Nota redakcyjna: artykuł ma charakter informacyjny i praktyczny. Przykładowe zapisy do SWZ należy każdorazowo dostosować do wartości zamówienia, trybu postępowania, podstaw wykluczenia, warunków udziału i katalogu wymaganych podmiotowych środków dowodowych.
Spis treści
- Certyfikat wykonawcy w SWZ – o co właściwie chodzi?
- Czy certyfikat wykonawcy trzeba uwzględnić w każdej SWZ?
- Jakie zapisy o certyfikacie powinny znaleźć się w SWZ?
- Jakie zapisy dodać w SWZ w postępowaniu krajowym?
- Jakie zapisy dodać w SWZ w postępowaniu unijnym?
- Jak opisać zakres certyfikatu w SWZ?
- Jak zamawiający powinien weryfikować certyfikat?
- Najczęstsze błędy w zapisach SWZ o certyfikacie wykonawcy
- Podsumowanie
- FAQ – certyfikat wykonawcy w SWZ
Certyfikat wykonawcy w SWZ – o co właściwie chodzi?
Od 12 lipca 2026 r. Zamawiający muszą przygotowywać dokumenty zamówienia z uwzględnieniem certyfikacji Wykonawców zamówień publicznych. W praktyce oznacza to, że SWZ powinna jasno pokazywać, kiedy Wykonawca może posłużyć się certyfikatem zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych.
Nie chodzi o to, żeby wymagać certyfikatu od Wykonawców. Certyfikat nie jest nowym warunkiem udziału w postępowaniu. Jest narzędziem, z którego Wykonawca może skorzystać, jeżeli chce wykazać określone okoliczności szybciej i prościej.
W tym artykule pokazujemy, jakie zapisy warto dodać do SWZ w postępowaniu krajowym i unijnym. Skupiamy się wyłącznie na certyfikacji Wykonawców – bez wchodzenia w poboczne wątki dokumentacyjne.
Certyfikat Wykonawcy zamówień publicznych może zastąpić wybrane podmiotowe środki dowodowe. Kluczowe jest jednak słowo: wybrane.
Zamawiający nie powinien zakładać, że każdy certyfikat automatycznie zastąpi wszystkie dokumenty podmiotowe. Certyfikat działa tylko w takim zakresie, w jakim potwierdza okoliczności wymagane w konkretnym postępowaniu.
W praktyce SWZ powinna odpowiedzieć na trzy pytania:
- czy Wykonawca może posłużyć się certyfikatem?
- w jakim momencie postępowania może to zrobić?
- jakie dokumenty certyfikat może zastąpić?
Czy certyfikat wykonawcy trzeba uwzględnić w każdej SWZ?
Jeżeli zamawiający wymaga podmiotowych środków dowodowych, powinien uwzględnić w SWZ możliwość posłużenia się certyfikatem.
Nie oznacza to konieczności przepisywania do SWZ całej ustawy o certyfikacji Wykonawców zamówień publicznych. Wystarczy, że dokumentacja będzie praktyczna i czytelna dla Wykonawcy.
SWZ powinna pokazywać, że:
- certyfikat jest uprawnieniem Wykonawcy, a nie obowiązkiem,
- certyfikat może zastąpić odpowiednie podmiotowe środki dowodowe,
- certyfikat działa tylko w zakresie objętym certyfikacją,
- w pozostałym zakresie Wykonawca nadal składa wymagane dokumenty,
- Zamawiający będzie weryfikował ważność, status i zakres certyfikatu.
Ważna wskazówka
Nie wystarczy ogólne zdanie: „Zamawiający dopuszcza złożenie certyfikatu”.
Taki zapis jest zbyt mało precyzyjny. W SWZ warto od razu wskazać, kiedy certyfikat zostanie uznany, co może zastąpić i co stanie się wtedy, gdy obejmuje tylko część wymagań.
Jakie zapisy o certyfikacie powinny znaleźć się w SWZ?
Najbezpieczniej dodać w SWZ osobny fragment dotyczący certyfikatu Wykonawcy. Może znaleźć się w rozdziale dotyczącym podmiotowych środków dowodowych albo jako odrębna część poświęcona certyfikacji.
Przykładowy zapis ogólny do SWZ
Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu, posłużyć się certyfikatem Wykonawcy zamówień publicznych, jeżeli certyfikat ten potwierdza okoliczności wymagane przez Zamawiającego w zakresie braku podstaw wykluczenia lub spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Złożenie albo wskazanie certyfikatu jest uprawnieniem Wykonawcy. Zamawiający nie wymaga posiadania certyfikatu jako warunku udziału w postępowaniu i nie uzależnia możliwości ubiegania się o zamówienie od posiadania certyfikacji.
