Jak udzielić zamówienia w progu unijnym w 14 dni?
Sześćdziesiąt, siedemdziesiąt, a niekiedy dziewięćdziesiąt dni. Tyle potrafi upłynąć od wszczęcia przetargu nieograniczonego powyżej progów unijnych do podpisania umowy. Tymczasem kierownik jednostki oczekuje szybkiego zakupu, komórka merytoryczna pyta o termin realizacji, a dział zamówień publicznych próbuje pogodzić te oczekiwania z ustawowymi terminami. Co jednak, gdyby zamówienie unijne można było zrealizować w około 14 dni? Dynamiczny system zakupów (DSZ) daje Ci taką możliwość.
Nie oznacza to obchodzenia przepisów ani cudownego skrócenia terminów. Dynamiczny system zakupów pozwala wcześniej wykonać znaczną część pracy organizacyjnej i formalnej, aby kolejnych zamówień udzielać w znacznie krótszych procedurach. To rozwiązanie szczególnie interesujące dla organizacji realizujących powtarzalne zakupy, takich jak jednostki Policji, nadleśnictwa, uczelnie czy duże struktury administracyjne. Warunek jest jednak jeden: wszyscy muszą zrozumieć, że szybkie zamówienia wymagają wcześniejszej współpracy.
Wyobraźmy sobie sytuację, którą zna prawdopodobnie każdy specjalista ds. zamówień publicznych. Komórka merytoryczna przekazuje wniosek o wszczęcie postępowania. Zakup jest pilny, środki finansowe zostały zabezpieczone, a kierownik jednostki oczekuje podpisania umowy możliwie szybko.
Problem w tym, że zamówienie przekracza progi unijne i trzeba przeprowadzić przetarg nieograniczony.
Zacznijmy od terminów. W typowym przetargu nieograniczonym, przy elektronicznym składaniu ofert, minimalny termin na ich złożenie może wynosić 30 dni. To już miesiąc, podczas którego Zamawiający nie może po prostu otworzyć ofert i podpisać umowy. W międzyczasie Wykonawcy analizują dokumentację i kierują pytania dotyczące jej treści.
Wystarczy, że pojawi się konieczność wyjaśnienia istotnych kwestii lub zmiany dokumentacji, aby termin składania ofert trzeba było odpowiednio wydłużyć. Z trzydziestu dni robi się trzydzieści pięć, czasem czterdzieści. Nie jest to żaden nadzwyczajny scenariusz. W zamówieniach publicznych pytania Wykonawców są naturalnym elementem konkurencyjnego postępowania.
Po otwarciu ofert rozpoczyna się kolejny etap. Zamawiający musi zbadać dokumenty, zweryfikować zgodność ofert z wymaganiami, ewentualnie poprawić omyłki, wezwać Wykonawców do wyjaśnień lub uzupełnień. Każde wezwanie oznacza dodatkowy czas na odpowiedź, a weekendy i dni wolne potrafią jeszcze wydłużyć kalendarz.
Następnie przychodzi wybór najkorzystniejszej oferty. W standardowej sytuacji Zamawiającego obowiązuje jeszcze dziesięciodniowy okres oczekiwania na zawarcie umowy, czyli standstill.
Zróbmy proste zestawienie:
Czynność | Przykładowy czas |
Termin składania ofert | 30 dni |
Wydłużenie terminu związane z pytaniami | 5 dni |
Badanie, ocena i ewentualne wezwania | 15 dni |
Standstill | 10 dni |
Łącznie | 60 dni |
To ilustracyjny harmonogram, a nie ustawowo określony minimalny czas trwania przetargu. Poszczególne czynności mogą zajmować mniej lub więcej czasu, zaś nie wszystkie wezwania mają identyczne terminy odpowiedzi.
W praktyce jednak 60 dni nie jest żadną szczególnie pesymistyczną prognozą. Przy bardziej złożonych zamówieniach czas od wszczęcia do zawarcia umowy może zbliżyć się do 90 dni, a nawet go przekroczyć.
I teraz najważniejsze. Przez cały ten okres dział zamówień publicznych słyszy jedno pytanie: kiedy będzie umowa?
Kierownik jednostki patrzy na termin realizacji zadania. Komórka merytoryczna widzi pilną potrzebę. Zamówieniowiec widzi kalendarz wynikający z Pzp, którego nie można dowolnie skrócić tylko dlatego, że wniosek trafił do niego zbyt późno.
