przecież do postępowania o wartości około 200 tys. zł, a inaczej do wielomilionowego zamówienia przekraczającego progi unijne. Plan postępowań jest zatem pewnego rodzaju radarem rynku: pozwala zobaczyć, czego można spodziewać się w kolejnych miesiącach.

Nie warto jednak przywiązywać się do tej liczby jak do przyszłego budżetu przetargu. Plan może być publikowany wiele miesięcy przed wszczęciem postępowania. W tym czasie zmieniają się ceny materiałów, energii, wynagrodzeń, transportu czy usług. Może zmienić się także sam zakres planowanego zakupu.

Ważne: obowiązek aktualizacji planu nie ogranicza się wyłącznie do sytuacji, w której zmiana wartości powoduje przejście z postępowania krajowego do unijnego albo odwrotnie. Ustawa wymaga po prostu, aby plan pozostawał aktualny. Zmiana mająca wpływ na próg jest oczywiście szczególnie istotna, ale nie jest jedynym możliwym powodem aktualizacji.

Orientacyjna wartość zamówienia jest więc dokładnie tym, co sugeruje jej nazwa: wartością orientacyjną. Nie jest ani wartością szacunkową w rozumieniu przepisów o szacowaniu zamówienia, ani deklaracją środków, które Zamawiający posiada na jego realizację.

Szacunkowa wartość zamówienia – po co naprawdę ją ustalamy?

Drugim etapem jest właściwe szacowanie wartości zamówienia. Tutaj wchodzimy już w przepisy art. 28 i następnych Pzp.

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Ustawodawca zabrania przy tym zaniżania wartości zamówienia albo wybierania sposobu jej obliczenia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.

To właśnie dlatego wartość szacunkowa interesuje później kontrolę. Odpowiada na pytanie, czy Zamawiający prawidłowo ocenił skalę zamówienia i w konsekwencji zastosował właściwe przepisy, terminy, sposób publikacji ogłoszeń czy procedurę.

Trzeba tutaj doprecyzować często powtarzaną zasadę dotyczącą terminów. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania w przypadku dostaw i usług oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy w przypadku robót budowlanych. Jeżeli po oszacowaniu nastąpi zmiana okoliczności mająca wpływ na wartość zamówienia, Zamawiający powinien dokonać jej zmiany przed wszczęciem postępowania.

To „nie wcześniej” jest istotne. Sens przepisu polega właśnie na tym, aby szacunek był możliwie świeży i odpowiadał warunkom rynkowym istniejącym w pobliżu wszczęcia postępowania.

W przypadku robót budowlanych ustawa wskazuje bardziej szczegółowe podstawy wyceny. Dla wykonania robót będzie to między innymi kosztorys inwestorski sporządzony na podstawie dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznych, a przy formule „zaprojektuj i wybuduj” - planowane koszty prac projektowych oraz robót określone w programie funkcjonalno-użytkowym.

W przypadku dostaw i usług ustawa pozostawia zamawiającemu większą swobodę metodologiczną. Kluczowy pozostaje obowiązek dochowania należytej staranności.

Wartość szacunkowa nie jest „podpowiedzią ceny” dla wykonawcy

To bardzo ważne rozróżnienie. Szacowanie wartości zamówienia nie służy temu, aby wykonawca wiedział, jaką cenę powinien zaoferować. Jest przede wszystkim elementem przygotowania postępowania i prawidłowego zastosowania przepisów.

Nie należy jednak mówić, że wartość szacunkowa nie ma w ustawie żadnej innej funkcji poza ustaleniem progu. Pzp wykorzystuje ją również w innych miejscach. Przykładowo art. 224 Pzp odwołuje się do wartości zamówienia powiększonej o VAT przy ocenie przesłanek związanych z rażąco niską ceną.

Wartość szacunkowa nie jest więc budżetem zamawiającego. Zamówienie może zostać prawidłowo oszacowane na 1 mln zł netto, podczas gdy z różnych przyczyn Zamawiający może dysponować inną kwotą na jego sfinansowanie.

Kwota, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

Dopiero teraz dochodzimy do trzeciej liczby - tej, która ma bezpośrednie znaczenie przy otwarciu ofert.

