Wzory dokumentów
W zamówieniach publicznych funkcjonują dwa rodzaje oświadczeń przewidzianych w art. 56 Pzp.
Pierwsze, dotyczące konfliktu interesów, odnosi się do okoliczności wskazanych w ust. 2.
Drugie, dotyczące prawomocnego skazania za określone przestępstwa, odnosi się do ust. 3.
Choć oba dokumenty mają zapewniać prawidłowość postępowania , różnią się celem, terminem złożenia i sposobem weryfikacji okoliczności powodujących wyłączenie danej osoby.
W praktyce pojawiają się wątpliwości, czy oświadczenia powinien składać wyłącznie członek komisji przetargowej, czy również kierownik Zamawiającego, pracownik przygotowujący opis przedmiotu zamówienia albo ekspert zatrudniony na umowę zlecenia. Nie mniej istotne jest ustalenie właściwego momentu składania dokumentów. Zwłaszcza że konflikt interesów często można zweryfikować dopiero po poznaniu Wykonawców ubiegających się o zamówienie.
Zanim przejdziemy do praktyki, uporządkujmy podstawową kwestię.
Art. 56 Pzp przewiduje dwa rodzaje oświadczeń, a nie trzy.
Skąd zatem występujące w praktyce określenie „oświadczenie z art. 56 ust. 4 Pzp”? Wynika ono z faktu, że właśnie ust. 4 nakłada obowiązek składania oświadczeń dotyczących okoliczności wskazanych w ust. 2 oraz ust. 3, określa wymaganą formę i przewiduje odpowiedzialność karną za złożenie fałszywego oświadczenia.
Nie istnieje jednak trzeci rodzaj oświadczenia dotyczącego ust. 4. Jest to przepis regulujący obowiązek składania dwóch właściwych dokumentów. Posługiwanie się nim jako nazwą dodatkowego formularza wprowadza niepotrzebny zamęt, szczególnie wśród osób, które dopiero zaczynają zajmować się zamówieniami publicznymi.
Zagadnienie | Art. 56 ust. 2 Pzp | Art. 56 ust. 3 Pzp |
Co sprawdzamy? | Konflikt interesów | Prawomocne skazanie |
Czy okoliczności zależą od wykonawców? | Tak | Nie |
Kiedy składamy? | Brak konfliktu – najpóźniej przed zakończeniem postępowania; wystąpienie konfliktu – niezwłocznie po uzyskaniu informacji | Przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania |
Jaki jest cel? | Zapewnienie bezstronności i niezależności | Wyłączenie osób objętych przesłanką skazania |
Zacznijmy od oświadczenia, którego termin składania nie powinien budzić większych wątpliwości.
Oświadczenie z art. 56 ust. 3 Pzp dotyczy prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane w przepisie, popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Chodzi między innymi o określone przestępstwa korupcyjne, przeciwko wiarygodności dokumentów oraz przestępstwa gospodarcze.
Ustawodawca zakłada, że osoba rozpoczynająca wykonywanie czynności w postępowaniu zna swoją sytuację prawną. Nie musi czekać na złożenie ofert ani na ustalenie kręgu wykonawców, żeby stwierdzić, czy została prawomocnie skazana za wskazane przestępstwo.
Dlatego art. 56 ust. 6 Pzp wymaga złożenia oświadczenia przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania.
Przykładowo, jeśli pracownik zostaje powołany do komisji przetargowej, powinien złożyć oświadczenie dotyczące ust. 3, zanim rozpocznie wykonywanie powierzonych mu czynności. Analogicznie należy postąpić wobec eksperta, który zostaje włączony do badania ofert.
Szczególny przypadek stanowi osoba, która nie uczestniczyła we wcześniejszych czynnościach, ale ostatecznie udziela zamówienia, podpisując umowę. Także ona podlega weryfikacji, a właściwym momentem złożenia oświadczenia jest czas poprzedzający udzielenie zamówienia.
W praktyce oznacza to, że dokument dotyczący ust. 3 jest pierwszym z dwóch oświadczeń, które Zamawiający powinien uwzględnić w organizacji postępowania.
