Czy skan dokumentu wystarczy w zamówieniu publicznym? Kiedy Wykonawca przekazuje oryginał dokumentu elektronicznego, a kiedy cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego? Czy podmiotowy środek dowodowy, przedmiotowy środek dowodowy, katalog producenta, wykaz dostaw albo referencja muszą być podpisane przez Wykonawcę?
To jedne z najczęstszych pytań, które pojawiają się przy elektronizacji zamówień publicznych. Problem nie polega na tym, że przepisy w ogóle nie regulują tych sytuacji. Problem polega na tym, że w praktyce bardzo łatwo pomylić kilka różnych pojęć: oryginał dokumentu elektronicznego, dokument papierowy, kopię, skan, cyfrowe odwzorowanie i poświadczenie zgodności z oryginałem.
W tym poradniku porządkujemy najważniejsze zasady i pokazujemy je na przykładach: referencji, wykazu dostaw, katalogu producenta, pełnomocnictwa oraz innych dokumentów składanych w postępowaniu.
Spis treści
- Dlaczego forma dokumentu w zamówieniach publicznych ma znaczenie?
- Oryginał dokumentu elektronicznego, kopia i skan - czym się różnią?
- Czym jest cyfrowe odwzorowanie?
- Dokument wystawiony przez podmiot trzeci - jak go przekazać?
- Dokument nie wystawiony przez podmiot trzeci - kiedy podpisuje go Wykonawca?
- Podmiotowe środki dowodowe - przykłady poprawnej formy
- Przedmiotowe środki dowodowe -przykłady poprawnej formy
- Czy skan jest dopuszczalny w zamówieniu, lub czy niczego nie zmienia?
- Dokumenty w paczce ZIP - czy podpisanie paczki wystarczy?
- Najczęstsze błędy przy przekazywaniu dokumentów
- Praktyczna checklista dla Zamawiających i Wykonawców
- FAQ
Dlaczego forma dokumentu w zamówieniach publicznych ma znaczenie?
W zamówieniach publicznych nie liczy się wyłącznie treść dokumentu. Znaczenie ma również jego forma.
Ten sam dokument - na przykład potwierdzenie należytego wykonania dostawy, katalog producenta, certyfikat, wykaz usług albo pełnomocnictwo - może być oceniany inaczej w zależności od tego:
- kto go wystawił,
- czy powstał jako dokument elektroniczny,
- czy powstał jako dokument papierowy,
- czy jest oryginałem, kopią, czy cyfrowym odwzorowaniem,
- kto i jak poświadczył jego zgodność,
- czy podpis złożony na pliku pełni właściwą funkcję.
Dlatego pytanie „czy dokument jest podpisany?” nie zawsze jest wystarczające.
Lepsze pytanie brzmi: co to za dokument, kto go wystawił i w jakiej postaci powstał pierwotnie?
Dopiero wtedy można odpowiedzieć, czy Wykonawca powinien przekazać oryginał dokumentu elektronicznego, cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego, dokument podpisany przez siebie, dokument podpisany przez wystawcę, czy kopię poświadczoną za zgodność.
Oryginał dokumentu elektronicznego, kopia i skan - czym się różnią?
W praktyce zamówień publicznych często używa się skrótów myślowych. Ktoś mówi: „wyślij oryginał”, „dołącz kopię”, „wystarczy skan”, „podpisz dokument”. Tylko że każde z tych określeń może oznaczać coś innego.
Oryginał dokumentu elektronicznego
Oryginałem dokumentu elektronicznego jest dokument, który od początku powstał w postaci elektronicznej.
Może to być na przykład:
- elektronicznie podpisany certyfikat,
- dokument PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę,
- elektroniczna referencja wystawiona przez wcześniejszego Zamawiającego,
- elektroniczny katalog producenta opatrzony podpisem lub innym mechanizmem potwierdzającym pochodzenie,
- elektroniczny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentacji.
Jeżeli dokument został wystawiony jako dokument elektroniczny przez właściwy podmiot, co do zasady przekazuje się właśnie ten dokument. Nie należy go drukować, skanować i tworzyć z niego nowego pliku, bo można w ten sposób utrudnić weryfikację jego pochodzenia albo podpisu.
Dokument papierowy
Dokument papierowy to dokument sporządzony w tradycyjnej postaci, na papierze, zwykle z własnoręcznym podpisem.