Ten zapis warto potraktować jako punkt wyjścia. Następnie trzeba dopasować go do rodzaju postępowania: krajowego albo unijnego.
Jakie zapisy dodać w SWZ w postępowaniu krajowym?
W postępowaniu krajowym szczególne znaczenie ma oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.
Wykonawca powinien wskazać w nim, czy zamierza posługiwać się certyfikatem. To ważne, bo Zamawiający musi wiedzieć, czy na dalszym etapie postępowania będzie oceniał klasyczne podmiotowe środki dowodowe, certyfikat, czy oba te elementy w różnych zakresach.
Co powinien wskazać Wykonawca w postępowaniu krajowym?
W SWZ warto zapisać, że Wykonawca podaje w oświadczeniu wstępnym co najmniej:
- informację, czy będzie posługiwał się certyfikatem,
- numer albo inne oznaczenie certyfikatu,
- nazwę podmiotu certyfikującego,
- okres ważności certyfikacji,
- zakres podstaw wykluczenia lub warunków udziału, których dotyczy certyfikat.
Przykładowy zapis do SWZ – postępowanie krajowe
Wykonawca, składając oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wskazuje, czy zamierza posługiwać się certyfikatem Wykonawcy zamówień publicznych.
Jeżeli Wykonawca zamierza posługiwać się certyfikatem, wskazuje w oświadczeniu w szczególności:
- numer albo inne oznaczenie certyfikatu;
- nazwę podmiotu certyfikującego;
- okres ważności certyfikacji;
- zakres podstaw wykluczenia lub warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do których Wykonawca zamierza posługiwać się certyfikatem;
- informację, czy certyfikat dotyczy braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu, czy obu tych zakresów.
Samo wskazanie zamiaru posłużenia się certyfikatem nie zastępuje obowiązku wykazania braku podstaw wykluczenia lub spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie wymaganym przez Zamawiającego.
Co wpisać przy wezwaniu do podmiotowych środków dowodowych?
W postępowaniu krajowym Zamawiający może wezwać Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Termin nie może być krótszy niż 5 dni.
W tym miejscu trzeba dopisać, że Wykonawca może posłużyć się certyfikatem zamiast odpowiednich dokumentów.
Przykładowy zapis do SWZ – wezwanie w postępowaniu krajowym
Jeżeli Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, Wykonawca może – zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych – złożyć certyfikat Wykonawcy zamówień publicznych albo wskazać dane umożliwiające Zamawiającemu samodzielne uzyskanie lub weryfikację certyfikatu, o ile certyfikat potwierdza okoliczności wymagane w niniejszym postępowaniu.
W zakresie nieobjętym certyfikatem Wykonawca zobowiązany jest złożyć wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
Jakie zapisy dodać w SWZ w postępowaniu unijnym?
W postępowaniu unijnym punkt ciężkości przesuwa się na JEDZ oraz wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych.
W SWZ warto wskazać Wykonawcy, gdzie ma podać informację o certyfikacie. Najbardziej praktyczne jest odesłanie do części II sekcji A JEDZ, czyli miejsca dotyczącego wpisu do urzędowego wykazu zatwierdzonych Wykonawców albo posiadania równoważnego certyfikatu.
Przykładowy zapis do SWZ – JEDZ i certyfikat
Wykonawca, który zamierza posługiwać się certyfikatem Wykonawcy zamówień publicznych, powinien wskazać informację o certyfikacie w JEDZ, w szczególności w części II sekcji A, w polu dotyczącym wpisu do urzędowego wykazu zatwierdzonych Wykonawców albo posiadania równoważnego certyfikatu.
Wykonawca powinien podać dane umożliwiające identyfikację certyfikatu, ustalenie podmiotu certyfikującego, okresu ważności certyfikacji oraz zakresu, w jakim zamierza posługiwać się certyfikatem w niniejszym postępowaniu.
Co wpisać przy wezwaniu w postępowaniu unijnym?
W postępowaniu unijnym Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych w terminie nie krótszym niż 10 dni.
W SWZ warto wskazać, że na tym etapie Wykonawca może przedstawić certyfikat, jeżeli ma on zastąpić odpowiednie dokumenty.
Przykładowy zapis do SWZ – wezwanie w postępowaniu unijnym
Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych albo certyfikatu Wykonawcy zamówień publicznych zastępującego odpowiednie podmiotowe środki dowodowe, w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania.
Certyfikat zostanie uznany przez Zamawiającego wyłącznie w zakresie, w jakim potwierdza brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w niniejszej SWZ.
Jeżeli certyfikat nie obejmuje wszystkich wymaganych okoliczności, Wykonawca zobowiązany jest złożyć pozostałe wymagane podmiotowe środki dowodowe.