Drugie oświadczenie ma odmienny charakter. Art. 56 ust. 2 Pzp służy identyfikacji konfliktu interesów między osobą działającą po stronie Zamawiającego a wykonawcą ubiegającym się o udzielenie zamówienia.
Ustawa wskazuje cztery grupy okoliczności mogących powodować wyłączenie. Są nimi ubieganie się o dane zamówienie, określone relacje rodzinne i osobiste z wykonawcą, relacje zawodowe lub finansowe z okresu trzech lat przed wszczęciem postępowania, a także inne stosunki prawne lub faktyczne, które mogą uzasadniać wątpliwości co do bezstronności lub niezależności.
Warto podkreślić, że konflikt interesów nie ogranicza się do sytuacji, w której ofertę składa najbliższy członek rodziny pracownika urzędu. Przesłanki ustawowe są szersze i obejmują również interes finansowy, ekonomiczny lub osobisty mogący wpływać na określone rozstrzygnięcie.
Wyobraźmy sobie, że członek komisji przetargowej dowiaduje się po otwarciu ofert, że jednym z wykonawców jest spółka, w której zarządzie zasiada jego brat. W innym przypadku osoba odpowiedzialna za ocenę techniczną ofert rozpoznaje przedsiębiorcę, dla którego wykonywała odpłatne zlecenia rok przed wszczęciem postępowania.
W obu sytuacjach pojawia się konieczność zweryfikowania przesłanek konfliktu interesów. Jeżeli rzeczywiście zachodzą okoliczności wskazane w art. 56 ust. 2 Pzp, osoba podlega wyłączeniu z wykonywania czynności.
Jednym z częściej spotykanych uproszczeń organizacyjnych jest odbieranie wszystkich oświadczeń bezpośrednio przy powoływaniu komisji przetargowej. W przypadku oświadczenia dotyczącego ust. 3 ma to uzasadnienie. Przy konflikcie interesów sprawa wygląda inaczej.
Trudno bowiem rzetelnie potwierdzić brak konfliktu interesów z wykonawcami, jeśli nie wiadomo jeszcze, kto będzie ubiegał się o zamówienie.
Załóżmy, że Zamawiający powołuje komisję przetargową 5 marca, a termin składania ofert przypada 20 marca. W dniu powołania komisji jej członkowie mogą nie mieć wiedzy o wszystkich podmiotach zainteresowanych postępowaniem. Dopiero po otwarciu ofert okazuje się, że jednym z wykonawców jest spółka powiązana z osobą należącą do komisji.
Nie oznacza to, że wcześniejsze złożenie oświadczenia jest zabronione. Jednak z perspektywy rzeczywistej weryfikacji bezstronności bardziej racjonalne jest powiązanie tej czynności z momentem ustalenia kręgu wykonawców.
Art. 56 ust. 5 Pzp wskazuje dwa terminy. Oświadczenie o istnieniu konfliktu interesów składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o jego wystąpieniu. Natomiast oświadczenie o braku konfliktu interesów należy złożyć najpóźniej przed zakończeniem postępowania.
W konsekwencji dobrą praktyką jest odebranie oświadczenia o braku konfliktu interesów po ujawnieniu wykonawców, a następnie reagowanie na każdą nową okoliczność, która może pojawić się w toku postępowania.
Nie zawsze trzeba przy tym czekać na otwarcie ofert. Jeżeli wcześniej ujawni się konkretna relacja z wykonawcą, na przykład w związku z pytaniem skierowanym do Zamawiającego, obowiązek odpowiedniej reakcji może powstać już na tym etapie.
Najważniejsze jest zatem nie tyle przyjęcie jednej daty odbierania dokumentów, ile prawidłowe rozpoznawanie konfliktu interesów przez cały okres prowadzenia postępowania.
Chociaż artykuł odnosi się przede wszystkim do pracy urzędników, obowiązek składania oświadczeń nie ogranicza się do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Art. 56 obejmuje kierownika Zamawiającego, członków komisji przetargowej, inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania po stronie Zamawiającego, osoby mogące wpłynąć na jego wynik oraz osoby udzielające zamówienia.