Przykłady:
- papierowa referencja podpisana odręcznie,
- papierowe pełnomocnictwo,
- papierowy certyfikat zgodności,
- papierowe zaświadczenie,
- papierowy dokument producenta.
W postępowaniu elektronicznym taki dokument nie jest zazwyczaj przekazywany jako fizyczna kartka. Przekazuje się jego elektroniczną kopię - ale nie każda elektroniczna kopia będzie wystarczająca.
Skan
Skan to techniczna kopia dokumentu papierowego. Najczęściej jest to plik PDF albo plik graficzny, który pokazuje treść dokumentu.
Sam skan nie zawsze oznacza jeszcze prawidłowo przekazany dokument.
Jeżeli przepisy wymagają poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym, to samo zeskanowanie dokumentu będzie dopiero pierwszym krokiem. Drugim jest złożenie odpowiedniego podpisu, który potwierdza zgodność skanu z dokumentem papierowym.
Czym jest cyfrowe odwzorowanie?
Cyfrowe odwzorowanie to elektroniczna kopia treści zapisanej w postaci papierowej. Mówiąc prościej: najczęściej będzie to skan dokumentu papierowego.
Ważne jest to, że cyfrowe odwzorowanie ma pozwalać na zapoznanie się z treścią dokumentu i jej zrozumienie bez konieczności sięgania do papierowego oryginału.
Przykład:
Wykonawca ma papierowy certyfikat podpisany odręcznie przez jednostkę certyfikującą. Skanuje go do PDF. Ten PDF jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu papierowego.
Jeżeli jednak przepisy wymagają poświadczenia zgodności z dokumentem papierowym, Wykonawca nie powinien poprzestać na samym skanie. Plik powinien zostać opatrzony właściwym podpisem, który potwierdza zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
Ważne: podpis złożony na cyfrowym odwzorowaniu nie oznacza, że Wykonawca „wystawia” ten dokument od nowa. Oznacza jedynie, że poświadcza zgodność elektronicznej kopii z papierowym dokumentem.
Dokument wystawiony przez podmiot trzeci - jak go przekazać?
Pierwsza kluczowa sytuacja dotyczy dokumentów wystawionych przez podmioty inne niż wykonawca, konsorcjant, podmiot udostępniający zasoby albo podwykonawca.
W praktyce mogą to być na przykład:
- referencje wystawione przez wcześniejszego zamawiającego,
- certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą,
- katalog producenta,
- karta techniczna producenta,
- zaświadczenie z właściwego rejestru,
- dokument potwierdzający parametry produktu,
- dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania.
W takiej sytuacji najpierw trzeba ustalić, w jakiej postaci dokument został wystawiony.
Gdy dokument został wystawiony elektronicznie
Jeżeli dokument został wystawiony przez upoważniony podmiot jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.
Przykład:
Producent wystawia elektroniczny katalog produktu albo dokument potwierdzający parametry techniczne i opatruje go podpisem elektronicznym. Wykonawca przekazuje ten dokument w postępowaniu.
Ocena: co do zasady prawidłowo. Wykonawca przekazuje dokument wystawiony elektronicznie przez właściwy podmiot.
Gdy dokument został wystawiony papierowo
Jeżeli dokument został wystawiony przez upoważniony podmiot w postaci papierowej, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym, poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym.
Przykład:
Wykonawca posiada papierową referencję podpisaną odręcznie przez wcześniejszego zamawiającego. Skanuje dokument i podpisuje plik w celu poświadczenia zgodności skanu z papierowym oryginałem.
Ocena: co do zasady prawidłowo.
Przykład przeciwny:
Wykonawca skanuje papierową referencję i przesyła sam PDF bez podpisu poświadczającego zgodność.
Ocena: ryzykowne i co do zasady nieprawidłowe, jeśli w danej sytuacji wymagane jest poświadczenie zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym.
Dokument nie wystawiony przez podmiot trzeci - kiedy podpisuje go Wykonawca?
Druga kluczowa sytuacja dotyczy dokumentów, które nie zostały wystawione przez upoważniony podmiot trzeci.
Mogą to być na przykład:
- wykaz dostaw,
- wykaz usług,
- wykaz osób,
- oświadczenie Wykonawcy,
- zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby,
- dokument przygotowany przez Wykonawcę na potrzeby postępowania,
- pełnomocnictwo.