Art. 222 ust. 4 Pzp stanowi, że najpóźniej przed otwarciem ofert Zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

I tutaj zmienia się perspektywa. Nie pytamy już, ile zamówienie orientacyjnie może kosztować ani jaka jest jego wartość na potrzeby stosowania przepisów. Pytamy: jakie środki Zamawiający rzeczywiście przewiduje na sfinansowanie tego konkretnego zamówienia?

Komentarz UZP wskazuje, że powinna to być kwota wynikająca aktualnie z budżetu zamawiającego, planu finansowego lub innego dokumentu pełniącego podobną funkcję planistyczną.

Nie oznacza to oczywiście, że Zamawiający musi przed otwarciem ofert trzymać odpowiednią sumę w gotówce na rachunku. Chodzi o realne finansowanie przewidziane dla zamówienia, a nie hipotetyczny wynik wcześniejszego szacowania.

Jaka kwota, netto czy brutto? Tutaj najłatwiej się pomylić

Orientacyjna wartość zamówienia oraz szacunkowa wartość zamówienia są ustalane netto.

Inaczej należy patrzeć na kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia. Ma ona odzwierciedlać realny wydatek zamawiającego, dlatego w orzecznictwie KIO jest traktowana jako kwota brutto, obejmująca obciążenia, które Zamawiający rzeczywiście będzie musiał ponieść. Izba wyraźnie rozróżnia w tym zakresie wartość szacunkową netto od kwoty przeznaczonej na finansowanie zamówienia.

Dlatego porównywanie bezpośrednio wartości szacunkowej netto z ceną oferty brutto jest jednym z tych skrótów myślowych, które potrafią później niepotrzebnie komplikować postępowanie.

Dlaczego kwotę trzeba podać przed otwarciem ofert?

Moment publikacji nie jest przypadkowy. Mechanizm z art. 222 ust. 4 Pzp pełni bardzo istotną funkcję transparentnościową.

Wyobraźmy sobie postępowanie, w którym Zamawiający najpierw poznaje ceny ofert, a dopiero później deklaruje, ile miał przeznaczone na zamówienie. Jeżeli taka deklaracja mogłaby być swobodnie składana po otwarciu ofert, kwota mogłaby zostać dostosowana do wyniku postępowania. To otwierałoby drogę do arbitralnego decydowania, kiedy Zamawiający „ma pieniądze”, a kiedy ich „nie ma”.

Właśnie dlatego punkt odniesienia musi powstać zanim Zamawiający pozna ceny ofert.

KIO w wyroku z 15 lipca 2025 r., sygn. KIO 2405/25, zwróciła uwagę, że regulacja ta służy transparentności i eliminuje możliwość manipulowania wysokością kwoty już po zapoznaniu się z ofertami. Izba jednocześnie podkreśliła, że celem przepisu nie jest podpowiadanie wykonawcom, jak mają kształtować swoje ceny.

Można więc spojrzeć na art. 222 ust. 4 Pzp jako na jeden z prostszych, ale bardzo skutecznych mechanizmów zabezpieczających równość i przejrzystość postępowania. Dobrze koresponduje to z ogólnymi zasadami z art. 16 Pzp: uczciwą konkurencją, równym traktowaniem wykonawców i przejrzystością.

Kiedy publikować kwotę na sfinansowanie zamówienia?

Ustawa nie wskazuje jednego obowiązkowego momentu publikacji. Określa jedynie moment graniczny: najpóźniej przed otwarciem ofert.

UZP wskazuje wprost, że informacja może zostać udostępniona zarówno przed upływem terminu składania ofert, jak i po tym terminie, byle nastąpiło to przed otwarciem. Takie stanowisko potwierdza również KIO.

To oznacza, że Zamawiający ma tutaj przestrzeń do podjęcia decyzji strategicznej.

Standard: po terminie składania, ale przed otwarciem ofert

W większości postępowań za najbezpieczniejszy standard można uznać publikację kwoty po upływie terminu składania ofert, ale jeszcze przed ich otwarciem.

Dlaczego? Wykonawcy złożyli już wtedy oferty i nie mogą dostosować ich cen do właśnie ujawnionego budżetu. Jednocześnie Zamawiający wykonuje obowiązek ustawowy, zanim pozna ceny.