Oznacza to, że przy ustalaniu kręgu osób zobowiązanych do złożenia dokumentów nie wystarczy sprawdzić składu komisji przetargowej. Trzeba również przeanalizować rzeczywistą rolę osób zaangażowanych w postępowanie.
Pracownik komórki merytorycznej może nie należeć do komisji, ale uczestniczyć w ocenie ofert. Zewnętrzny ekspert może przygotowywać opinię, na której opiera się decyzja Zamawiającego. Z kolei osoba zatwierdzająca określone rozstrzygnięcie może mieć wpływ na wynik postępowania, mimo że formalnie nie wykonuje czynności komisji.
Decyduje rzeczywisty zakres czynności i możliwość wpływania na wynik postępowania, a nie nazwa stanowiska, forma zatrudnienia czy formalne członkostwo w komisji.
To zagadnienie zasługuje na szczególną uwagę, ponieważ w wielu jednostkach przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia powierzane jest pracownikom komórek merytorycznych albo podmiotom zewnętrznym.
Sam udział w przygotowaniu postępowania nie musi jednak oznaczać obowiązku składania oświadczeń z art. 56 ust. 2 i 3 Pzp.
Urząd Zamówień Publicznych w opinii dotyczącej kręgu osób zobowiązanych do składania oświadczeń zwrócił uwagę, że osoba uczestnicząca wyłącznie w przygotowaniu postępowania, która nie wykonuje później czynności związanych z jego przeprowadzeniem i nie ma wpływu na wynik, nie jest automatycznie objęta tym obowiązkiem.
Dobrym przykładem jest biuro projektowe, któremu Zamawiający powierza opracowanie dokumentacji projektowej. Jeżeli wykonawca dokumentacji kończy swoją pracę na etapie przygotowania zamówienia, samo autorstwo projektu nie przesądza o konieczności składania oświadczeń.
Sytuacja zmienia się jednak, gdy projektant zostaje zaangażowany w prowadzone postępowanie. Może się tak zdarzyć, jeśli odpowiada na pytania wykonawców dotyczące dokumentacji projektowej, analizuje dopuszczalność rozwiązań równoważnych lub uczestniczy w ocenie zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego.
W takim przypadku projektant wykonuje czynności, które mogą oddziaływać na przebieg i wynik postępowania. Powinien więc zostać objęty odpowiednią procedurą weryfikacji.
Podobne zasady należy stosować wobec ekspertów zatrudnionych na umowie zlecenia, doradców technicznych, brokerów ubezpieczeniowych oraz innych osób wspierających Zamawiającego.
Istotne jest jednocześnie rozróżnienie między zewnętrzną firmą a konkretną osobą wykonującą czynności. Art. 56 dotyczy osób fizycznych, dlatego samo zawarcie umowy z biurem projektowym nie oznacza, że oświadczenie powinna złożyć firma jako podmiot gospodarczy.
Zamawiający powinien ustalić, które osoby faktycznie uczestniczą w prowadzeniu postępowania albo mogą wpływać na jego wynik.
Kolejnym zagadnieniem jest sytuacja kierownika Zamawiającego oraz wykonywanie czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego.
Co do zasady kierownik odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, ale zgodnie z art. 52 ust. 2 Pzp może pisemnie powierzyć wykonywanie określonych czynności pracownikom Zamawiającego.
Jeżeli kierownik Zamawiającego powierzy wykonywanie czynności innej osobie i sam nie uczestniczy w postępowaniu ani nie ma wpływu na jego wynik, sam fakt pełnienia funkcji kierownika nie oznacza automatycznego obowiązku składania oświadczeń.
Nie można jednak pomijać roli osoby udzielającej zamówienia. Jeżeli kierownik Zamawiającego podpisuje umowę w imieniu jednostki, zostaje objęty obowiązkiem złożenia odpowiednich oświadczeń także wtedy, gdy wcześniej nie uczestniczył w pracach komisji.