W takich przypadkach trzeba pamiętać, że Wykonawca nie tylko przekazuje dokument, ale często jest też jego autorem albo podmiotem składającym oświadczenie.
Gdy dokument powstaje elektronicznie
Jeżeli Wykonawca przygotowuje wykaz dostaw jako dokument elektroniczny, powinien go podpisać właściwym podpisem.
Przykład:
Wykonawca przygotowuje wykaz usług w PDF i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w postępowaniu poniżej progów unijnych - odpowiednio podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.
Ocena: co do zasady prawidłowo.
Gdy dokument powstał papierowo
Jeżeli dokument został sporządzony w postaci papierowej i podpisany odręcznie, w postępowaniu elektronicznym przekazuje się cyfrowe odwzorowanie takiego dokumentu opatrzone właściwym podpisem poświadczającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
Przykład:
Pełnomocnictwo zostało podpisane odręcznie przez mocodawcę. W postępowaniu elektronicznym przekazywany jest skan pełnomocnictwa. Zgodność skanu z dokumentem papierowym powinna zostać poświadczona przez mocodawcę albo notariusza.
Ocena: prawidłowo, jeśli poświadczenia dokonuje właściwy podmiot.
Podmiotowe środki dowodowe - przykłady poprawnej formy
Podmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu sytuacji Wykonawcy, np. jego doświadczenia, zdolności technicznych, kwalifikacji, uprawnień albo braku podstaw wykluczenia.
Przykłady podmiotowych środków dowodowych:
- wykaz dostaw,
- wykaz usług,
- wykaz robót budowlanych,
- referencje lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie,
- wykaz osób,
- dokumenty potwierdzające uprawnienia,
- zaświadczenia,
- oświadczenia wymagane przez zamawiającego.
Nie każdy z tych dokumentów będzie miał tę samą formę.
Przykład: wykaz dostaw
Wykaz dostaw przygotowuje Wykonawca. Nie jest to dokument wystawiony przez podmiot trzeci.
Jeżeli wykaz powstaje elektronicznie, Wykonawca powinien podpisać go właściwym podpisem elektronicznym.
Jeżeli wykaz został sporządzony papierowo i podpisany odręcznie, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie opatrzone podpisem poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym.
Przykład: referencja
Referencja jest zwykle dokumentem wystawionym przez inny podmiot, np. wcześniejszego Zamawiającego albo odbiorcę usług.
Jeżeli referencja została wystawiona elektronicznie, przekazuje się ten dokument.
Jeżeli referencja została wystawiona papierowo, przekazuje się jej cyfrowe odwzorowanie z odpowiednim poświadczeniem zgodności.
Przykład: zaświadczenie z rejestru
Jeżeli zaświadczenie zostało wygenerowane jako dokument elektroniczny, należy przekazać dokument elektroniczny. Jeżeli Wykonawca dysponuje wyłącznie dokumentem papierowym, przekazuje jego cyfrowe odwzorowanie, o ile jest ono wymagane w postępowaniu i poświadczone zgodnie z właściwymi zasadami.
Przedmiotowe środki dowodowe - przykłady poprawnej formy
Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą przedmiotu zamówienia. Mają potwierdzać, że oferowane dostawy, usługi albo roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego.
Przykłady przedmiotowych środków dowodowych:
- katalog producenta,
- karta techniczna,
- certyfikat zgodności,
- deklaracja zgodności,
- próbka dokumentacji,
- opis parametrów produktu,
- dokumentacja techniczna,
- raport z badań,
- atest.
Tu również najważniejsze pytanie brzmi: kto wystawił dokument i w jakiej postaci?
Przykład: katalog producenta jako PDF
Producent udostępnia katalog produktu w PDF. Jeżeli jest to dokument elektroniczny pochodzący od producenta, Wykonawca przekazuje ten dokument.
Jeżeli natomiast Wykonawca drukuje katalog, skanuje go i wysyła jako nowy plik, tworzy cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego. To może niepotrzebnie skomplikować sytuację.
Przykład: papierowy certyfikat zgodności
Wykonawca posiada certyfikat zgodności wydany na papierze i podpisany odręcznie przez jednostkę certyfikującą. W takim przypadku przekazuje cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, opatrzone podpisem poświadczającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
Przykład: karta techniczna przygotowana przez Wykonawcę
Jeżeli karta techniczna nie pochodzi od producenta, lecz została przygotowana samodzielnie przez Wykonawcę na potrzeby postępowania, nie jest dokumentem wystawionym przez upoważniony podmiot trzeci. Wtedy Wykonawca powinien potraktować ją jak własny dokument i opatrzyć właściwym podpisem.