Trudno o bardziej klasyczny przykład konfliktu między oczekiwaniami organizacji a realiami procedury zakupowej.
Tymczasem Pzp przewiduje mechanizm, który pozwala zasadniczo zmienić ten scenariusz.
Wyobraźmy sobie, że ta sama jednostka nie musi już rozpoczynać kolejnego przetargu nieograniczonego. Ma wcześniej ustanowiony dynamiczny system zakupów, w którym znajdują się Wykonawcy dopuszczeni do ubiegania się o zamówienia określonej kategorii.
Komórka merytoryczna zgłasza potrzebę zakupu. Przygotowany zostaje opis przedmiotu zamówienia oraz formularz cenowy. Zamawiający zaprasza do składania ofert wszystkich Wykonawców dopuszczonych do właściwej kategorii DSZ, wyznaczając minimalny dziesięciodniowy termin.
Po upływie terminu Zamawiający otwiera oferty, przeprowadza ich badanie i ocenę, a następnie wybiera najkorzystniejszą.
I teraz pojawia się jedna z najważniejszych różnic.
Zgodnie z art. 264 ust. 2 pkt 2 Pzp Zamawiający nie musi zachowywać dziesięciodniowego okresu standstill przy udzielaniu zamówienia w ramach DSZ. Umowę można zatem zawrzeć bez obowiązkowego oczekiwania po wyborze oferty, z uwzględnieniem pozostałych przepisów dotyczących jej zawarcia.
Jeżeli dokumentacja została dobrze przygotowana, oferty są prawidłowe, a ich ocena nie wymaga długotrwałych wyjaśnień, całe zamówienie wykonawcze może zamknąć się w około 14 dni.
Element | Przetarg nieograniczony | DSZ |
Minimalny termin składania ofert | Zwykle 30 dni przy elektronicznym składaniu ofert | 10 dni |
Kwalifikacja Wykonawców | W ramach danego postępowania | Wcześniej, przy dopuszczeniu do systemu |
Badanie i ocena ofert | Tak | Tak |
Obowiązkowy standstill | Co do zasady 10 dni | Nie |
Praktyczny czas do umowy | Nierzadko 60-90 dni | Nawet około 14 dni |
Oczywiście 14 dni nie jest terminem gwarantowanym przez ustawę. To możliwy scenariusz dla sprawnie przeprowadzonego zamówienia wykonawczego w działającym już systemie. Czas potrzebny na wcześniejsze ustanowienie DSZ należy rozpatrywać osobno.
Z perspektywy kierownika jednostki różnica jest jednak zasadnicza. Zamiast organizować pracę wokół wielotygodniowego postępowania, można przygotować mechanizm pozwalający znacznie szybciej reagować na bieżące potrzeby.
Dynamiczny system zakupów to uregulowany w art. 316-324 Pzp, w pełni elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych. Jest przeznaczony do nabywania ogólnie dostępnych na rynku dostaw, usług i robót budowlanych, których cechy odpowiadają wymaganiom Zamawiającego.
DSZ ustanawia się w przypadku zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Do jego funkcjonowania stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przetargu ograniczonego, z odrębnościami przewidzianymi dla dynamicznego systemu zakupów.
Cała koncepcja jest stosunkowo prosta. Zamawiający przygotowuje system obejmujący określone rodzaje zakupów, kwalifikuje Wykonawców spełniających wymagania, a następnie korzysta z tej przygotowanej infrastruktury przy kolejnych zamówieniach.
DSZ można podzielić na kategorie odpowiadające rodzajowi dostaw, usług lub robót budowlanych, wielkości późniejszych zamówień czy obszarowi geograficznemu ich realizacji.
Najważniejsze jest jednak to, że system pozostaje otwarty. Wykonawcy mogą ubiegać się o dopuszczenie przez cały okres jego funkcjonowania. Nie ma ograniczenia liczby uczestników, którzy spełniają wymagania Zamawiającego.
To odróżnia DSZ od rozwiązań opartych na zamkniętym katalogu Wykonawców i pozwala zachować konkurencję również w wieloletnim horyzoncie.
Pierwszy etap obejmuje ustanowienie systemu i dopuszczanie Wykonawców. Zamawiający publikuje ogłoszenie, przygotowuje dokumenty określające zasady funkcjonowania DSZ i wyznacza pierwotny termin składania wniosków, który nie może być krótszy niż 30 dni.