KIO w sprawie KIO 2405/25 zaakceptowała sytuację, w której informacja została udostępniona w ostatnim dopuszczalnym przez ustawę momencie, bezpośrednio przed otwarciem. Sam fakt, że Wykonawcy nie znali jej wcześniej, nie oznaczał naruszenia prawa.

Z perspektywy praktycznej ma to jeszcze jedną zaletę: nie tworzymy kotwicy cenowej. Jeżeli wykonawca zna przed złożeniem oferty budżet zamawiającego, informacja ta może wpływać na sposób kalkulacji ceny – nawet jeżeli wcześniej rynek wyceniałby świadczenie inaczej.

Kiedy wcześniejsza publikacja może mieć sens?

Nie znaczy to, że wcześniejsze ujawnienie kwoty jest błędem. Jeżeli Zamawiający ma bardzo sztywny budżet i chce możliwie wcześnie zasygnalizować rynkowi jego ograniczenie, taka decyzja może mieć wartość praktyczną.

Wykonawcy mogą jeszcze podczas terminu składania ofert zwrócić uwagę, że przy określonym zakresie lub wymaganiach realizacja zamówienia w takim budżecie będzie bardzo trudna. Mogą zadawać pytania dotyczące dokumentacji albo wskazywać rozwiązania wpływające na koszty.

Tylko trzeba jasno oddzielić dwie rzeczy: jest to decyzja dotycząca sposobu komunikacji z rynkiem, a nie cel art. 222 ust. 4 Pzp. Sam przepis nie został stworzony po to, aby Wykonawcy dostosowywali oferty do dostępnego budżetu.

Jeżeli więc nie ma konkretnego powodu, aby ujawniać kwotę wcześniej, publikacja po terminie składania ofert, a przed ich otwarciem pozostaje bardzo rozsądnym punktem wyjścia.

Czy kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia można zmienić?

Tutaj szczególnie ważne jest rozróżnienie dwóch sytuacji: zwiększenia i zmniejszenia kwoty.

Kwotę można zwiększyć

Art. 255 pkt 3 Pzp zakłada wprost możliwość zwiększenia finansowania. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli cena lub koszt najkorzystniejszej oferty albo oferta z najniższą ceną przekracza kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.

Załóżmy więc, że przed otwarciem Zamawiający podał 1 000 000 zł, a najkorzystniejsza oferta wynosi 1 050 000 zł. Samo przekroczenie budżetu nie oznacza jeszcze, że postępowanie musi się zakończyć. Jeżeli Zamawiający może znaleźć dodatkowe 50 tys. zł i chce zwiększyć finansowanie, może to zrobić.

Co równie ważne, nie ma obowiązku poszukiwania dodatkowych pieniędzy za wszelką cenę. KIO w sprawie KIO 2405/25 wskazała, że decyzja o zwiększeniu finansowania należy do zamawiającego. Izba nie może nakazać mu znalezienia dodatkowych środków ani ingerować w jego gospodarkę finansową w ten sposób.

To jest uprawnienie, nie obowiązek.

A zmniejszyć?

Tutaj sytuacja wygląda odwrotnie.

W orzecznictwie KIO mocno wybrzmiewa stanowisko, że kwota udostępniona przed otwarciem ofert stanowi minimalny punkt odniesienia dla możliwości zastosowania art. 255 pkt 3 Pzp: może zostać zwiększona, ale nie powinna być później obniżana po poznaniu ofert.

W wyroku z 2 lipca 2025 r., sygn. KIO 2194/25, Izba wskazała, że kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia nie może zostać obniżona w sposób pozwalający następnie stworzyć podstawę do unieważnienia postępowania. Podobne podejście znajdziemy w sprawie KIO 3551/23.

I tutaj właśnie ujawnia się sens całej konstrukcji. Gdyby Zamawiający po otwarciu ofert mógł powiedzieć: „mieliśmy milion, ale teraz jednak mamy 800 tys.”, a następnie unieważnić postępowanie dlatego, że najlepsza oferta kosztuje 900 tys. zł, obowiązek publikacji kwoty przed otwarciem traciłby znaczenie.

Dlatego kwoty podanej przed otwarciem nie należy traktować jak ruchomego suwaka, którym można później zarządzać zależnie od wyniku przetargu.

A jeśli Zamawiający przez pomyłkę poda za dużo?

To jedna z bardziej bolesnych pomyłek.