Czy skan jest dopuszczalny w zamówieniu publicznym?
Tak, natomiast odpowiedź „skan jest dopuszczalny” dokładnie w takiej formie - jest zbyt uproszczona.
Skan może być dopuszczalny jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego, ale często musi zostać odpowiednio poświadczony. Sam fakt, że na skanie widać odręczny podpis, nie oznacza jeszcze, że elektroniczna kopia została prawidłowo poświadczona.
Kiedy sam skan może być problemem?
Sam skan będzie problemem szczególnie wtedy, gdy dokument papierowy powinien zostać przekazany jako cyfrowe odwzorowanie poświadczone za zgodność z dokumentem papierowym.
Przykład:
Wykonawca składa papierowy certyfikat jako zwykły skan. Na skanie widać pieczątkę i podpis wystawcy, ale Wykonawca nie opatruje pliku żadnym podpisem poświadczającym zgodność z papierowym dokumentem.
Taki dokument może budzić zastrzeżenia.
Kiedy skan jest właściwym kierunkiem?
Skan jest właściwym kierunkiem wtedy, gdy punktem wyjścia jest dokument papierowy. Ale trzeba pamiętać o drugim kroku: poświadczeniu zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym.
Kiedy podpis Wykonawcy pomaga, a kiedy niczego nie zmienia?
Podpis Wykonawcy ma sens wtedy, gdy wykonawca:
- składa własne oświadczenie,
- podpisuje dokument, który sam sporządził,
- poświadcza zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym,
- podpisuje plik zawierający kilka dokumentów, jeżeli taka forma jest stosowana.
Podpis Wykonawcy nie zastępuje jednak dokumentu, który powinien pochodzić od innego podmiotu.
Przykład: referencja bez podpisu wystawcy
Wykonawca otrzymuje zwykły plik PDF z treścią referencji, ale bez podpisu wystawcy. Następnie podpisuje ten plik własnym podpisem.
Czy podpis Wykonawcy rozwiązuje problem?
Jego podpis nie ma znaczenia - nie jest błędem formalnym, ale też nie powinien uśpić czujności Zamawiającego. Jeżeli dokument ma potwierdzać doświadczenie Wykonawcy na podstawie oświadczenia podmiotu trzeciego, kluczowe jest pytanie: czy jestem w stanie zweryfikować prawdziwość tych referencji? Czy widnieje na dokumencie podpis lub inne informacje pozwalające zidentyfikować - i w razie potrzeby, zweryfikować - wystawcę referencji?
Przykład: wykaz dostaw podpisany przez Wykonawcę
Wykonawca przygotowuje wykaz dostaw i podpisuje go właściwym podpisem elektronicznym.
Tu podpis Wykonawcy jest prawidłowy, bo wykaz jest dokumentem sporządzanym przez Wykonawcę.
Przykład: katalog producenta podpisany przez Wykonawcę
Wykonawca pobiera katalog producenta i podpisuje go własnym podpisem elektronicznym.
Taki podpis nie jest błędem. Jeżeli katalog producenta jest w oryginale w postaci elektronicznej, wystarczy go przekazać Zamawiającemu. Nie musi być podpisany przez producenta.
Dokumenty w paczce ZIP - czy podpisanie paczki wystarczy?
W praktyce Wykonawcy często przekazują kilka dokumentów w jednym pliku skompresowanym, np. ZIP.
Jeżeli plik zawierający skompresowane dokumenty zostanie opatrzony właściwym podpisem, jest to równoznaczne z opatrzeniem podpisem dokumentów znajdujących się w tym pliku.
To ważne ułatwienie, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów.
Podpisanie paczki dokumentów nie zmienia charakteru dokumentów znajdujących się w środku. Jeżeli w paczce znajduje się:
- wykaz dostaw sporządzony przez Wykonawcę - podpis paczki może obejmować ten dokument,
- skan papierowej referencji - podpis może pełnić funkcję poświadczenia zgodności, o ile jest złożony przez właściwy podmiot,
- elektroniczny katalog producenta - nadal warto zachować możliwość weryfikacji, że dokument pochodzi od producenta,
- pełnomocnictwo - trzeba pamiętać o szczególnych zasadach dotyczących tego, kto poświadcza zgodność cyfrowego odwzorowania, tj. jedynie notariusz.