Jak opisać zakres certyfikatu w SWZ?
To jeden z najważniejszych fragmentów. Certyfikat nie działa „w ciemno”. Zamawiający powinien zawsze porównać jego zakres z wymaganiami opisanymi w SWZ.
Jeżeli certyfikat obejmuje tylko część podstaw wykluczenia albo część warunku udziału, Wykonawca nie jest zwolniony z wykazania pozostałego zakresu.
Przykładowy zapis do SWZ – zakres certyfikatu
Certyfikat zastępuje odpowiednie podmiotowe środki dowodowe wyłącznie w zakresie, w jakim z jego treści albo z danych ujawnionych w bazie certyfikacji wynika potwierdzenie okoliczności wymaganych przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.
Jeżeli certyfikat obejmuje wyłącznie część wymaganych podstaw wykluczenia albo część warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca składa:
- certyfikat – w zakresie objętym certyfikacją;
- pozostałe wymagane podmiotowe środki dowodowe – w zakresie nieobjętym certyfikacją.
Czego certyfikat nie zastępuje?
Warto dopisać, że certyfikat nie zastępuje dokumentów, które nie są podmiotowymi środkami dowodowymi.
Przykładowy zapis do SWZ – dokumenty poza certyfikatem
Certyfikat nie zastępuje dokumentów, oświadczeń ani informacji, które nie stanowią podmiotowych środków dowodowych, w szczególności:
- formularza ofertowego;
- pełnomocnictwa;
- zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby;
- przedmiotowych środków dowodowych;
- dokumentów lub oświadczeń dotyczących treści oferty.
Jak zamawiający powinien weryfikować certyfikat?
Zamawiający nie powinien poprzestać na samym stwierdzeniu, że Wykonawca powołuje się na certyfikat. Trzeba sprawdzić, czy certyfikat rzeczywiście odpowiada wymaganiom danego postępowania.
Weryfikacja powinna objąć przede wszystkim:
- czy certyfikat dotyczy właściwego wykonawcy,
- czy certyfikat jest ważny,
- czy certyfikacja nie została zawieszona,
- jaki jest zakres certyfikacji,
- czy zakres certyfikatu odpowiada podstawom wykluczenia wskazanym w SWZ,
- czy zakres certyfikatu odpowiada warunkom udziału opisanym w SWZ.
Przykładowy zapis do SWZ – weryfikacja certyfikatu
Zamawiający dokona weryfikacji certyfikatu w szczególności w zakresie:
- zgodności danych Wykonawcy z danymi wskazanymi w certyfikacie;
- ważności certyfikacji;
- braku zawieszenia ważności certyfikacji;
- zakresu certyfikacji;
- zgodności zakresu certyfikacji z podstawami wykluczenia określonymi w SWZ;
- zgodności zakresu certyfikacji z warunkami udziału w postępowaniu określonymi w SWZ.
Zamawiający może dokonać weryfikacji certyfikatu przy wykorzystaniu bazy certyfikacji Wykonawców zamówień publicznych.
Ważna wskazówka
Jeżeli Zamawiający może samodzielnie uzyskać albo zweryfikować certyfikat na podstawie danych podanych przez Wykonawcę, nie powinien automatycznie żądać od niego dokumentu, który może sprawdzić sam.
To szczególnie istotne w postępowaniu krajowym, gdy Wykonawca podaje dane certyfikatu już w oświadczeniu wstępnym.
Potencjalne błędy w zapisach SWZ o certyfikacie Wykonawcy
Błąd 1: wymaganie certyfikatu jako warunku udziału
Certyfikat jest uprawnieniem Wykonawcy. Zamawiający nie powinien wymagać jego posiadania jako warunku udziału w postępowaniu.
Lepsze brzmienie to: „Wykonawca może posłużyć się certyfikatem”, a nie: „Wykonawca musi posiadać certyfikat”.
Błąd 2: zbyt ogólny zapis o dopuszczeniu certyfikatu
Samo zdanie „Zamawiający dopuszcza certyfikat” nie wystarczy.
SWZ powinna wskazywać, w jakim zakresie certyfikat zastępuje dokumenty, kiedy Wykonawca ma go wskazać lub złożyć i co dzieje się w przypadku certyfikatu częściowego.
Błąd 3: uznawanie certyfikatu ponad jego treść
Certyfikat nie potwierdza więcej, niż wynika z jego zakresu. Jeżeli certyfikat nie obejmuje całego warunku albo wszystkich wymaganych podstaw wykluczenia, Wykonawca musi wykazać brakujący zakres innymi dokumentami.
Błąd 4: brak rozróżnienia między postępowaniem krajowym i unijnym
W postępowaniu krajowym trzeba zwrócić szczególną uwagę na oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.