Jeżeli Zamawiający udostępni przed otwarciem ofert kwotę wyższą niż rzeczywiście chciał przeznaczyć, a następnie najkorzystniejsza prawidłowa oferta zmieści się w tej kwocie, nie będzie mógł po prostu obniżyć budżetu i powołać się na art. 255 pkt 3 Pzp.

Nie oznacza to jednak, że KIO „każe zamawiającemu się zapożyczyć”. Takie sformułowanie byłoby zbyt daleko idące. Izba może natomiast zakwestionować unieważnienie postępowania i nakazać jego cofnięcie oraz ponowienie czynności badania lub oceny ofert. Tak właśnie wyglądają skutki w sprawach, w których Zamawiający próbuje oprzeć unieważnienie na niedostępności środków, mimo że oferta mieści się w prawidłowym punkcie odniesienia.

Wniosek praktyczny jest prosty: przed publikacją tę jedną liczbę naprawdę warto sprawdzić dwa razy.

Co zrobić, gdy wszystkie oferty przekraczają budżet?

Przekroczenie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia daje możliwość zastosowania art. 255 pkt 3 Pzp, ale nie tworzy automatycznego obowiązku natychmiastowego unieważnienia postępowania.

Najpierw Zamawiający musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy może i chce zwiększyć finansowanie do poziomu ceny najkorzystniejszej oferty.

Jeżeli nie – może skorzystać z podstawy unieważnienia. Jeżeli ma możliwość przesunięcia środków i zdecyduje się to zrobić – postępowanie może być kontynuowane. UZP wskazuje również, że jeżeli wszystkie złożone oferty przekraczają dostępny budżet i Zamawiający wie, że nie zwiększy kwoty, przepisy pozwalają zakończyć postępowanie bez wykonywania czynności, które nie zmienią tego rezultatu.

Warto też uważać na jedno sformułowanie: Zamawiający nie musi „udowadniać, że zrobił wszystko”, aby znaleźć dodatkowe środki. To on odpowiada za swój budżet i podejmuje decyzję, czy może go zwiększyć.

Kwota na sfinansowanie zamówienia przy podziale na części

Podział zamówienia na części dobrze pokazuje, dlaczego wszystkich trzech omawianych wartości nie można wrzucać do jednego worka.

Przy ustalaniu wartości szacunkowej zasadą jest sumowanie wartości części. Art. 30 Pzp wskazuje, że jeżeli Zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części. Analogiczne reguły dotyczą określonych dostaw.

Nie możemy więc powiedzieć, że „każda część jest zawsze odrębnym zamówieniem” na potrzeby szacowania i ustalania progu. Mogłoby to prowadzić dokładnie do tego, czemu przepisy o agregacji mają zapobiegać – sztucznego zaniżania wartości.

Inaczej trzeba spojrzeć na kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia. Tutaj sensowne i bezpieczne jest określenie jej odrębnie dla każdej części.

Dlaczego? Art. 259 Pzp przewiduje, że w postępowaniu, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych, przesłanki unieważnienia stosuje się odpowiednio do poszczególnych części. Jedna część może więc zostać unieważniona, a w drugiej Zamawiający może wybrać ofertę i zawrzeć umowę.

Gdyby Zamawiający podał wyłącznie jedną zbiorczą kwotę dla dziesięciu części, po otwarciu ofert pojawiłoby się pytanie, jaka część pieniędzy była wcześniej przypisana do każdej z nich. A właśnie takiej swobody w przesuwaniu punktu odniesienia już po poznaniu ofert powinniśmy unikać.

Jeżeli rozstrzygamy możliwość unieważnienia każdej części osobno, kwota finansowania również powinna pozwalać na takie osobne porównanie.

Co z prawem opcji?

Prawo opcji ujawnia jeszcze jedną ciekawą różnicę pomiędzy wartością szacunkową a finansowaniem.

Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia bierze się pod uwagę maksymalny zakres zamówienia, w tym prawo opcji i wznowienia. Wynika to z art. 31 ust. 2 Pzp.

Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia pełni inną funkcję. W wyroku KIO 2194/25 Izba analizowała właśnie relację pomiędzy zakresem podstawowym a opcjonalnym i podkreślała konieczność jednoznacznego określenia, czego dotyczy podana kwota. Jeżeli Zamawiający chce komunikować również środki związane z opcją, powinien wyraźnie oddzielić je od finansowania zakresu gwarantowanego.