Następnie przeprowadza kwalifikację podmiotową Wykonawców, badając podstawy wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału, jeżeli zostały określone. Do pierwszego zamówienia wykonawczego można przystąpić po zakończeniu wymaganej kwalifikacji Wykonawców, którzy złożyli wnioski w pierwotnym terminie.
Drugi etap to udzielanie zamówień wykonawczych. Zamawiający zaprasza wszystkich dopuszczonych Wykonawców z odpowiedniej kategorii, wyznacza termin składania ofert, przeprowadza ich ocenę i udziela zamówienia.
Nie trzeba już za każdym razem przechodzić od początku przez pełną procedurę ustanawiania systemu.
Jednym z najbardziej niedocenianych problemów organizacyjnych zamówień publicznych jest powtarzalność procedur.
Zamawiający organizuje przetarg, wybiera ofertę i podpisuje umowę. Po kilku miesiącach pojawia się ponowna potrzeba zakupu podobnego asortymentu. Trzeba przygotować kolejne postępowanie, ponownie opublikować ogłoszenie, wyznaczyć terminy, przeprowadzić wymagane czynności i dokonać wyboru.
Podobnie wygląda sytuacja, gdy postępowanie zostanie unieważnione. Potrzeba zakupowa przecież nie znika tylko dlatego, że procedura nie zakończyła się zawarciem umowy. Zamawiający musi ponownie zorganizować zakup.
W DSZ organizacja może działać inaczej.
Jeżeli konkretne zamówienie wykonawcze zostanie unieważnione, nie oznacza to konieczności ustanawiania całego dynamicznego systemu zakupów od nowa. W ramach istniejącego systemu można przygotować kolejne zamówienie wykonawcze, z uwzględnieniem przyczyn wcześniejszego unieważnienia.
Analogicznie, gdy jednostka zrealizuje zakup w marcu, ale w maju pojawi się ponowna potrzeba, nie trzeba uruchamiać kolejnego pełnego przetargu nieograniczonego. Można przeprowadzić następne zamówienie wykonawcze w ramach ustanowionego DSZ.
Nie oznacza to możliwości pomijania obowiązków dotyczących opisu przedmiotu zamówienia, zasad konkurencji czy badania ofert. Oznacza natomiast wyeliminowanie części powtarzalnych czynności, które wcześniej trzeba było wykonywać przy każdym nowym postępowaniu.
Dynamiczny system zakupów nie musi ograniczać liczby zakupów. Pozwala ograniczyć liczbę sytuacji, w których organizacja rozpoczyna cały proces formalny od początku.
Potencjał DSZ szczególnie dobrze widać w organizacjach posiadających wiele jednostek i realizujących podobne zakupy w różnych terminach.
Wyobraźmy sobie regionalną strukturę Lasów Państwowych. Poszczególne nadleśnictwa kupują odzież roboczą, narzędzia, materiały budowlane, kruszywa czy standardowe wyposażenie. Rodzaje zakupów bywają podobne, ale termin wystąpienia potrzeby nie musi być identyczny.
W klasycznym modelu można przygotować duży przetarg obejmujący wiele jednostek i części. Takie rozwiązanie ma zalety, ale wymaga zgromadzenia, uzgodnienia i zsynchronizowania potrzeb w jednym czasie.
W odpowiednio zaprojektowanym DSZ możliwe jest inne podejście.
Nadleśnictwo A potrzebuje materiałów w marcu, a nadleśnictwo B w maju. Jednostki mogą korzystać z wcześniej przygotowanego systemu, organizując zamówienia wykonawcze w terminach odpowiadających ich rzeczywistym potrzebom, o ile zostały prawidłowo objęte modelem korzystania z DSZ i posiadają odpowiednie kompetencje.
Podobną logikę można zastosować w Policji, gdzie różne jednostki potrzebują wyposażenia kwaterunkowego, sprzętu teleinformatycznego, pojazdów czy materiałów eksploatacyjnych.
W dużej organizacji centralne ustanowienie systemu i zarządzanie kwalifikacją Wykonawców może zostać połączone ze zdecentralizowanym przygotowaniem konkretnych potrzeb zakupowych.
Nie trzeba przy tym tworzyć wieloczęściowego zamówienia wykonawczego tylko dlatego, że kilka jednostek kupuje podobny asortyment. Każda potrzeba może być obsługiwana w odpowiednim terminie, jeżeli mieści się w zakresie systemu i przyjętym modelu udzielania zamówień.