W postępowaniu unijnym warto zadbać o instrukcję dotyczącą JEDZ i wskazania danych certyfikatu w odpowiednim miejscu formularza.
Błąd 5: brak zasad weryfikacji certyfikatu
W SWZ warto pokazać Wykonawcom, że Zamawiający sprawdzi nie tylko sam fakt posiadania certyfikatu, ale także jego ważność, status i zakres.
Podsumowanie
Certyfikat Wykonawcy ma uprościć wykazywanie określonych okoliczności w postępowaniu, ale nie zwalnia Zamawiającego z prawidłowego opisania zasad w SWZ.
W postępowaniu krajowym najważniejsze jest dodanie zapisów dotyczących oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp oraz wskazania danych certyfikatu już na tym etapie.
W postępowaniu unijnym kluczowe jest powiązanie certyfikatu z JEDZ oraz z późniejszym wezwaniem do złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Najważniejsza zasada brzmi: certyfikat zastępuje tylko te podmiotowe środki dowodowe, których zakres odpowiada okolicznościom potwierdzonym certyfikacją i wymaganiom określonym w SWZ.
Dobrze przygotowana SWZ powinna więc nie tylko „dopuszczać certyfikat”, ale jasno wyjaśniać wykonawcy:
- kiedy może się nim posłużyć,
- jakie dane powinien podać,
- co certyfikat może zastąpić,
- kiedy musi złożyć dodatkowe dokumenty,
- jak zamawiający zweryfikuje zakres i ważność certyfikacji.
To pozwala uniknąć chaosu na etapie badania ofert i od razu porządkuje komunikację z Wykonawcami.
FAQ – certyfikat Wykonawcy w SWZ
Czy certyfikat Wykonawcy trzeba wpisać do SWZ?
Tak, jeżeli Zamawiający wymaga podmiotowych środków dowodowych, powinien uwzględnić w SWZ możliwość posłużenia się certyfikatem. Dokumentacja powinna wskazywać, kiedy certyfikat zostanie uznany i jaki zakres może potwierdzać.
Czy Zamawiający może wymagać certyfikatu od Wykonawcy?
Nie. Certyfikat jest uprawnieniem Wykonawcy, a nie obowiązkiem. Zamawiający nie powinien traktować posiadania certyfikatu jako warunku udziału w postępowaniu.
Czy certyfikat zastępuje wszystkie podmiotowe środki dowodowe?
Nie zawsze. Certyfikat zastępuje tylko te podmiotowe środki dowodowe, które dotyczą okoliczności objętych zakresem ważnej certyfikacji. Jeżeli certyfikat obejmuje tylko część wymagań, Wykonawca musi wykazać pozostały zakres innymi dokumentami.
Co trzeba zmienić w SWZ w postępowaniu krajowym?
W postępowaniu krajowym warto dodać zapisy dotyczące oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Wykonawca powinien wskazać w nim, czy zamierza posługiwać się certyfikatem, a także podać dane umożliwiające jego identyfikację i weryfikację.
Co trzeba zmienić w SWZ w postępowaniu unijnym?
W postępowaniu unijnym warto wskazać, że informację o certyfikacie Wykonawca podaje w JEDZ, w szczególności w części II sekcji A. SWZ powinna też przewidywać możliwość złożenia certyfikatu zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych na etapie wezwania.
Czy certyfikat trzeba złożyć razem z ofertą?
Co do zasady nie. W postępowaniu krajowym Wykonawca powinien wskazać zamiar posłużenia się certyfikatem w oświadczeniu wstępnym. Sam certyfikat jest istotny na etapie badania podmiotowego, gdy zastępuje odpowiednie podmiotowe środki dowodowe.
Co zrobić, gdy certyfikat obejmuje tylko część warunku?
Zamawiający powinien uznać certyfikat tylko w zakresie objętym certyfikacją. W pozostałym zakresie Wykonawca składa wymagane podmiotowe środki dowodowe.
Czy certyfikat zastępuje formularz ofertowy albo pełnomocnictwo?
Nie. Certyfikat może zastępować odpowiednie podmiotowe środki dowodowe, ale nie zastępuje dokumentów dotyczących treści oferty, formularza ofertowego, pełnomocnictwa ani przedmiotowych środków dowodowych.
Bio autora
Przemysław Krawętkowski – autor materiałów merytorycznych dotyczących zamówień publicznych i praktycznych zapisów do dokumentów zamówienia. W publikacjach koncentruje się na tym, jak przekładać zmiany w przepisach na konkretne decyzje zamawiających, w tym na treść SWZ, oświadczeń i wezwań kierowanych do Wykonawców.