To bardzo praktyczna zasada: nie publikuj jednej liczby, jeżeli później trzeba będzie tłumaczyć, jaka jej część dotyczy zamówienia podstawowego, a jaka przyszłej i niepewnej opcji.

Co się stanie, jeżeli Zamawiający nie poda kwoty?

Art. 222 ust. 4 Pzp ustanawia obowiązek, więc nieopublikowanie informacji przed otwarciem ofert jest naruszeniem ustawy.

Jednocześnie samo takie uchybienie nie zostało wskazane w art. 255 Pzp jako automatyczna podstawa do unieważnienia całego postępowania. Nie działa więc prosty mechanizm: „zapomnieliśmy o kwocie, musimy unieważnić przetarg”.

Znacznie większy problem pojawia się później, gdy Zamawiający chciałby wykorzystać brak wystarczających środków jako podstawę unieważnienia.

Sens art. 222 ust. 4 polega przecież na stworzeniu obiektywnego punktu odniesienia przed poznaniem cen ofert. KIO podkreśla, że taki moment publikacji zabezpiecza postępowanie przed późniejszym manipulowaniem wysokością finansowania.

Dlatego „naprawienie” sytuacji przez podanie kwoty dopiero po otwarciu ofert nie cofa naruszenia i nie daje takiego samego bezpiecznego punktu odniesienia dla art. 255 pkt 3 Pzp, jak prawidłowa publikacja przed otwarciem. Budowanie decyzji o unieważnieniu na kwocie ujawnionej dopiero po poznaniu cen ofert byłoby obarczone bardzo wysokim ryzykiem odwoławczym.

Jeżeli taka sytuacja rzeczywiście wystąpi, warto potraktować ją jako przypadek wymagający indywidualnej oceny prawnej, a nie próbować „dopublikować” liczbę i zachowywać się tak, jakby nic się nie wydarzyło.

Najbezpieczniejsza praktyka zamawiającego

Jeżeli mielibyśmy sprowadzić całość do jednego modelu działania, wyglądałby on następująco:

W praktyce warto dodatkowo zautomatyzować sam moment publikacji, bo jest to czynność prosta, ale jej przeoczenie może mieć bardzo kosztowne konsekwencje. Jeżeli postępowanie jest prowadzone na platformazakupowa.pl, można wykorzystać mechanizm publikowania komunikatu z kwotą w odpowiednim momencie, tak aby informacja pojawiła się po zamknięciu składania ofert, ale jeszcze przed ich otwarciem. W publicznych postępowaniach prowadzonych na platformie można zobaczyć takie komunikaty publikowane właśnie w tej sekwencji czasowej.

To dobry przykład automatyzacji, która nie zastępuje decyzji zamawiającego, ale usuwa ryzyko związane z pamiętaniem o kolejnej ręcznej czynności w najbardziej intensywnym momencie postępowania.

Podsumowanie: nie pytaj „która kwota jest prawdziwa?”

Wszystkie trzy są prawdziwe. Po prostu każda mówi o czymś innym.

Orientacyjna wartość zamówienia pozwala rynkowi odpowiednio wcześnie zobaczyć skalę tego, co Zamawiający planuje. Szacunkowa wartość zamówienia pozwala zamawiającemu prawidłowo przygotować procedurę i wykazać, że zastosował właściwe przepisy. Dopiero kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia pokazuje realny poziom finansowania, do którego odnosimy później ceny ofert.

Największy błąd powstaje wtedy, gdy zaczynamy przenosić funkcję jednej kwoty na drugą. Wartość szacunkowa nie jest budżetem. Budżet nie jest wartością szacunkową. A orientacyjna wartość z planu nie jest obietnicą, ile Zamawiający wyda kilka miesięcy później.

Szczególnej ostrożności wymaga ta ostatnia liczba. Kwota z art. 222 ust. 4 Pzp musi zostać ujawniona przed otwarciem ofert właśnie dlatego, że od tej chwili staje się obiektywnym punktem odniesienia. Można później zdecydować, że pieniędzy znajdziemy więcej. Nie powinno się natomiast po poznaniu ofert przesuwać tego punktu w dół tylko po to, aby stworzyć sobie podstawę do unieważnienia postępowania.