Nie jest to automatyczne upoważnienie dowolnej jednostki do samodzielnego działania. Już podczas projektowania DSZ należy prawidłowo określić Zamawiających korzystających z systemu, zakres kompetencji oraz zasady wspólnego lub centralnego udzielania zamówień.
DSZ nie jest rozwiązaniem wyłącznie teoretycznym. Przykładem jest Politechnika Warszawska, która ustanowiła dynamiczny system zakupów na dostawy materiałów do konserwacji i remontów.
Innym przykładem jest Uniwersytet Wrocławski, który ustanowił system obejmujący dostawy materiałów reklamowych, promocyjnych, pamiątkowych i kolekcjonerskich. Dokumentacja tego DSZ przewiduje przyjmowanie wniosków o dopuszczenie przez cały okres funkcjonowania systemu.
Przykładów dostarcza również Komenda Wojewódzka Policji w Szczecinie, prowadząca dynamiczne systemy zakupów dla określonych kategorii dostaw.
Te realizacje pokazują, że DSZ można wykorzystać zarówno dla stosunkowo prostych i powtarzalnych asortymentów, jak i bardziej zróżnicowanych potrzeb zakupowych. Kluczowe pozostaje właściwe zdefiniowanie zakresu systemu.
W tradycyjnym modelu powtarzalnych zakupów Zamawiający wielokrotnie wraca do problemu szacowania wartości zamówienia. Kolejna potrzeba oznacza konieczność ustalenia wartości, zweryfikowania zasad agregacji i określenia właściwej procedury.
Przy DSZ część tego wysiłku można wykonać wcześniej.
Zgodnie z art. 32 Pzp podstawą ustalenia wartości dynamicznego systemu zakupów jest maksymalna przewidywana wartość wszystkich zamówień, których Zamawiający zamierza udzielić w całym okresie obowiązywania systemu.
Oznacza to konieczność spojrzenia na potrzeby z odpowiednio długiej perspektywy. Zamawiający nie analizuje wyłącznie najbliższego zakupu, lecz planuje maksymalny zakres zamówień przewidzianych w DSZ.
To ważna różnica organizacyjna.
Jeżeli system zostanie prawidłowo oszacowany i zaprojektowany na kilka lat, nie trzeba przy każdym zamówieniu wykonawczym powtarzać całego procesu ustalania wartości systemu oraz ponownie rozstrzygać, jaki tryb należy zastosować ze względu na łączną wartość zakupów objętych DSZ.
Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku kontrolowania zakresu i wartości późniejszych zakupów. Zamawiający musi nadal dbać o to, aby zamówienia wykonawcze mieściły się w granicach ustanowionego systemu, a jego wykorzystanie nie służyło obchodzeniu przepisów o szacowaniu wartości.
Z punktu widzenia organizacji najważniejsze jest jednak coś innego: praca związana z planowaniem i szacowaniem może zostać skoncentrowana na początku, zamiast powracać w pełnym zakresie przy każdym kolejnym zakupie.
To kolejny argument przemawiający za tym, aby w projektowanie DSZ zaangażować komórki merytoryczne, które najlepiej znają przyszłe potrzeby organizacji.
Dynamiczny system zakupów nie oznacza, że Zamawiający raz sprawdza Wykonawców i przez kolejne lata zapomina o ich sytuacji podmiotowej.
Wykonawca dopuszczony do DSZ może przecież po pewnym czasie przestać spełniać warunki udziału lub znaleźć się w sytuacji uzasadniającej wykluczenie. Sam fakt wcześniejszego dopuszczenia nie daje bezterminowej gwarancji aktualności dokumentów.
Art. 322 Pzp pozwala Zamawiającemu w dowolnym momencie funkcjonowania systemu wezwać dopuszczonych Wykonawców do złożenia nowego i zaktualizowanego JEDZ w terminie pięciu dni roboczych od przekazania wezwania. Odpowiednie zastosowanie znajdują również przepisy dotyczące podmiotowych środków dowodowych.
W praktyce daje to możliwość zaprojektowania cyklicznych przeglądów kwalifikacji Wykonawców.
Przykładowo centrala organizacji może przyjąć zasadę, że dwa razy w roku przeprowadza uporządkowaną weryfikację aktualności sytuacji podmiotowej uczestników DSZ. Zamawiający wysyła odpowiednie wezwania, analizuje otrzymane dokumenty i podejmuje wymagane działania w odniesieniu do Wykonawców, których sytuacja uległa zmianie.