Dlatego w praktyce należy odróżniać odpowiedzialność organizacyjną kierownika Zamawiającego od faktycznego wykonywania czynności w konkretnym postępowaniu oraz od samego udzielenia zamówienia.
Złożenie oświadczenia potwierdzającego konflikt interesów nie kończy sprawy. Jest jedynie formalnym potwierdzeniem okoliczności, która powoduje konieczność wyłączenia określonej osoby z wykonywania czynności.
Art. 56 ust. 1 Pzp przewiduje wyłączenie osoby, po której stronie występuje konflikt interesów.
Należy przy tym zwrócić uwagę na terminologię. W odniesieniu do członka komisji, eksperta albo kierownika Zamawiającego właściwe jest pojęcie wyłączenia, a nie wykluczenia. Wykluczenie stanowi odrębną instytucję stosowaną przede wszystkim wobec wykonawców.
Po stwierdzeniu konfliktu interesów Zamawiający powinien ustalić, jakie czynności wykonała osoba podlegająca wyłączeniu i czy należy je powtórzyć.
Art. 56 ust. 7 Pzp nakazuje powtarzanie czynności podjętych przez osobę podlegającą wyłączeniu, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
Załóżmy, że członek komisji przetargowej uczestniczył w ocenie ofert, a dopiero później ujawniono, że pozostaje w konflikcie interesów z jednym z wykonawców. Samo wyłączenie go z dalszych prac nie będzie wystarczające. Zamawiający musi przeanalizować wcześniejsze czynności i powtórzyć te, wobec których istnieje ustawowy obowiązek ponownego wykonania.
W praktyce szczególnie istotne są czynności o charakterze ocennym: badanie zgodności ofert z dokumentami zamówienia, ocena spełnienia warunków udziału, przyznawanie punktów czy formułowanie rekomendacji dotyczących wyboru oferty.
Wystąpienie przesłanki z art. 56 ust. 3 Pzp również powoduje konieczność wyłączenia osoby z wykonywania czynności. Jeżeli wcześniej wykonała czynności, Zamawiający musi zastosować zasady ich powtarzania.
Z punktu widzenia organizacji pracy należy zadbać o udokumentowanie przyczyny wyłączenia, wskazanie osoby przejmującej obowiązki oraz prawidłowe odtworzenie czynności, które wymagały ponownego wykonania.
Art. 56 ust. 4 Pzp wymaga, aby oba oświadczenia były składane w formie pisemnej, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Forma pisemna oznacza dokument opatrzony własnoręcznym podpisem. Zgodnie z Kodeksem cywilnym równoważna jest jej forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Nie należy utożsamiać formy pisemnej ze zwykłym przesłaniem dokumentu elektronicznego, e-mailem lub zastosowaniem dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego.
Przed odebraniem oświadczenia kierownik Zamawiającego albo osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, musi uprzedzić składającego o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Właśnie dlatego przygotowane wzory zawierają odpowiednie potwierdzenie uprzedzenia o odpowiedzialności karnej.
Niezłożenie wymaganego oświadczenia nie jest wyłącznie uchybieniem formalnym.
Art. 17 ust. 4 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych przewiduje odpowiedzialność za niezłożenie wymaganego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z postępowania.
Odrębny problem powstaje, gdy osoba podlegająca wyłączeniu nadal wykonuje czynności w postępowaniu. Taka sytuacja może prowadzić do odpowiedzialności związanej z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych oraz konieczności powtórzenia określonych czynności.
Jeszcze poważniejsze konsekwencje mogą wystąpić w przypadku świadomego podania nieprawdziwych informacji. Oba oświadczenia składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Dlatego prawidłowa realizacja obowiązków wynikających z art. 56 Pzp powinna obejmować nie tylko zebranie podpisanych dokumentów, lecz również rzeczywiste ustalenie, kto powinien je złożyć i czy nie występują przesłanki wyłączenia.
Przygotowaliśmy dwa wzory dokumentów w edytowalnym formacie Word.
1. Wzór oświadczenia z art. 56 ust. 2 Pzp - brak konfliktu interesów - tutaj.
Dokument umożliwia potwierdzenie braku okoliczności powodujących konflikt interesów z wykonawcami ubiegającymi się o udzielenie zamówienia.