I być może właśnie tak najłatwiej zapamiętać różnicę: plan mówi „czego mniej więcej się spodziewamy”, szacowanie mówi „w jakiej procedurze działamy”, a kwota na sfinansowanie mówi „ile realnie przewidzieliśmy na zakup”.

Najczęściej zadawane pytania:

Czy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia jest netto czy brutto?

Co do zasady należy traktować ją jako kwotę brutto, ponieważ ma odzwierciedlać rzeczywisty wydatek zamawiającego. Takie rozróżnienie pomiędzy szacunkową wartością netto a finansowaniem brutto przyjmuje również orzecznictwo KIO.

Czy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia musi być równa wartości szacunkowej powiększonej o VAT?

Nie. Są to dwie różne instytucje pełniące inne funkcje. Wartość szacunkowa służy między innymi ustaleniu reżimu prawnego, natomiast kwota z art. 222 ust. 4 Pzp wynika z aktualnych możliwości i planów finansowych zamawiającego. Orzecznictwo KIO wyraźnie dopuszcza różnicę między tymi wartościami.

Kiedy najpóźniej trzeba podać kwotę na sfinansowanie zamówienia?

Najpóźniej przed otwarciem ofert. Ustawa nie wymaga, aby Wykonawcy znali ją przed terminem składania ofert.

Czy można podać kwotę już w SWZ?

Tak. Przepisy określają końcowy, a nie początkowy moment jej publikacji. Trzeba jednak rozważyć, czy wcześniejsze ujawnienie budżetu jest korzystne z punktu widzenia strategii zakupowej, ponieważ może oddziaływać na sposób kalkulowania cen przez wykonawców.

Czy Zamawiający może zwiększyć kwotę po otwarciu ofert?

Tak. Art. 255 pkt 3 Pzp wprost przewiduje możliwość zwiększenia kwoty do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty. Jest to jednak uprawnienie zamawiającego, a nie jego obowiązek.

Czy Zamawiający musi szukać dodatkowych pieniędzy, jeżeli oferta jest droższa od budżetu?

Nie. KIO potwierdza, że Zamawiający nie ma obowiązku pozyskiwania dodatkowych środków, a Izba nie może nakazać mu zwiększenia finansowania.

Czy po otwarciu ofert można obniżyć wcześniej podaną kwotę?

Nie należy tego robić w celu stworzenia podstawy do unieważnienia postępowania. Orzecznictwo KIO traktuje ujawnioną kwotę jako minimalny punkt odniesienia dla art. 255 pkt 3 Pzp: może ona zostać zwiększona, lecz nie można po poznaniu ofert obniżyć jej i na tej podstawie twierdzić, że zabrakło środków.

Czy przekroczenie kwoty przez najkorzystniejszą ofertę automatycznie oznacza unieważnienie?

Nie. Zamawiający może zwiększyć finansowanie i kontynuować postępowanie. Dopiero jeżeli nie może lub nie chce zwiększyć kwoty, może znaleźć zastosowanie art. 255 pkt 3 Pzp.

Czy przy zamówieniu podzielonym na części wystarczy podać jedną łączną kwotę?

Bezpiecznym i przejrzystym rozwiązaniem jest wskazanie kwoty osobno dla każdej części. Przesłanki unieważnienia stosuje się bowiem do poszczególnych części odrębnie, więc również punkt odniesienia finansowego powinien pozwalać na jednoznaczną ocenę każdej z nich.

Czy wartości części sumuje się przy szacowaniu zamówienia?

Co do zasady tak. Przy szacowaniu wartości nie można utożsamiać części z całkowicie niezależnymi zamówieniami. Art. 30 Pzp nakazuje w przewidzianych w nim przypadkach uwzględnić łączną wartość wszystkich części.

Co jeżeli Zamawiający zapomni opublikować kwotę przed otwarciem ofert?

Dochodzi do naruszenia art. 222 ust. 4 Pzp. Samo uchybienie nie jest wymienione jako automatyczna przesłanka unieważnienia postępowania, ale późniejsze powoływanie się na art. 255 pkt 3 Pzp staje się prawnie bardzo ryzykowne, ponieważ kwota nie została ustalona publicznie przed poznaniem cen ofert.