Takie podejście pozwala ograniczyć wielokrotne badanie tych samych informacji przy każdym kolejnym zamówieniu wykonawczym.
Nie należy jednak mylić planowego przeglądu z automatycznym przedłużeniem ważności wszystkich dokumentów. Weryfikacja musi odpowiadać wymaganiom Pzp, a w razie stwierdzenia podstaw wykluczenia lub utraty spełniania warunków Zamawiający powinien podjąć odpowiednie czynności.
Tu pojawia się ważna konsekwencja organizacyjna. DSZ może zmniejszyć liczbę powtarzalnych czynności wykonywanych w związku z każdym zakupem, ale jednocześnie zwiększyć obciążenie działu zamówień w określonych okresach roku.
Przy ustanawianiu systemu trzeba przygotować dokumentację i przeprowadzić kwalifikację pierwotnej grupy Wykonawców. W trakcie funkcjonowania DSZ należy obsługiwać nowe wnioski o dopuszczenie, które co do zasady wymagają rozpatrzenia w ciągu 10 dni od wpływu, z przewidzianymi w ustawie możliwościami przedłużenia tego terminu.
Dodatkowo organizacja może wyznaczyć okresy zbiorczej aktualizacji kwalifikacji uczestników, przeglądu kategorii zakupowych czy planowania kolejnych zakupów.
W takim modelu część pracy zostaje skoncentrowana w zaplanowanych momentach. Dział zamówień musi posiadać odpowiednie zasoby, aby ją wykonać, ale późniejsze zamówienia mogą przebiegać zdecydowanie sprawniej.
DSZ nie usuwa obowiązków. Pozwala je lepiej rozłożyć, uporządkować i ograniczyć ich zbędne powtarzanie.
Przyspieszenie procedury wynikające z przepisów to jedno. Równie duży potencjał może kryć się w sposobie przygotowywania i oceniania ofert.
W tradycyjnym postępowaniu Zamawiający często otrzymuje formularze cenowe w formacie PDF lub Excel. Dane trzeba porównać, sprawdzić wartości netto i brutto, poprawność zastosowanych stawek VAT oraz sumowanie poszczególnych pozycji.
Przy zamówieniu obejmującym kilkadziesiąt lub kilkaset pozycji taka praca potrafi być czasochłonna.
W odpowiednio przygotowanym środowisku elektronicznym Wykonawca może wypełniać ustrukturyzowany formularz bezpośrednio na platformie. Wpisuje cenę jednostkową netto i stawkę VAT, a system oblicza wartość brutto oraz sumuje poszczególne pozycje.
Po otwarciu ofert Zamawiający może otrzymać automatyczne zestawienie cen i wstępny ranking, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.
Ogranicza to ryzyko błędów arytmetycznych i ułatwia porównywanie ofert, choć nie zastępuje obowiązkowego badania ich zgodności z dokumentacją ani pozostałych czynności wymaganych przez Pzp.
Przy prostych, powtarzalnych zakupach możliwe jest więc połączenie dwóch źródeł oszczędności czasu: skróconych terminów proceduralnych wynikających z DSZ oraz automatyzacji czynności administracyjnych dzięki odpowiednim funkcjonalnościom platformy zakupowej.
Dotychczas opisywaliśmy przepisy, terminy i mechanizmy organizacyjne. Jednak z mojego punktu widzenia największe wyzwanie związane z wdrażaniem dynamicznych systemów zakupów leży gdzie indziej.
W wielu instytucjach dział zamówień publicznych jest traktowany jak wewnętrzna komórka usługowa, której zadaniem jest obsługiwanie wniosków przekazywanych przez inne działy.
Komórka merytoryczna przygotowuje potrzebę, przekazuje dokumenty i oczekuje, że Zamówieniowiec przeprowadzi przetarg. Kierownik jednostki ocenia dział zamówień przede wszystkim przez pryzmat szybkości podpisywania umów.
W takim modelu specjalista ds. zamówień publicznych zaczyna przypominać kasjera. Otrzymuje produkt do obsłużenia, wykonuje przewidziane czynności i ma możliwie szybko zakończyć transakcję.
Tyle że zamówienia publiczne nie działają jak kasa fiskalna.
Specjalista ds. zamówień zarządza procesem, którego efektem jest zawarcie umowy z Wykonawcą. Odpowiada za prawidłowość procedury, organizację konkurencji, zgodność czynności z przepisami, terminy i ryzyka formalne.