Najczęstsze błędy przy przekazywaniu dokumentów
Błąd 1: mylenie skanu z dokumentem elektronicznym
W kontekście oferty skan faktycznie nie ma znaczenia. Jednak w przypadku np. podmiotowych środków dowodowych sporządzonych przez inny podmiot niż Wykonawca, to już będzie miało znaczenie. Skan, jako odzwierciedlenie cyfrowe papierowego oryginału, powinien być poświadczony podpisem elektronicznym wykonawcy. PDF stworzony elektronicznie już takiego podpisu Wykonawcy nie potrzebuje.
Najpierw trzeba ustalić, jak dokument powstał.
Błąd 2: drukowanie dokumentu elektronicznego i ponowne skanowanie
Jeżeli dokument powstał elektronicznie, co do zasady należy przekazać ten dokument. Drukowanie go i skanowanie tworzy kopię, która może utrudnić weryfikację podpisu lub pochodzenia.
Błąd 3: przesyłanie niepodpisanego skanu dokumentu papierowego
Jeżeli dokument papierowy powinien zostać przekazany jako cyfrowe odwzorowanie poświadczone za zgodność, sam skan może być niewystarczający.
Błąd 4: poświadczanie pełnomocnictw
Należy pamiętać, że pełnomocnictwo na mocy art. 99 Kodeksu Cywilnego musi być podpisane elektronicznie. Jeżeli zostało wystawione w oryginale papierowo, to jedyną dopuszczalną formą poświadczenia takiego pełnomocnictwa jest poświadczenie notarialne, przy użyciu podpisu elektronicznego.
Błąd 5: traktowanie wszystkich dokumentów tak samo
Wykaz dostaw, referencja, katalog producenta, pełnomocnictwo i certyfikat to różne dokumenty. Mogą podlegać różnym zasadom, bo różnią się tym, kto je sporządza i czemu mają służyć. Należy pamiętać by w SWZ jasno skategoryzować każdy dokument, który Wykonawca ma złożyć - czy jest to integralna część oferty, czy podmiotowy środek dowodowy, czy też przedmiotowy środek dowodowy (i czy przewidujemy uzupełnienie).
Praktyczna checklista dla Zamawiających i Wykonawców
Przed oceną albo wysłaniem dokumentu warto przejść przez krótką checklistę.
1. Co to za dokument?
Czy jest to:
- integralna część oferty,
- podmiotowy środek dowodowy,
- przedmiotowy środek dowodowy,
- pełnomocnictwo,
- oświadczenie Wykonawcy,
- dokument wystawiony przez producenta,
- dokument potwierdzający umocowanie,
- inny dokument wymagany w postępowaniu?
2. Kto wystawił dokument?
Czy dokument pochodzi od:
- Wykonawcy,
- członka konsorcjum,
- podmiotu udostępniającego zasoby,
- podwykonawcy,
- producenta,
- jednostki certyfikującej,
- wcześniejszego Zamawiającego,
- innego podmiotu trzeciego?
3. W jakiej postaci dokument powstał?
Czy dokument w oryginale powstał:
- elektronicznie,
- papierowo,
4. Czy przekazywany plik jest oryginałem dokumentu elektronicznego czy cyfrowym odwzorowaniem?
Jeżeli jest oryginałem dokumentu elektronicznego - zasadniczo przekazuje się ten dokument.
Jeżeli jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu papierowego - trzeba sprawdzić, czy zostało prawidłowo poświadczone.
5. Kto powinien złożyć podpis?
Nie zawsze Wykonawca. Czasem podpis powinien pochodzić od wystawcy dokumentu, czasem od Wykonawcy jako podmiotu poświadczającego zgodność skanu, czasem od mocodawcy, a czasem poświadczenia może dokonać wyłącznie notariusz.
6. Czy podpis ma właściwą funkcję?
Podpis może:
- potwierdzać złożenie oświadczenia,
- poświadczać zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym,
- obejmować dokumenty w paczce ZIP,
- potwierdzać pochodzenie dokumentu od jego wystawcy.
Te funkcje nie są tożsame.
Podsumowanie
Najważniejsza zasada jest prosta: nie zaczynaj od pytania, czy plik jest PDF-em albo czy jest skanem. Zacznij od pytania, kto wystawił dokument i w jakiej postaci dokument powstał pierwotnie?