2. Wzór oświadczenia z art. 56 ust. 3 Pzp - prawomocne skazanie - tutaj.
Dokument umożliwia wskazanie, czy wobec osoby składającej oświadczenie występuje przesłanka prawomocnego skazania za przestępstwo określone w przepisie.
Oba formularze można edytować i dostosować do dokumentacji konkretnego postępowania.
Art. 56 Pzp nie powinien być postrzegany wyłącznie jako obowiązek zebrania dokumentów od członków komisji przetargowej. Jest jednym z mechanizmów zapewniających bezstronność i prawidłowość postępowania.
Podstawą jest rozróżnienie dwóch oświadczeń. Dokument dotyczący ust. 3 składany jest przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania. Dokument dotyczący ust. 2 służy weryfikacji konfliktu interesów, którego wystąpienie często można ustalić dopiero po poznaniu wykonawców.
Równie istotne pozostaje prawidłowe określenie kręgu osób zobowiązanych do składania oświadczeń. Nie wystarczy sprawdzić, kto formalnie należy do komisji przetargowej. Trzeba ustalić, kto faktycznie wykonuje czynności i może wpłynąć na wynik postępowania.
Dobrze zorganizowana procedura nie polega na kolekcjonowaniu oświadczeń, lecz na zapewnieniu, że decyzje w postępowaniu podejmują osoby, po których stronie nie występują ustawowe przesłanki wyłączenia.
Najczęściej zadawane pytania - FAQ
Dwa rodzaje. Pierwszy dotyczy konfliktu interesów określonego w art. 56 ust. 2 Pzp, drugi prawomocnego skazania określonego w art. 56 ust. 3 Pzp.
Nie. Przepis reguluje obowiązek i sposób składania dwóch właściwych oświadczeń, ale nie określa trzeciego, odrębnego rodzaju dokumentu.
Przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania.
Oświadczenie o braku konfliktu interesów składa się najpóźniej przed zakończeniem postępowania. Oświadczenie o wystąpieniu konfliktu należy złożyć niezwłocznie po uzyskaniu wiedzy o jego istnieniu.
Nie. W wielu przypadkach dopiero po otwarciu ofert można ustalić rzeczywisty krąg wykonawców i rzetelnie zweryfikować konflikt interesów.
Tak, jeżeli wykonuje czynności związane z przeprowadzeniem postępowania albo może wpłynąć na jego wynik. Sama forma zatrudnienia nie przesądza o obowiązku.
Nie. Sam udział w przygotowaniu OPZ nie powoduje automatycznie obowiązku. Znaczenie ma późniejsze wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania lub realna możliwość wpływania na wynik.
Jeżeli uczestniczy po stronie Zamawiającego w udzielaniu wyjaśnień mających znaczenie dla postępowania, powinien zostać objęty odpowiednią weryfikacją na podstawie art. 56 Pzp.
Nie zawsze. Istotne jest, czy wykonuje czynności, może wpływać na wynik postępowania albo udziela zamówienia. Samo zajmowanie stanowiska nie przesądza automatycznie o obowiązku w każdym postępowaniu.
Osoba powinna zostać wyłączona z wykonywania czynności. Zamawiający musi również przeanalizować wcześniejsze czynności tej osoby i powtórzyć te, których dotyczy obowiązek wynikający z art. 56 ust. 7 Pzp.
Tak, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu w zakresie zachowania formy pisemnej.
Tak. Art. 17 ust. 4 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych przewiduje taką podstawę odpowiedzialności.
Od lat zajmuje się praktyką zamówień publicznych oraz projektowaniem rozwiązań, które mają upraszczać codzienną pracę Zamawiających. W swoich wystąpieniach i publikacjach łączy tematykę zamówień publicznych, technologii, organizacji procesów i doświadczeń użytkownika, szukając sposobów na to, aby zgodność z przepisami nie oznaczała dodatkowej biurokracji, lecz była naturalną częścią dobrze zaprojektowanej pracy.