Nie oznacza to jednak, że jest specjalistą od każdego przedmiotu zamówienia.
Pracownik działu zamówień publicznych nie musi znać parametrów technicznych sprzętu teleinformatycznego kupowanego przez Policję, właściwości materiałów stosowanych w gospodarce leśnej czy szczegółowych wymagań dotyczących aparatury laboratoryjnej.
Od tego są eksperci merytoryczni.
Problem zaczyna się wtedy, kiedy organizacja oczekuje, że Zamówieniowiec samodzielnie przygotuje także wszystkie elementy, które wymagają wiedzy specjalistycznej. Komórka merytoryczna ogranicza swoje zaangażowanie do przekazania wniosku, a następnie dopytuje wyłącznie o termin zakończenia procedury.
Dynamiczny system zakupów nie będzie dobrze działał w takim modelu.
Wyobraźmy sobie rozmowę między kierownikiem jednostki, działem zamówień publicznych i komórkami merytorycznymi.
Kierownik chce skrócić czas realizacji zakupów. Dział zamówień proponuje ustanowienie DSZ, który pozwoli realizować kolejne zamówienia wykonawcze w około dwa tygodnie.
Brzmi świetnie. Tyle że do przygotowania systemu potrzebna jest współpraca całej organizacji.
Trzeba określić kategorie zakupowe, oszacować przewidywane potrzeby, przeanalizować rynek dostawców, opracować wymagania techniczne i zaplanować funkcjonowanie systemu na kilka lat.
Nie da się zrobić tego dobrze bez komórek merytorycznych.
Zamówieniowiec może zaprojektować procedurę, ale nie powinien samodzielnie decydować, które parametry jakościowe odzieży roboczej będą istotne dla nadleśnictwa albo jakie wymagania dotyczące sprzętu teleinformatycznego będą potrzebne jednostkom Policji.
Jeżeli organizacja chce korzystać z DSZ, komórki merytoryczne muszą stać się współautorami tego rozwiązania.
To nie jest dodatkowy obowiązek narzucony przez dział zamówień publicznych. To inwestycja we własną zdolność do szybszego realizowania zadań.
Wdrożenie DSZ może być doskonałą okazją do zbudowania współpracy, której w wielu organizacjach brakuje.
Zamiast spotykać się dopiero wtedy, kiedy trzeba pilnie wszcząć przetarg, dział zamówień i komórki merytoryczne mogą wspólnie analizować przyszłe potrzeby, planować kategorie zakupowe i tworzyć zasady późniejszego udzielania zamówień.
Kierownik jednostki również odgrywa tu istotną rolę. Powinien potraktować dział zamówień jako partnera w zarządzaniu procesami zakupowymi, a nie wyłącznie administracyjną komórkę odpowiedzialną za publikowanie ogłoszeń i przygotowywanie umów.
Wymaga to zapewnienia odpowiednich zasobów, podziału odpowiedzialności oraz gotowości do inwestowania czasu w rozwiązania, które nie przyniosą efektu następnego dnia.
DSZ jest bowiem przedsięwzięciem wymagającym większego zaangażowania na początku, ale mogącym przynosić korzyści przez kolejne lata.
Nie chodzi o to, żeby dział zamówień publicznych pracował jeszcze więcej, a pozostali uczestnicy procesu jedynie korzystali z efektów.
Chodzi o takie zorganizowanie współpracy, aby wszyscy mieli udział w przygotowaniu systemu, który później ułatwi pracę całej organizacji.
Punktem wyjścia powinna być analiza powtarzalnych potrzeb zakupowych. Warto przejrzeć zamówienia z poprzednich lat, zidentyfikować kategorie nabywanych produktów i usług oraz sprawdzić, które zakupy są realizowane wielokrotnie.
Następnie komórki merytoryczne powinny wspólnie z działem zamówień określić przewidywane potrzeby na kolejne lata. Nie chodzi o szczegółowe planowanie każdego pojedynczego zakupu, lecz o zdefiniowanie zakresu systemu w sposób pozwalający później swobodnie realizować zamówienia wykonawcze.
Szczególnej uwagi wymaga podział na kategorie. Zbyt ogólny może utrudnić dopasowanie Wykonawców do poszczególnych zakupów, natomiast nadmiernie rozbudowany zwiększy obciążenie związane z kwalifikacją i obsługą systemu.