Jeżeli dokument został wystawiony elektronicznie przez właściwy podmiot, należy przekazać ten dokument. Jeżeli dokument został wystawiony papierowo, w postępowaniu elektronicznym zwykle przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie, czyli skan, ale opatrzony właściwym podpisem poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym.
W przypadku dokumentów sporządzanych przez Wykonawcę, takich jak wykaz dostaw czy wykaz usług, podpis Wykonawcy jest naturalnym elementem złożenia dokumentu. W przypadku dokumentów pochodzących od podmiotów trzecich, takich jak referencje, certyfikaty czy katalogi producenta, podpis Wykonawcy nie zawsze jest potrzebny i nie zawsze rozwiązuje problem.
Dlatego poprawna forma dokumentu w świetle elektronizacji zamówień publicznych nie sprowadza się do prostego hasła: „skan jest dopuszczalny” albo „wszystko trzeba podpisać”. Prawidłowa odpowiedź brzmi: to zależy od rodzaju dokumentu, jego wystawcy i pierwotnej postaci.
FAQ
Czy skan jest dopuszczalny w zamówieniu publicznym?
Tak, ale nie zawsze wystarczy sam skan. Jeżeli dokument powstał papierowo, skan może być cyfrowym odwzorowaniem, które powinno zostać odpowiednio poświadczone za zgodność z dokumentem papierowym.
Czy każdy PDF jest oryginałem dokumentu elektronicznego?
Nie. PDF może być oryginalnym dokumentem elektronicznym, ale może być też skanem dokumentu papierowego. O tym, jak traktować dokument, decyduje przede wszystkim sposób jego pierwotnego sporządzenia.
Czy wykonawca musi podpisywać dokument wystawiony przez producenta?
Nie zawsze. Jeżeli producent wystawił dokument jako dokument elektroniczny, Wykonawca zasadniczo przekazuje ten dokument. Podpis wykonawcy nie zastępuje potwierdzenia pochodzenia dokumentu od producenta.
Czy referencje muszą być podpisane przez wykonawcę?
Jeżeli referencje zostały wystawione elektronicznie przez upoważniony podmiot, Wykonawca przekazuje ten dokument. Jeżeli referencje zostały wystawione papierowo, wykonawca przekazuje ich cyfrowe odwzorowanie poświadczone zgodnie z właściwymi zasadami.
Czy wykaz dostaw podpisuje Wykonawca?
Tak, ponieważ wykaz dostaw jest co do zasady dokumentem sporządzanym przez Wykonawcę. Jeżeli powstaje elektronicznie, powinien zostać opatrzony właściwym podpisem.
Czy katalog producenta może być przedmiotowym środkiem dowodowym?
Tak, jeżeli Zamawiający wymaga go w celu potwierdzenia, że oferowany produkt spełnia Wymagania zamówienia. Forma przekazania katalogu zależy od tego, czy pochodzi on od producenta jako dokument elektroniczny, czy jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu papierowego.
Czy podpis Wykonawcy może zastąpić podpis wystawcy dokumentu?
Nie powinien być tak traktowany. Jeżeli dokument ma pochodzić od określonego podmiotu trzeciego, podpis Wykonawcy nie zastępuje potwierdzenia pochodzenia dokumentu od tego podmiotu.
Czy można podpisać jedną paczkę ZIP zamiast każdego dokumentu osobno?
Tak, podpisanie pliku zawierającego skompresowane dokumenty może być równoznaczne z podpisaniem dokumentów w tym pliku. Trzeba jednak pamiętać, że nie zmienia to charakteru dokumentów znajdujących się w paczce.
Kto poświadcza zgodność skanu z dokumentem papierowym?
Zależy od rodzaju dokumentu. W przypadku podmiotowych środków dowodowych będzie to odpowiednio Wykonawca, członek konsorcjum, podmiot udostępniający zasoby albo podwykonawca - w zakresie dokumentów, które ich dotyczą. W niektórych przypadkach poświadczenia może dokonać również notariusz.
Co jest najczęstszym błędem przy dokumentach elektronicznych?
Najczęstszy błąd to traktowanie wszystkich plików PDF tak samo. Tymczasem PDF może być oryginalnym dokumentem elektronicznym, skanem dokumentu papierowego albo dokumentem przygotowanym przez Wykonawcę. Każda z tych sytuacji może wymagać innego działania.