Kolejnym etapem jest przygotowanie zasad zarządzania DSZ: odpowiedzialności za kwalifikację Wykonawców, obsługi nowych wniosków, cyklicznej aktualizacji dokumentów, przygotowywania zamówień wykonawczych oraz publikacji wymaganych ogłoszeń.
W tym ostatnim obszarze warto pamiętać o art. 323 ust. 7 Pzp, który umożliwia kwartalne grupowanie ogłoszeń o udzieleniu zamówień wykonawczych. Zbiorcze ogłoszenie przekazuje się do publikacji w terminie 30 dni od zakończenia kwartału.
Odpowiednio zaplanowany model działania może więc obejmować zarówno bieżące zamówienia wykonawcze, jak i okresowe czynności zbiorcze realizowane przez dział zamówień publicznych.
Pozostaje jeszcze przygotowanie rozwiązań technicznych. Platforma obsługująca DSZ powinna umożliwiać prawidłową elektroniczną kwalifikację Wykonawców, prowadzenie zamkniętych postępowań wykonawczych, komunikację z uczestnikami oraz bezpieczne składanie ofert. Dodatkowe funkcjonalności, takie jak elektroniczne formularze cenowe i automatyczne zestawienia, mogą znacząco przyspieszyć późniejszą pracę.
Dopiero po wykonaniu tych czynności warto przejść do ustanowienia systemu.
Nie każdy Zamawiający potrzebuje dynamicznego systemu zakupów. W organizacji realizującej niewiele powtarzalnych zamówień korzyści mogą nie uzasadniać nakładu pracy związanego z ustanowieniem i obsługą DSZ.
Jednak tam, gdzie podobne zakupy powracają wielokrotnie, a organizacja ma wiele jednostek lub rozbudowaną strukturę potrzeb, potencjał jest znaczący.
Zamiast wielokrotnie prowadzić pełne przetargi nieograniczone, Zamawiający może wcześniej przygotować system, dopuścić Wykonawców i później udzielać zamówień w krótszych procedurach.
Zamiast za każdym razem rozpoczynać kwalifikację podmiotową od początku, może zarządzać uczestnikami systemu i cyklicznie aktualizować wymagane informacje.
Zamiast synchronizować wszystkie potrzeby w jednym dużym przetargu, może organizować niezależne zamówienia wykonawcze, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami uprawnionych jednostek.
Nie jest to jednak droga na skróty. To droga wymagająca wcześniejszego przygotowania.
W wielu organizacjach największą barierą nie będą przepisy, lecz przyzwyczajenia. Dział zamówień publicznych będzie musiał wyjść poza rolę komórki obsługującej kolejne wnioski. Komórki merytoryczne będą musiały zaakceptować większą odpowiedzialność za planowanie i przygotowanie zakupów. Kierownicy jednostek będą musieli dostrzec, że sprawne zamówienia publiczne nie są wyłącznie kwestią szybkości pracy Zamówieniowca, lecz efektem organizacji całego procesu.
To duże wyzwanie, ale również interesująca szansa.
Dynamiczny system zakupów daje możliwość udzielenia zamówienia już w 14 dni. Żeby jednak móc podpisywać umowy tak szybko, trzeba wcześniej zbudować coś znacznie ważniejszego niż samą procedurę - współpracę pomiędzy ludźmi odpowiedzialnymi za zakupy.
Tak. W działającym DSZ minimalny termin składania ofert w zamówieniu wykonawczym wynosi 10 dni. Brak obowiązkowego standstill pozwala na szybkie zawarcie umowy po wyborze oferty. Około 14 dni jest możliwym scenariuszem przy sprawnej ocenie ofert, a nie terminem zagwarantowanym przez ustawę.
Pierwotny termin składania wniosków o dopuszczenie nie może być krótszy niż 30 dni. Przed pierwszym zamówieniem wykonawczym Zamawiający musi zakończyć wymaganą kwalifikację Wykonawców, którzy złożyli wnioski w tym terminie.
Tak. DSZ pozostaje otwarty przez cały okres obowiązywania. Nowi Wykonawcy mogą składać wnioski o dopuszczenie także po rozpoczęciu udzielania zamówień wykonawczych.
Zgodnie z art. 320 Pzp podstawowy termin wynosi 10 dni od dnia otrzymania wniosku. W uzasadnionych przypadkach może zostać przedłużony do 15 dni. Szczególne zasady wydłużania terminu dotyczą okresu poprzedzającego pierwsze zaproszenie do składania ofert.
Zamawiający może w trakcie funkcjonowania systemu żądać aktualnego JEDZ oraz korzystać z przewidzianych ustawą mechanizmów weryfikacji podmiotowej. Możliwe jest zaplanowanie cyklicznych przeglądów, np. co pół roku, bez konieczności ponownego ustanawiania systemu.
Kwalifikacja Wykonawców odbywa się na etapie dopuszczenia do systemu. Zamawiający nie musi automatycznie powtarzać pełnej kwalifikacji przy każdym zakupie, ale pozostaje zobowiązany do realizowania odpowiednich obowiązków wynikających z Pzp i reagowania na zmiany sytuacji uczestników.
Tak. Kategorie mogą uwzględniać m.in. rodzaj asortymentu, wielkość zamówień lub obszar ich realizacji. W ramach konkretnej kategorii do składania ofert zaprasza się wszystkich Wykonawców do niej dopuszczonych.
Tak, pod warunkiem zgodności z zakresem i zasadami funkcjonowania systemu. DSZ umożliwia zarówno organizowanie odrębnych zamówień wykonawczych, jak i stosowanie podziału na części, jeżeli jest to uzasadnione potrzebami.
Unieważnienie konkretnego postępowania wykonawczego nie powoduje automatycznie zakończenia całego DSZ. Zamawiający może przygotować kolejne zamówienie wykonawcze w ramach obowiązującego systemu, uwzględniając przyczyny unieważnienia.
Tak. DSZ został zaprojektowany do udzielania kolejnych zamówień w trakcie jego funkcjonowania. Ponowna potrzeba zakupowa może być realizowana przez następne zamówienie wykonawcze, jeżeli mieści się w zakresie systemu.
Nie. Wartość systemu ustala się na podstawie maksymalnej przewidywanej wartości wszystkich zamówień w okresie jego obowiązywania. Nie zwalnia to jednak Zamawiającego z odpowiedniego monitorowania wartości i zakresu późniejszych zakupów.
Tak, jeżeli właściwie określono Zamawiających korzystających z systemu, sposób udzielania zamówień i zakres kompetencji poszczególnych jednostek. Możliwe jest połączenie centralnej kwalifikacji Wykonawców z organizacją odrębnych zamówień wykonawczych.
Nie. Art. 264 ust. 2 pkt 2 Pzp przewiduje wyjątek od obowiązkowego okresu oczekiwania na zawarcie umowy dla zamówień udzielanych w ramach DSZ. Nie znosi to innych ograniczeń mogących wystąpić w konkretnym postępowaniu.
Tak. System może zostać ustanowiony na wieloletni okres określony przez Zamawiającego. Ważne jest odpowiednie oszacowanie maksymalnej wartości zamówień i zaprojektowanie zasad jego funkcjonowania.
Zamawiający może grupować ogłoszenia o udzieleniu zamówień wykonawczych kwartalnie. Zbiorcze ogłoszenie przekazuje się w terminie 30 dni od zakończenia danego kwartału.
Nie. Art. 324 Pzp przewiduje możliwość ich wykorzystania. Zamawiający może jednak zaprojektować elektroniczny proces ofertowania także bez stosowania katalogów elektronicznych, z zachowaniem właściwych wymagań formalnych.
Politechnika Warszawska - Dynamiczny System Zakupów na dostawy materiałów do konserwacji i remontów.
https://platformazakupowa.pl/transakcja/897921
Uniwersytet Wrocławski - Dynamiczny System Zakupów na dostawy materiałów reklamowych, promocyjnych, pamiątkowych i kolekcjonerskich.
https://platformazakupowa.pl/transakcja/1332989
Komenda Wojewódzka Policji w Szczecinie - Dynamiczny System Zakupów na dostawy sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania dla KWP w Szczecinie, CBŚP oraz CBZC.
https://platformazakupowa.pl/transakcja/1295373
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, w szczególności art. 32, art. 264 ust. 2 pkt 2 oraz art. 316-324.
Od lat zajmuje się praktyką zamówień publicznych oraz projektowaniem rozwiązań, które mają upraszczać codzienną pracę Zamawiających. W swoich wystąpieniach i publikacjach łączy tematykę zamówień publicznych, technologii, organizacji procesów i doświadczeń użytkownika, szukając sposobów na to, aby zgodność z przepisami nie oznaczała dodatkowej biurokracji, lecz była naturalną częścią dobrze zaprojektowanej pracy.